Betriebsveranstaltungen, der Fiskus hält die Hand auf

Auch 2016 haben Betriebsveranstaltungen lohn- und umsatzsteuerliche Folgen für den Arbeitgeber. Das heißt, bei einer Firmenfeier sitzt sozusagen auch der Fiskus mit am Tisch und feiert mit. Statt einer Freigrenze kommt auch in diesem Jahr ein Freibetrag zur Anwendung. 

Definition: Betriebsveranstaltung

Unter die Begriffsdefinition „Betriebsveranstaltung“ fallen Betriebsausflüge, Jubiläumsfeiern und Weihnachtsfeiern – also alle Veranstaltungen, die auf der betrieblichen Ebene mit einem gesellschaftlichen Charakter und Hintergrund durchgeführt werden. Wer diese Veranstaltung im Unternehmen initiiert (Betriebsrat, Arbeitgeber oder Personalrat), ist unerheblich. 

Wer kommt als Teilnehmer der Betriebsveranstaltung in Betracht?

Bei dem Teilnehmerkreis muss es sich überwiegend um Betriebsangehörige, deren Begleitpersonen, Arbeitnehmern aus anderen Unternehmen innerhalb des Konzernverbunds, Praktikanten, Referendare, ehemalige Mitarbeiter oder auch Leiharbeitnehmer handeln. 

Ein wichtiger Punkt, der berücksichtigt werden muss, ist, dass die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen zugänglich sein muss, nur dann sind die Voraussetzungen für die Gewährung des Freibetrags gegeben.

Stellt sich die Begrenzung der teilnehmenden Personen nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmerkreise oder –gruppen dar, sind Ausnahmen möglich.

Begünstigte Betriebsveranstaltungen sind

  • Veranstaltungen einer einzelnen Organisationseinheit, beispielsweise einer Abteilung innerhalb des Betriebes, deren Mitarbeiter alle an der Feier teilnehmen können.
  • Rentnertreffen – nur die im Ruhestand befindlichen Mitarbeiter des Unternehmens
  • für Mitarbeiter, die beispielsweise ihr „rundes“ Dienstjubiläum feiern oder gefeiert haben (Jubilarfeier) 

Nicht als Betriebsfeiern gelten Ehrungen einzelner Mitarbeiter, wenn diese zum Beispiel aus dem Betrieb ausscheiden. Bis zu einer Freigrenze von 100 Euro können Sachzuwendungen, die bei diesen Veranstaltungen überreicht werden und unter dem Gesichtspunkt des betrieblichen Interesses liegen, lohnsteuerfrei bleiben (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 u. 4 LStR). Auch ein Arbeitsessen nach R 19.6 Absatz 2 LStR zählt nicht als Betriebsveranstaltung.

Das heißt im Klartext:

Fällt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht unter die Begrifflichkeit „Betriebsveranstaltung“, muss nach den allgemeinen Grundsätzen geprüft werden, ob diese geldwerten Vorteile, die im Rahmen dieser Veranstaltung vom Arbeitgeber an die Mitarbeiter gewährt werden, nicht als Arbeitslohn einzustufen sind.

(BMF-Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001) 

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Übersteigen Betriebsveranstaltungen den Freibetrag von 110 Euro nicht, kann von einer Zuwendung ausgegangen werden, die überwiegend das unternehmerische Interesse durch den Arbeitgeber veranlasst wurde. Ist der Unternehmer innerhalb seiner Gesamttätigkeit vorsteuerabzugsberechtigt, hat er die Möglichkeit, aus den Aufwendungen die Vorsteuer geltend zu machen.

Wird der Freibetrag bei der Betriebsveranstaltung allerdings überschritten, geht der Fiskus davon aus, dass es sich, durch den privaten Bedarf des Unternehmers veranlasste Zuwendung handelt. In diesen Fällen ist – sofern die Verwendung für die betriebliche Veranstaltung beim Leistungsbezug bereits beabsichtigt wurde – ein Vorsteuerabzug aus den Eingangsleistungen nicht möglich. Aufgrund des Vorsteuerausschlusses erfolgt auch keine zusätzliche, unentgeltliche Wertabgabe. Somit erfolgt die Belastung mit der Umsatzsteuer beim Überschreiten des 110-Euro-Betrags durch die Abweisung des Vorsteuerabzugs. 

Steuerliche Vergünstigungen für maximal 2 Betriebsveranstaltungen

Je Veranstaltung wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro gewährt. Der Freibetrag kann jedoch für maximal zwei betriebliche Veranstaltungen im Jahr angewandt werden. Finden mehrere Betriebsveranstaltungen statt und der Mitarbeiter nimmt an mehr als zwei teil, hat der Arbeitgeber das Recht auszuwählen, für welche beiden der Freibetrag in Anspruch genommen werden soll. Weitere Veranstaltungen sind nicht steuerpflichtig. Für den Arbeitgeber ist es nachträglich möglich, die Veranstaltung mit den geringsten Kosten als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung zu bestimmen.  

Zuwendungen innerhalb der Betriebsveranstaltung

Als Zuwendungen der Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Unternehmers einschließlich der Umsatzsteuer, zu sehen.

Unabhängig davon,

  • ob es sich um Kosten handelt, die den einzelnen Mitarbeitern zurechenbar sind oder
  • um Kosten, die durch den Arbeitgeber für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung gegenüber Dritten aufgewendet werden. 

Als Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung gelten:

  • Getränke, Speisen, Süßigkeiten und Tabakwaren
  • Übernahme der Fahrt- und Übernachtungskosten.
    Findet die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Unternehmens statt und der Mitarbeiter muss anreisen, um an der Veranstaltung teilnehmen zu können und muss die Organisation selbst vornehmen, liegen Reisekosten vor. Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist in dem Falle steuerfrei.