Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen – Änderungen zum 01.01.2018

Die Entgeltersatzleistungen werden von den Sozialversicherungsträgern erbracht. Damit diese die Entgeltersatzleistungen richtig und zeitnah berechnen können, benötigen die Sozialversicherungsträger die Höhe der Arbeitsentgelte der jeweiligen Arbeitnehmer. Übermittelt werden diese Daten mittels „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“. Die neue Version 9 des „DTA EEL“ soll zum 01. Januar 2018 umgesetzt werden. 

Die bisherige Version 8 des „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ ist seit zwei Jahren im Einsatz. Die Erfahrungen mit dieser Version haben gezeigt, dass die praktische Umsetzung verbessert und aktualisiert werden sollte. Der neuen Version 9 haben die Bundesministerien bereits die Genehmigung erteilt, so dass sich Unternehmen bereits jetzt ein Bild von den zu erwartenden Änderungen machen können. 

Mit der Version 9 sind Mehrfachmeldungen möglich

Bisher war es den Sozialversicherungsträgern nicht möglich, mehrfach auf einen Datensatz zu antworten. Für Arbeitgeber war diese Tatsache nicht ganz nachvollziehbar, so dass dies in der Version 9 geändert wurde. Das Verfahren kann weiterhin nur vom Arbeitgeber gestartet werden, jedoch können die Sozialversicherungsträger zukünftig darauf mehrfach antworten. Dadurch können verschiedene Veränderungen in den Absprachen der Verfahren, beispielsweise bei Vorerkrankungen, erfolgen. 

Neu ab 2018 – Meldegrund „99“

Mit der Version 9 wird der Meldegrund 99 eingeführt. Der Meldegrund ist notwendig, um die Rückantworten der Sozialversicherungsträger korrekt an den Arbeitgeber adressieren zu können. Mit dem Meldegrund 99 ist es dem Arbeitgeber möglich, Veränderungen der Adressierung an die Sozialversicherungsträger zu melden.

Der Hintergrund des 99er Meldegrundes liegt darin, dass es keine Transparenz darüber gibt, welches Abrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet, wie die Unternehmensstruktur sich gestaltet und ob der Arbeitgeber durch einen Steuerberater vertreten wird und ob die Lohnabrechnung ausgegliedert ist. Sollte sich während des laufenden Entgeltersatzleistungsbezugs des Arbeitnehmers eine Änderung der Adressierung des Arbeitgebers ergeben, muss die „neue Adresse“ per Meldung dem Sozialversicherungsträger übermittelt werden. 

Vorerkrankungsanfragen sollen reduziert werden

Zukünftig, also ab dem 01. Januar 2018, dürfen Arbeitgeber nur noch Anfragen an die Krankenkassen versenden, wenn eine aktuelle Arbeitsunfähigkeit und mindestens eine Vorerkrankung als bescheinigt vorliegen. Zudem darf die Anfrage erst dann ausgelöst werden, wenn die Krankheiten in der Gesamtheit mindestens 30 Tage umfassen. Durch diese Maßnahme soll die Anzahl der Anfragen auf ein notwendiges Maß reduziert werden, so dass mit einer Beschleunigung des Verfahrens gerechnet wird. 

Antwort auf Vorerkrankung wird neu ausgerichtet

Die bisherige Vorgehensweise der Krankenkassen bei der Beurteilung der Anrechenbarkeit bei Vorerkrankungen führte oftmals zu Missverständnissen und vermehrten Rückfragen der Arbeitgeber. Der Grund hierfür lag darin, dass der Sachverhalt mit einer von acht möglichen Kennziffern beurteilt wurde. Ab Januar 2018 wird jede Vorerkrankung getrennt nach der Vorlage des Arbeitsunfähigkeitsnachweises und der Anrechenbarkeit beurteilt. Sollte der Krankenkasse zur Anfrage des Arbeitgebers noch kein AU-Nachweis vorliegen, muss der Arbeitgeber auch nicht nochmals neu anfragen. Die Prüfung erfolgt automatisch durch die Krankenkassen und diese übermitteln nach der Vorlage auch automatisch das Ergebnis. Das heißt für den Arbeitgeber, dass, so lange keine erneute Antwort eingeht, dass bei der Krankenkasse noch keine AU-Bescheinigung eingegangen ist. 

Meldung des Endes der Entgeltersatzleistung

Ab Januar 2018 wird das Ende der Entgeltersatzleistung durch den Sozialversicherungsträger automatisch an den Arbeitgeber gemeldet. Mit dem Meldegrund „06“ werden zukünftig Fallgestaltungen gemeldet, bei denen die Verlängerung des Mutterschaftsgeldes auf zwölf Wochen erfolgt. 

Entfall des Prognosefeldes „AE-Vergleichsnetto“

In der Version 8 wurde das Prognosefeld „AE-Vergleichsnetto“ für das weiterhin gewährte Arbeitsentgelt verwendet. Hier musste der Arbeitgeber einschätzen, ob auch während des Entgeltersatzleistungsbezugs beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gezahlt wird. Mit der neuen Version entfallen dieses Feld und diese Schätzung.

Zwar ist weiterhin eine Prüfung erforderlich, da dies gegebenenfalls ein Ruhen der Entgeltersatzleistung zur Folge hat, diese wird jedoch, bei Vorliegen der Beitragspflicht, mit dem Wert im Feld „WAEHREEL-Brutto“ erfasst. 

Neufassung Mutterschaftsgeld

Das Mutterschutzgesetz wurde dahingehend angepasst, dass die Berechnung des Mutterschutzlohns, des Mutterschaftsgeldes und des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld vereinheitlicht wurde. Das heißt, in Zukunft wirken sich Änderungen am Arbeitsentgelt auch auf das Mutterschaftsgeld aus. Dabei sind die Änderungen während des Berechnungszeitraumes so abzubilden, als hätten sie bereits über den gesamten Zeitraum bestanden. Eine zweite Meldung durch den Arbeitgeber ist erforderlich, wenn sich Änderungen während der Mutterschutzfristen ergeben, da sich auch die Höhe des Mutterschaftsgeldes sich verändert.

Allerdings wird der Umfang dieser Meldungen relativ gering sein, da das Mutterschaftsgeld auf 13 Euro pro Tag begrenzt ist und somit sich nur dann eine Auswirkung ergibt, wenn das Arbeitsentgelt unterhalb der 13 Euro liegt. 

 

Weitere Anpassungen und Änderungen werden garantiert nicht lange auf sich warten lassen. Das heißt, die Version 9, die ab Januar 2018 in Kraft tritt, ist garantiert nicht die letzte.