Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungsfrist


Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungsfrist

Für jeden Gewerbetreibenden in Deutschland gibt es die Pflicht, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei gibt es Fristen zwischen sechs und zehn Jahren, die grundsätzlich als Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht auf zwei Rechtsgrundlagen fußen, zum einen auf die Aufbewahrungspflicht nach dem Steuerrecht und zum anderen auf die nach dem Handelsrecht.

 

Die Fristen und Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten mit Angabe zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Bereich des Steuerrechts sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB). Dabei stimmen die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zum großen Teil überein, jedoch für die betriebliche Praxis sind insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

 

Weiterhin gibt es Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten etwa aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sowie dem Produkthaftungsgesetz.

 

Ein paar Beispiele für verschiedene Aufbewahrungsfristen: Eine Sechs-Jahres-Frist besteht zum Beispiel für Handelsbriefe, Geschäftspapiere quasi alles was zu Streitigkeiten führen könnte. Eine Frist für zehn Jahre besteht bei Jahresabschlüssen, Handelsbücher, Rechnungen. Es gibt allerdings auch eine Daueraufbewahrungsfrist, die gilt für Gerichtsurteile und Baupläne.

 

Die Aufbewahrungspflicht bei Lohnunterlagen ist nach dem Handelsgesetzbuch geregelt, wobei abhängig von der Art der Unterlagen, diese für 6 oder 10 Jahre aufzubewahren sind. Lohnkonten und alle Lohnunterlagen, die für den Lohnsteuerabzug eines jeden Mitarbeiters (u.a. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Rechnungsbelege, Arbeitszeitlisten) relevant sind, müssen für 6 Jahre aufbewahrt werden, während die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Lohnunterlagen (Lohnsteueranmeldung, Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung, Meldungen bei der Krankenkasse, Abrechnungen von Aushilfen), die für die betriebliche Gewinnermittlung bedeutend sind, gilt.

 

Gern beraten wir Sie in allen Fragen rund um die Lohnbuchhaltung. lohndirekt ist seit über 15 Jahren ein verlässlicher Partner bei der Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung. Nehmen Sie gern jetzt  zu unserem Lohnbüro unverbindlich Kontakt auf.

 

Alle Angaben über die Aufbewahrungspflicht /Aufbewahrungsfrist ohne Gewähr.