Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungsfrist

F├╝r jeden Gewerbetreibenden in Deutschland gibt es die Pflicht, gesch├Ąftliche Unterlagen f├╝r einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei gibt es Fristen zwischen sechs und zehn Jahren, die grunds├Ątzlich als Teil der Buchf├╝hrungs- und Aufzeichnungspflicht auf zwei Rechtsgrundlagen fu├čen, zum einen auf die Aufbewahrungspflicht nach dem Steuerrecht und zum anderen auf die nach dem Handelsrecht.

 

Die Fristen und Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten mit Angabe zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Bereich des Steuerrechts sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB). Dabei stimmen die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zum gro├čen Teil ├╝berein, jedoch f├╝r die betriebliche Praxis sind insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

 

Weiterhin gibt es Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten etwa aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.

 

Ein paar Beispiele f├╝r verschiedene Aufbewahrungsfristen: Eine Sechs-Jahres-Frist besteht zum Beispiel f├╝r Handelsbriefe, Gesch├Ąftspapiere quasi alles was zu Streitigkeiten f├╝hren k├Ânnte. Eine Frist f├╝r zehn Jahre besteht bei Jahresabschl├╝ssen, Handelsb├╝cher, Rechnungen. Es gibt allerdings auch eine Daueraufbewahrungsfrist, die gilt f├╝r Gerichtsurteile und Baupl├Ąne.

 

Die Aufbewahrungspflicht bei Lohnunterlagen ist nach dem Handelsgesetzbuch geregelt, wobei abh├Ąngig von der Art der Unterlagen, diese f├╝r 6 oder 10 Jahre aufzubewahren sind. Lohnkonten und alle Lohnunterlagen, die f├╝r den Lohnsteuerabzug eines jeden Mitarbeiters (u.a. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenb├╝cher, Rechnungsbelege, Arbeitszeitlisten) relevant sind, m├╝ssen f├╝r 6 Jahre aufbewahrt werden, w├Ąhrend die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren f├╝r Lohnunterlagen (Lohnsteueranmeldung, Buchungsbelege f├╝r die Finanzbuchhaltung, Meldungen bei der Krankenkasse, Abrechnungen von Aushilfen), die f├╝r die betriebliche Gewinnermittlung bedeutend sind, gilt.

 

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Alle Angaben ├╝ber die Aufbewahrungspflicht /Aufbewahrungsfrist ohne Gew├Ąhr.