Dokumentationspflicht – der Zoll prüft

Die Einhaltung des Mindestlohns in den Unternehmen wird vom Zoll überprüft. Und auch die Prüfung der Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gehört zu den Aufgaben des Zolls. Was Arbeitgeber tun müssen, um kein Bußgeld zu riskieren, und wie die Aufzeichnungen aussehen müssen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Vielen Arbeitgebern ist eigentlich nicht ganz klar, was von ihnen in puncto Aufzeichnungspflicht bei Minijobbern erwartet wird. Und die neuen Verordnungen, die der Nachbesserung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) geschuldet sind, machen das Ganze keineswegs einfacher und übersichtlicher.

Die Aufzeichnungspflichten

Der § 17 Abs. 1 MiLoG beinhaltet erweiterte Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten. Für die Sozialversicherung galten neben arbeitsrechtlichen und tarifvertraglichen Aufzeichnungsvorschriften, wie beispielsweise § 1 Nachweisgesetz, Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, um die Ermittlung des Arbeitsentgelts nachweisen zu können (§ 8 Beitragsverfahrensordnung).

Durch die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten des MiLoG wurden die Pflichten für 2 Fallgruppen verschärft:

  • nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) für Arbeitgeber in Wirtschaftsbereichen und
  • für kurzfristig und geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV) – vollkommen unabhängig von der Branche des Arbeitgebers
    (Ausnahme: Minijobber in privaten Haushalten)

Wer muss dokumentieren? Wie muss dokumentiert werden?

Bereits seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes sind Aufzeichnungen über

  • Beginn,
  • Ende und
  • die Dauer der täglichen Arbeitszeit

zu führen und bei Bedarf bereit zu halten.

Die Aufzeichnung und Dokumentation der Arbeitszeiten muss bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Leistung darauffolgenden Kalendertages vorliegen. Ein Verstoß gegen diese Pflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die eine Strafe von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen kann.

Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht gilt vor allem in Unternehmen, die von der Schwarzarbeit bedroht sind. Das heißt, in Unternehmen in diesen, von Schwarzarbeit betroffenen Branchen, müssen alle Arbeitnehmer ohne Ausnahme ihre Arbeitszeiten notieren.

Nach § 2a SchwarzArbG sind auch Entleiher in diesen Wirtschaftszweigen, die einen oder mehrere Arbeitnehmer für die Arbeitsleistung, ebenfalls dazu verpflichtet.

Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Wurde die Aufzeichnung der Arbeitszeiten weder vereinbart noch durchgeführt, ist das Risiko groß, dass anhand von Erfahrungswerten der Zeitaufwand des Arbeitnehmers geschätzt wird. In der Sozialversicherung gilt für das laufende Arbeitsentgelt das Entstehungsprinzip und nicht das Zuflussprinzip, so dass der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge aus dem Arbeitslohn schulden würde, da er diesen nicht bezahlt hat. Dies kann zur Folge haben, dass der Arbeitgeber weder den Mindestlohn zahlt, noch der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht nachkommt.

Ausnahmen bestätigen die Regel – auch hier

Mobile Tätigkeiten, das heißt, Beschäftigungen, die nicht an eine Örtlichkeit gebunden sind, werden laut der Mindestlohnaufzeichungsverordnung teilweise ausgenommen. Dabei ist die Voraussetzung, dass diese Beschäftigungen weder Vorgaben zu konkreten Arbeitszeiten erhalten und die Arbeitnehmer die Arbeitszeit eigenverantwortlich festlegen und einteilen. Bei diesen Beschäftigungen reicht es aus, wenn der Arbeitgeber nur die Dauer der tatsächlichen, täglichen Arbeitszeit aufzeichnet.