Autor: ld_redakteur

In den vergangenen Monaten haben die Rentenversicherungsprüfer verstärkt Zuschläge bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaubsentgelt kontrolliert. Hierdurch ist es nicht selten zu Nachzahlungen in der Sozialversicherung bei den geprüften Unternehmen gekommen!

 

 

Wir möchten Sie, als Arbeitgeber, auf die Verpflichtung der Fortzahlung von regelmäßigen Zuschlägen (z. B. SFN-Zuschläge), verbunden mit der daraus entstehenden Beitragsschuld im Krankheitsfall und bei Urlaub, hinweisen.

Zum Sachverhalt:

Im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) §1 ist das „Lohnausfallprinzip“ geregelt, wonach der Arbeitnehmer so zu vergüten ist, als hätte er während der Fehlzeit gearbeitet.

Als Fehlzeit gilt hiernach:

• Feiertag

• Urlaub

• Arbeitsverhinderung

• Krankheit

Fortzuzahlen ist also die Vergütung, die der Arbeitnehmer ohne die Fehlzeit erhalten hätte (§2 und §4 EntgFG).

Zu vergüten sind:

• Monats-, Wochen-, Tages- oder Stundenlohn

• SFN-Zuschläge

• Akkordlohn

• Gefahren- und Erschwerniszuschläge

• Provisionen

• VL

• Sachbezüge, wie z.B. freie oder verbilligte Kost und Wohnung

aber nicht:

• Überstundenvergütungen (es sei denn, der Tarifvertrag regelt etwas anderes)

• Auslösungen

• Essenszuschüsse

• Fahrtkostenzuschüsse

• Schmutzzulagen

Das Entgelt bemisst sich für jeden Fehltag nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, den der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen bei Urlaub bzw. den letzten 12 Monaten bei Krankheit vor Beginn der Fehlzeit erhalten hat (ohne einmalige Zuwendungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Gratifikationen sowie ohne Reisekostenersatz und Auslösungen). Folglich sind die Arbeitgeber, die entsprechende Zusatzbezüge zahlen, verpflichtet, diese auch bei Fehlzeiten zu zahlen und damit entsprechend auch zu verbeitragen.

Die Besonderheit bei SFN-Zuschlägen ist, dass die Sozialversicherungsfreigrenze bis zu einem Stundenlohn von 25,00 € nur für Stunden gilt, die auch tatsächlich geleistet wurden, aber nicht für Stunden, die nicht geleistet, aber vergütet wurden. Der im Falle einer ausgebliebenen Zahlung dieser Vergütungen fehlende Zufluss ist nicht maßgeblich für die Entstehung der Sozialversicherungsbeiträge (im Gegensatz zur Lohnsteuer gilt hier nicht das Zuflussprinzip) und daher erheben die Rentenversicherungsprüfer im Prüfungsfall die Beiträge trotz nicht erfolgter Zahlungen nachträglich!

Unser Tipp:

Klären Sie diesen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalt für Ihr Unternehmen mit Ihrem steuerlichen Berater, damit bei der nächsten Rentenversicherungsprüfung kein unliebsames Erwachen droht!

Für unsere Kunden, die entsprechend regelmäßige Zuschläge zahlen bzw. zahlen müssen, können wir bei Bedarf die erforderliche Durchschnittsberechnung anhand der hinterlegten Lohnarten in unserem Lohnabrechnungsprogramm einmalig einrichten und so die gesetzlich vorgeschriebene Entgeltfortzahlung sicherstellen. Voraussetzung ist die monatliche Meldung der entsprechenden Fehlzeitenstunden pro Mitarbeiter als Ergänzung zu den bisherigen Bewegungsdaten durch Sie an lohndirekt.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen können für den Mitarbeiter als auch für den Chef finanzielle Vorteile darstellen. Statt einer Lohnerhöhung könnten verschiedene Zuwendungen, die zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden, beiden Parteien mehr Vorteile bringen. Welche Möglichkeiten Arbeitnehmer und Arbeitgeber in punkto steuerfreie Arbeitgeberleistungen haben, wird im Nachfolgenden erläutert.

 

 

Der Beitragsinhalte im Überblick:

• Diese steuerfreien Zuwendungen sind möglich

• Pauschale Sachzuwendungen

• Gutscheine

• Sachgeschenke

• Zuschüsse zur Gesundheitsförderung

• Modellrechnung: Gehaltserhöhung oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen?

 

Diese steuerfreien Zuwendungen sind möglich:

• Geschenke bis zu einem Wert von 44 Euro monatlich

• Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte, in Form von Jobtickets oder Tankgutscheinen

• Übernahme von 20 % der Telefonkosten im Home-Office-Bereich, allerdings maximal 20 Euro monatlich

• Weiterbildungsmaßnahmen in unbegrenzter Höhe, die im Interesse des Arbeitgebers wahrgenommen werden

• Übernahme von Umzugskosten (bei beruflicher Veranlassung) – bei Alleinstehenden 764 Euro, bei Verheirateten 1.528 Euro

• Arbeitnehmer, die viel fliegen, können die dienstlichen Bonusmeilen bis zu einem Wert von 1.080 Euro pro Jahr privat und steuerfrei nutzen.

• Für nicht schulpflichtige Kinder können die Kinderbetreuungskosten in unbegrenzter Höhe übernommen werden.

Gegen diese steuerfreien Zuwendungen sieht so manche Lohnerhöhung ziemlich mickrig aus. Denn, abhängig von der Steuerklasse und den Freibeträgen, kommt bei einer Lohnerhöhung oftmals nicht sehr viel raus. Denn von der ausgehandelten Summe gehen 20,425 % für den Arbeitnehmeranteil innerhalb der Sozialversicherung ab und je nach Steuersatz müsse nochmals 30 % für die Steuer abgezogen werden. Und der Arbeitgeber zahlt ja auch noch sein Scherflein von 19,525 % an die Sozialversicherung.

Geschenke monatlich bis 44 Euro

Erhalten Mitarbeiter Geschenke, beispielsweise zu Weihnachten, greift die monatliche Sachbezugsgrenze von 44 Euro – sofern die 44 Euro nicht für andere Sachleistungen in diesem Zeitraum bereits ausgeschöpft sind. Ansonsten können Mitarbeiter monatlich die 44 Euro auch in Form von Gutscheinen mit Geldbetrag erhalten. Zudem besteht auch die Möglichkeit, der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die 44 Euro in Form von Guthaben- oder Prepaidkarten zukommen zu lassen. Das Ganze ist allerdings mit der Auflage verbunden, dass der empfangene Geldbetrag auch nur für diese Sache verwendet wird.

Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte

Die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte des Arbeitnehmers können in Form eines so genannten Jobtickets als steuerfreie Zuwendungen abgerechnet werden. Dabei können Unternehmen die Monats- oder Jahresfahrkarten bei den Verkehrsunternehmen erwerben und sie den jeweiligen Arbeitnehmern entgeltlich oder unentgeltlich ausgeben. Übersteigt der geldwerte Vorteil nicht die 44-Euro-Grenze, gilt der Sachbezug als steuerfrei.

Wird die Grenze von 44 Euro überschritten, ist der gesamte Sachbezug als steuerpflichtig anzusehen. In dem Fall besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 15 %.

Übernahme der Telefonkosten im Home-Office-Bereich

Bei Außendienstmitarbeitern oder Arbeitnehmern, die von zu Hause aus arbeiten und bei denen aufgrund ihres Jobs Telekommunikationsaufwendungen anfallen, können Arbeitgeber ohne einen Einzelverbindungsnachweis 20 % des Rechnungsbetrages, allerdings maximal 20 Euro, diese steuerfrei ersetzen.

Weiterbildungsmaßnahmen

Nimmt der Arbeitnehmer an einer Weiterbildung teil, die im Interesse des Arbeitgebers besucht wird, können die Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei übernommen werden. Wichtig ist hierbei, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernahme der Weiterbildungsaufwendungen vor dem Vertragsabschluss schriftlich zusichert.

Übernahme der Umzugskosten

Mus sein Arbeitnehmer beruflich bedingt umziehen, kann der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei ersetzen. Die Höhe des Betrags richtet sich nach dem Bundesumzugskostenrecht – die höchstmögliche Umzugskostenvergütung darf nach dem Bundesumzugskostenrecht nicht überschritten werden.

Nach derzeitigem Stand (Februar 2017) liegt der Betrag bei Ledigen bei 764 Euro, bei Verheirateten bei 1.528 Euro.

Übernahme der Kinderbetreuungskosten

Arbeitgeber können die Kinderbetreuungskosten eines nicht schulpflichtigen Kindes in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen übernehmen. Diese Leistungen sind nach § 3 Nr. 33 EStG Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist hier allerdings, dass diese Leistungen zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

 

Pauschale Sachzuwendungen

Die pauschale Besteuerung von Sachzuwendungen nach dem § 37 EStG stellt eine Möglichkeit dar, das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen. Nach diesem Paragraphen haben zuwendende Steuerpflichtige die Möglichkeit, die Einkommen- oder Lohnsteuer bei Sachzuwendungen für den Arbeitnehmer pauschal mit 30 % zu versteuern.

In unserem Beitrag „Pauschale Besteuerung von Sachzuwendungen“ –   können Sie die Einzelheiten entnehmen.

 

Gutscheine

Wer als Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Gutscheine überreicht, muss darauf achten, dass es sich um eine Sachzuwendung und nicht um Bargeld handelt. Löst ein Arbeitnehmer den Gutschein des Arbeitnehmers ein und bekommt den Restbetrag ausgezahlt, ist der Grundsatz der „Sachleistung“ nicht mehr gegeben und damit ist der Gutschein nicht mehr steuerfrei. Von daher sind elektronische Gutscheine sinnvoll, da die Restbeträge weiterhin als Gutschrift bestehen bleiben, eine Barauszahlung des Restbetrages ist nicht möglich.

 

Sachgeschenke

Aufgrund eines persönlichen Ereignisses (Heirat, Geburt des Kindes) überreicht der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Aufmerksamkeit. In dem Falle handelt es sich um ein Sachgeschenk, das steuerfrei ist. Auch Geburtstagsgeschenke an den Arbeitnehmer zählen zu den Sachgeschenken. Dabei gehen die Finanzämter von steuerfreien Aufmerksamkeiten aus, wenn der Wert des Geschenkes die 60-Euro-Freigrenze nicht überschreitet (inklusive Mehrwertsteuer). Was bei den Sachgeschenken zu beachten ist und wie die Handhabung ist, lesen Sie in unserem Beitrag „Sachgeschenke – das sollten Sie wissen“.

 

Zuschüsse zur Gesundheitsförderung

Was viele nicht wissen: jeder Arbeitgeber hat die Möglichkeit, zusätzlich zum monatlichen Entgelt Zuschüsse zur Gesundheitsförderung zu zahlen, die steuer- und beitragsfrei sind.

Diese Zuschüsse sind zusätzlich zum geschuldeten Entgelt Leistungen des Arbeitgebers, die in Höhe von 500 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei und auch beitragsfrei in der Sozialversicherung sind. Die Zuschüsse dienen der Verbesserung des Gesundheitszustandes des Arbeitnehmers und zur Gesundheitsförderung innerhalb des Betriebes – dabei ist dieser Betrag zweckgebunden, kann nicht für andere Dinge aufgewendet werden.

Der Freibetrag kann für Maßnahmen laut § 20 STGB beispielsweise für

• die betriebliche Gesundheitsförderung und

• Gesundheitskurse, die zur allgemeinen Verbesserung des Gesundheitszustandes beitragen,

verwendet werden. Dies können Maßnahmen sein, die aufzeigen, wie Bewegungsgewohnheiten und arbeitsbedingte, körperliche Belastungen geändert werden können. Aber auch Maßnahmen zu Ernährung, Verpflegung im Unternehmen oder Stressbewältigung zählen zu den Maßnahmen der Gesundheitsförderung laut § 20 STGB.

 

Modellrechnung: Gehaltserhöhung oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen?

Den finanziellen Aspekt verdeutlicht das folgende Rechenmodell, das sich an der Frage orientiert: Sind steuerfreie Arbeitgeberleistungen besser als eine Gehaltserhöhung? Sind somit die interessanten und vielfältigen Möglichkeiten, die dem Mitarbeiter als auch dem Arbeitgeber Anreize bieten interessant?

Herr Schmidt handelt mit seinem Arbeitgeber eine Gehaltserhöhung von 80 Euro aus.

Die Rechnung dazu sieht so aus:

Gehaltserhöhung:	80 Euro
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (19,575 %):	95,62 Euro
Netto Arbeitnehmer (Sozialversicherung 20,725 %, Steuersatz 30 %):	39,66 Euro

Herr Schmidt erhält eine Gehaltserhöhung von 36 Euro und monatlich einen Tankgutschein in Höhe von 44 Euro.

Hier sieht die Rechnung so aus:

Gehaltserhöhung:	36 Euro
Tankgutschein als steuerfreie Arbeitgeberleistung	44 Euro
Gesamtbetrag Gehaltserhöhung	80 Euro
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (19,575 %):	87,03 Euro
Netto Arbeitnehmer (Sozialversicherung 20,725 %, Steuersatz 30 %):	61,84 Euro
Netto-Mehreinnahmen Arbeitnehmer:	22,18 Euro
Ersparnis für den Arbeitgeber:	8,61 Euro

Dieses Rechenmodell zeigt, dass sich die Nutzung der steuerfreien Sachleistungen sowohl für Mitarbeiter als auch Arbeitgeber lohnen.

Nutzen Sie die steuerfreien Arbeitgeberleistungen? Nein, dann sollten Sie diese vielleicht als Alternative zur nächsten Gehaltserhöhung anvisieren.

Wussten Sie, dass es so viele Möglichkeiten gibt?

Reha-Maßnahmen können unterschiedliche Zielsetzungen verfolgen. Einerseits werden sie Menschen verschrieben, deren Gesundheitszustand geschwächt ist, die jedoch noch nicht erkrankt sind. Sie sollen ihnen helfen, gesund zu bleiben und ihren Gesundheitszustand zu verbessern. Andererseits nutzen auch kranke Menschen Reha-Einrichtungen, um wieder gesund zu werden. Der Gesetzgeber sieht vor, dass mithilfe von Reha-Maßnahmen die Arbeitskraft des Betroffenen gesichert werden soll – eine Stärkung oder Wiederherstellung der Gesundheit wird daher angestrebt. Allerdings erfordert eine Reha die mindestens dreiwöchige Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Arbeitsplatz. Es stellt sich deshalb die Frage, wer in dieser Situation für das Einkommen des Betroffenen einsteht.

 

 

Grundsätzlich Entgeltfortzahlungspflicht

Zunächst einmal sind Sie als Arbeitgeber in der Pflicht. Für Reha-Maßnahmen besteht Entgeltfortzahlungspflicht für bis zu sechs Wochen. Aber Vorsicht: Hat Ihr Arbeitnehmer wegen derselben Erkrankung seinen maximalen Anspruch auf Entgeltfortzahlung von sechs Wochen bereits voll oder teilweise ausgeschöpft, so müssen Sie nicht mehr weiter zahlen und die Sozialleistungs- oder Sozialversicherungsträger übernehmen die Leistungen.

Die Entgeltfortzahlungspflicht kommt allerdings nur dann in Betracht, wenn die Reha-Maßnahme von einem Sozialleistungs- oder Sozialversicherungsträger im Vorfeld bewilligt wurde und in einer Einrichtung für Rehabilitation oder medizinische Vorsorge durchgeführt wird.

Leistungen während einer medizinischen Reha-Maßnahme

Bei einer medizinischen Reha geht es darum, Behinderungen oder die Pflegebedürftigkeit des Betroffenen zu vermeiden, zu beseitigen oder sicherzustellen, dass sie sich nicht verschlimmert. Hierzu zählen auch Mutter-Kind-Kuren. Dabei kommen folgende Leistungen der Träger in Betracht:

• Krankengeld: Die Krankenkasse zahlt nach Ablauf der Entgeltfortzahlung für bis zu 78 Wochen Krankengeld, also 70 Prozent des bisherigen Bruttoentgelts. Abzuziehen sind die vom Arbeitnehmer zu entrichtenden Sozialversicherungsbeiträge.

• Verletztengeld: Eine Reha-Maßnahme nach einem Arbeitsunfall oder infolge einer Berufskrankheit bezahlt entweder die Krankenkasse nach Ablauf der Lohnfortzahlung oder die Berufsgenossenschaft Verletztengeld. Es beträgt 80 Prozent vom Brutto, gedeckelt auf die Höhe der Nettoeinkünfte.

• Übergangsgeld: Die Rentenversicherung springt mit dem Übergangsgeld und somit mit 68 Prozent des letzten Nettoentgelts ein, wenn ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung oder auf Krankengeld bereits ausgeschlossen ist.

 

Berufliche Reha-Maßnahme: Übergangsgeld vom Reha-Träger

Eine berufliche Reha dient dazu, den Erkrankten wieder in das Arbeitsleben einzugliedern. Der Rehabilitationsträger bezahlt währenddessen Übergangsgeld, wiederum 68 Prozent des bisherigen Nettolohns vor der Arbeitsunfähigkeit. Eine Erhöhung auf 75 Prozent erfahren Erkrankte, in deren Haushalt mindestens ein Kind lebt, für das noch ein Anspruch auf Kindergeld besteht. Je nach Fallkonstellation kann der Rehabilitationsträger zusätzliche Kosten übernehmen, beispielsweise für eine Haushaltshilfe, für eine Kinderbetreuung oder für Arbeitshilfen.

Der Gesetzgeber schafft durch § 3 Nr. 33 EStG die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Zuschüsse zur Kinderbetreuung bezahlt, ohne hierfür Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuer abführen zu müssen. Davon profitieren Arbeitgeber und Eltern gleichermaßen.

 

 

Vorteile für Arbeitgeber und Eltern

Die Vorteile für die Eltern liegen auf der Hand: Erhalten sie einen Zuschuss zu ihren Kinderbetreuungskosten, fällt ihnen die Finanzierung der Betreuung ihrer Kinder während der Arbeitszeiten deutlich leichter. Doch Vorsicht: Sie sollten sich nicht darauf einlassen, auf Teile ihres Gehalts zu verzichten und stattdessen den Kita-Zuschuss zu nutzen. Es handelt sich dabei nämlich um eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers. Streicht er sie später wieder, bleibt nur noch der niedrigere Lohn zurück. Der Kita-Zuschuss sollte also stets zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden – beispielsweise anstelle einer ohnehin längst fälligen Gehaltserhöhung.

Der Arbeitgeber hingegen spart die Sozialversicherungsbeiträge ein, die er für eine entsprechende Gehaltserhöhung zahlen müsste. Zusätzlich kann die Übernahme der Kosten dazu führen, dass Mütter früher aus der Elternzeit zurückkehren und dank einer besseren Betreuung flexibler arbeiten können.

 

 

Ausgestaltung des Kita-Zuschusses in der Praxis

Für welche Art von Betreuung der Zuschuss gezahlt wird, spielt für den Gesetzgeber keine Rolle. So ist die Betreuung durch eine Tagesmutter ebenso möglich wie durch eine Kindertagesstätte, einen Hort oder sogar die Betreuung durch einen Familienangehörigen. Entscheidend ist lediglich, dass die anfallenden Kosten nachgewiesen werden können, also über eine monatliche Rechnung sowie die zugehörigen Kontoauszüge, aus denen die Zahlungen hervorgehen.

Eine Höchstgrenze für den Kita-Zuschuss gibt es nicht – ob pro Monat 100 Euro oder 500 Euro erstattet werden, spielt keine Rolle. Die Kosten können allerdings nur ohne Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezuschusst werden, wenn es sich um ein nicht-schulpflichtiges Kind handelt. Ab der Einschulung kann der Arbeitgeber den Zuschuss zwar weiter bezahlen (z. B. für eine Mittagsbetreuung), aber Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden dann fällig.

Wichtig ist außerdem, dass nur die tatsächlichen Betreuungskosten erstattet werden. Zusätzliche Kosten, beispielsweise für einen speziellen Förderunterricht, dürfen nicht steuer- und sozialversicherungsfrei bezuschusst werden.

Übrigens sind auch monatlich schwankende Kosten, wie sie beispielsweise bei einer wechselnden Betreuung durch eine Tagesmutter anfallen, kein Problem. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können auf Basis der bisherigen Durchschnittskosten eine Pauschale aushandeln und diese als Basis für den Kita-Zuschuss verwenden. Sollten die tatsächlichen Kosten am Ende doch höher gewesen sein, kann der Arbeitnehmer den verbleibenden Betrag immer noch im Rahmen der Steuererklärung geltend machen.