ELPA – Die digitale Personalakte von lohndirekt

Birne der elektronischen Personalakte

Die elektronische Personalakte von lohndirekt vereinfacht Ihre tägliche Personalarbeit:

Über einen webbasierten Zugang haben Sie als Geschäftsführer und/oder Personaler jederzeit sicher und bequem Zugriff auf die digitalen Personalakten Ihrer Mitarbeiter. Sie können in den verschiedenen Ordnern (Personalien, Vertrag/Bezüge, Tätigkeit, Gesundheit/Abwesenheit, Schriftverkehr/Sonstiges) Dateien einfach und revisionssicher z.B. als PDF ablegen und später einsehen, ausdrucken und/oder ausblenden. Die monatlichen Lohnscheine/Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter werden automatisch nach Fertigstellung der Abrechnung durch lohndirekt digital in der Personalakte abgelegt und können auch von dem jeweiligen Mitarbeiter eingesehen, heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Der Lohnschein in Papierform an Ihre Mitarbeiter entfällt damit zukünftig.

Außer einem Online-Zugang und zuvor erteilten Zugangsdaten gibt es keine weiteren technischen Voraussetzungen (keine Installation von spezieller Hard-oder Software). Jeglicher Datenaustausch im Rahmen der lohndirekt.ELPA ist selbstverständlich 256-Bit-SSL verschlüsselt (Bankenstandard).

Voraussetzungen der elektronischen Personalakte
Voraussetzungen
Neben dem Bezug der Dienstleistung Lohn- und Gehaltsabrechnung von lohndirekt benötigen die zugangsberechtigten Funktionen (Geschäftsführer, Personalleiter) und Ihre Mitarbeiter lediglich einen Online-Zugang, um sich mit einem zuvor von lohndirekt zugeteilten Benutzer-Zugang mit Passwort in die bei lohndirekt gehostete elektronische Personalakte einzuloggen und die Personalakten und/oder Lohnscheine/Lohnabrechnungen einzusehen, auszudrucken, herunterzuladen.

Kosten pro Account / Firma der elektronischen Personalakte
Kosten pro Account/Firma:

einmalige Einrichtungsgebühr von € 49,50: Für die Einrichtung des Moduls lohndirekt.ELPA mit Zuteilung der Benutzerzugänge und Passwörter an Ihre Mitarbeiter.

monatliche Lizenzgebühr: Mindestens € 9,50

ab dem 20. Mitarbeiter € 0,50 / Mitarbeiter.
Jeweils zzgl. ges. MwSt.

Folgende Leistungen sind inklusive:

  • Lieferung einer Jahres-CD mit dem Gesamtinhalt aller Personalakten (Stand 31.12. des jeweiligen Jahres).
  • Speicherplatz von max. 50 MB (exkl. von lohndirekt hochgeladene Lohnscheine) pro Mitarbeiter zur Ablage der hochgeladenen Dokumente. Hinweis: Sollte dieser Speicherplatz nicht (mehr) genügen, ist gegen Aufpreis von monatlich 5 € pro Account / Firma der Speicherplatz für jeden Mitarbeiter um 50 MB erweiterbar.
  • Inaktive Mitarbeiter werden nach Ausscheiden 12 Monate kostenlos fortgeführt und dann im Bestand ausgeblendet. Eine Archivierung der hinterlegten Daten findet über die Jahres-CD statt. Die Löschung der Daten erfolgt 10 Jahre nach Ausscheiden.
  • Bei Kündigung des Produktes, Löschung der Daten und Lieferung des Gesamtbestandes auf CD.

Laufzeit der elektronischen Personalakte
Laufzeit

Im Falle der Kündigung der Dienstleistung Lohn- und Gehaltsabrechnung von lohndirekt endet auch die Nutzungsmöglichkeit der elektronischen Personalakte. Darüberhinaus beträgt die Mindestvertragslaufzeit 3 Monate. Sie verlängert sich automatisch um jeweils weitere 3 Monate, soweit nicht eine Vertragspartei mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum nächstmöglichen Ablauftermin schriftlich kündigt.

Wie funktioniert die elektronische Personalakte
Wie funktioniert es?
Rufen Sie in Ihrem Browser www.dataterminal.de auf melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten, die Sie nach Vertragsabschluss erhalten werden, an und schon haben Sie Zugriff auf das Modul lohndirekt.ELPA und können die einzelnen Personalakten und Lohnscheine / Lohnabrechnungnen Ihrer Mitarbeiter einsehen, Dateien hochladen, ausdrucken oder löschen.
Ihre Mitarbeiter erhalten nach Vertragsabschluss über die erste Lohn-und Gehaltsabrechnung von lohndirekt ihre Zugangsdaten (Benutzer/Passwort) mitgeteilt und können ihre Lohnscheine / Lohnabrechnungen sowie Lohnsteuerbescheinungen, SV-Meldungen und weitere in einem Postfach für die Mitarbeiter bereitgestellte Dokumente einsehen, herunterladen oder ausdrucken.

Möchten Sie sich vorab ein Bild machen?
Möchten Sie sich vorab ein Bild machen?

Besuchen Sie einfach die Seite www.dataterminal.de und melden Sie sich mit den folgenden Test-Zugangsdaten an:

Kunden-ID: test

Passwort: test

Auf der folgenden Übersicht wählen Sie nun das Modul „Digitale Personalakte“ aus und schon können Sie sich mit den Funktionen von lohndirekt.ELPA vertraut machen.

Gerne sind wir Ihnen bei den ersten Schritten behilflich und stehen Ihnen für Fragen oder Anregungen unter Telefon 0461/7071 222 von Montag bis Freitag von 08:00 bis 18.00 Uhr zur Verfügung.

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