Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung

Aufbewahrungsfristen – spätestens am Jahresende stellt sich in den Unternehmen wieder einmal die Frage: „Wie lange müssen wir diese Papiere aufbewahren? Können die fünf Jahre alten Unterlagen nun entsorgt werden oder müssen wir sie noch weiter aufbewahren?“

Gut, wenn man in puncto Aufbewahrungsfristen – und nicht nur innerhalb der Lohnbuchhaltung – Bescheid weiß und die Sache im Blick hat.

Die Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen

Die Vorgabe der Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen wird in § 28f Abs. 1 SGB IV festgehalten.

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Auch für geringfügig Beschäftigte muss der Arbeitgeber ein Lohnkonto anlegen und führen, auch wenn bei dieser Art der Beschäftigung keine Abgaben anfallen. Auch die Punkte, die im Lohnkonto geführt werden müssen, werden in dem § 28f Abs. 1 SGB IV vorgeschrieben. Da im Lohnkonto die steuerrechtlichen Angelegenheiten eines Unternehmens enthalten sind, sind die Unterlagen zum einen sehr wichtig und zum anderen ein wichtiger Bestandteil für die Bescheinigungspflicht im Unternehmen. Vorgaben, wie das Lohnkonto geführt werden muss, gibt es nicht. Hier hat das Unternehmen sozusagen freie Hand, muss allerdings im Falle einer Betriebsprüfung die Unterlagen je Mitarbeiter für die einzelnen Monate und die einzelnen Jahre aufgeteilt vorlegen können.

Für die Lohnkonten ist in § 31 EStG vorgesehen, dass die Unterlagen 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Hierin mit eingeschlossen: alle Unterlagen, die zum Lohnkonto des Arbeitnehmers gehören.

Wichtig:

Die Aufbewahrungsfristen beginnen zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt wurden. Denn in der Regel nehmen Unternehmen erst zum Ende eines Jahres eine Aufrechnung der Lohnkonten vor.

Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen ist möglich und kommt beispielsweise dann zum Tragen, wenn das Kalenderjahr noch nicht abgeschlossen ist oder eine Prüfung der Bücher noch am Laufen ist. 

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen, die den Lohnsteuerabzug betreffen

Nicht nur die Lohnkonten sind aufzubewahren, sondern auch weitere Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug jedes einzelnen Mitarbeiters relevant sind. Dies sind unter anderem:

  • Reisekostenabrechnungen
  • Freistellungsbescheinigungen
  • Arbeitszeitübersichten
  • Fahrtenbücher
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz

Diese Unterlagen müssen ebenfalls über 6 Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen der zur betrieblichen Gewinnermittlung notwendigen Lohnunterlagen

Die Unterlagen aus dem Lohnbereich, die zur Gewinnermittlung wichtig sind, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das heißt, alle Dokumente, die zu den Lohnunterlagen zählen, allerdings auch zur Gewinnermittlung notwendig sind, müssen länger aufgehoben werden. Zu diesen Unterlagen zählen:

  • Lohnsteuerunterlagen
  • Lohnlisten
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen
  • Jahresabschlüsse und die Jahresabschlusserläuterungen
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen

Die Aufbewahrungsfristen im Überblick

Unterlagen

Aufbewahrungsfristen

Lohn- und Gehaltskonten

6 oder 10 Jahre

Lohnsteueranmeldungen

10 Jahre

Abrechnung von Aushilfen

10 Jahre

Quittungen über Zahlung des Arbeitslohnes

10 Jahre

Meldungen an die Krankenkasse

bis zum Ende des Jahres, welches auf die letzte Prüfung der Rentenversicherung folgt

Lohnsteuerkarte

bis zum Ende des Jahres oder bis das Beschäftigungsverhältnis beendet wird (seit 2010 Ersatz der Papier-Lohnsteuerkarte durch das papierlose Verfahren  )

 

Die Aufbewahrungsfristen im Sozialversicherungsrecht

Im Sozialversicherungsrecht müssen die Entgeltunterlagen, die für die Beitragsabrechnung der Sozialversicherung notwendig sind, für mindestens ein Jahr nach der, für dieses Abrechnungsjahr dazugehörigen Betriebsprüfung, aufbewahrt werden.

Für Unterlagen von geringfügig Beschäftigten (z.B. RV-Befreiungsantrag), Studenten (z.B. Studienbescheinigung) oder sozialversicherungsfreien Arbeitnehmern gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Lohnunterlagen. Bei einer Betriebsprüfung können eventuelle Fragen auftauchen, die im Nachhinein entsprechend geprüft und geklärt werden müssen. Ohne Unterlagen kann es passieren, dass die betreffenden Mitarbeiter als versicherungspflichtig eingestuft werden.

Der Mitarbeiter scheidet aus, was passiert mit den Unterlagen?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Mitarbeiter eine Personalakte anzulegen und regelmäßig zu pflegen. Wenn der Mitarbeiter ausscheidet, was passiert mit der Akte?

Dazu muss man wissen, dass ein Arbeitnehmer auch nach seinem Ausscheiden noch Ansprüche gegenüber dem ehemaligen Arbeitgeber haben kann. Die Verjährungsfrist hierzu endet nach 3 Jahren, was durch § 195 Bürgerliches Gesetzbuch geregelt ist. Das heißt, der Mitarbeiter hat noch bis zu 3 Jahre nach seinem Austritt aus dem Unternehmen Anspruch auf die Auszahlung des Resturlaubs oder auf ein Arbeitszeugnis.

Mit diesem Wissen ist es für Arbeitgeber ratsam, die Personalakte auf jeden Fall drei Jahre aufzuheben, um bei eventuellen nachträglichen Rechtsstreitigkeiten eine entsprechende Unterlage zu haben.

Beim Arbeitszeitgesetz gilt eine abweichende Verjährungsfrist. In § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz ist geregelt, dass bei Überschreiten der werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden die Dokumentation dieser überschreitenden Zeit für mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden muss.

Die Möglichkeiten der Aufbewahrung

Unterlagen, die laut Gesetzgeber aufbewahrt werden müssen, können auf verschiedene Arten aufbewahrt werden. Dabei ist es wichtig, dass die Unterlagen jederzeit und innerhalb von einer vorgegebenen, angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Werden Unterlagen vom Arbeitgeber elektronisch aufbewahrt, muss dieser auch gewährleisten, dass die Daten sichtbar gemacht werden können. Für eventuell anfallende Kosten muss der Arbeitgeber aufkommen.

Bei der Aufbewahrung der Unterlagen ist es wichtig, dass die Unterlagen im Original und zudem gesondert aufbewahrt werden. Der Ort, an dem die Unterlagen gelagert werden, muss vor Feuer, Feuchtigkeit oder Wasser geschützt sein. Und zudem ist dafür Sorge zu tragen, dass die Schrift auf dem Papier, beispielsweise auf Thermopapier, nicht verblasst.

Elektronische Archivierung der Unterlagen

Die aufzubewahrenden Unterlagen können natürlich auch digitalisiert aufbewahrt werden – sofern eine vorhandene Rechtsvorschrift nicht die Aufbewahrung des Originalbelegs dringend erforderlich macht. Die Speicherung muss auf maschinell verwertbaren Datenträgern erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass dieser Vorgang nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung erfolgt. Anstelle des Papiers wird der eingescannte und digitalisierte Beleg aufbewahrt, und wird somit zum Originalbeleg. Somit kann der Originalbeleg in Papierform vernichtet werden.

Im Falle des Verstoßes gegen die Aufbewahrungsfristen

Verstößt der Arbeitgeber gegen die Vorgaben der Aufbewahrungsfristen und –pflichten, ist dies eine Ordnungswidrigkeit, welche entsprechend geahndet wird. Dabei kann das verordnete Bußgeld bis zu 50.000 Euro betragen. Die Regelung erfolgt in § 111 Abs. 1 SGB IV.

Wann liegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfrist vor?

Kann ein Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsprüfung die geforderten Unterlagen aufgrund nicht eingehaltener Aufbewahrungsfristen nicht vorlegen, handelt es sich um einen Verstoß gegen die Aufbewahrungsfrist. Können dadurch die Beitragspflicht, die Versicherungspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, wird die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte ermittelt.

Kann allerdings der Arbeitgeber ohne größeren Verwaltungsaufwand nachweisen, dass entweder keine Beiträge zu zahlen waren oder diese Entgelte bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen sind, ist diese vereinfachte Form der Ermittlung nicht zulässig. Kann der Arbeitgeber allerdings die geforderten Unterlagen nur mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand ermitteln, kann der Betriebsprüfer eine Schätzung vornehmen.

Kennen Sie die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Unterlagen?