ELStAM – das sollten Sie wissen

ELStAM – die elektronische Lohnsteuerkarte ersetzt die „alte“ Lohnsteuerkarte, die es viele Jahre in Papierform gab. Bei der Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber mit ELStAM die Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Konfessionszugehörigkeit und den Lohnsteuerfreibetrag automatisch abrufen. Beim Jobwechsel oder bei Neuaufnahme eines Jobs erhält der Arbeitgeber statt einer Lohnsteuerkarte die Steuer-ID, das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.

Was es mit ELStAM alles auf sich hat, wie die elektronische Lohnsteuerkarte im Detail aufgebaut ist, wer für die Pflege der Daten zuständig ist und was alles bei dem ELStAM-Verfahren zu berücksichtigen ist, werden wir im Folgenden näher erläutern.

Doch was bedeutet ELStAM überhaupt?

Die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt die Lohnsteuerkarte in Papierform.

Die elektronische Lohnsteuerkarte

Seit Einführung von ELStAM im Jahre 2010 ist das Finanzamt für die Daten zuständig. Daten und Änderungen werden bei der Finanzverwaltung in die Datenbank eingetragen. Arbeitgeber greifen im Rahmen der Lohnabrechnungen auf die Daten zu.

Ändert sich die Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge, erfolgt die Änderung automatisch auf Grundlage der Mitteilungen durch die Meldebehörden. Dagegen sind die Steuerzahler dazu verpflichtet, der Finanzverwaltung mitzuteilen, wenn sie dauernd getrennt vom Ehegatten leben oder wenn die Steuerklasse 2 (Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende) entfallen. 

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale

In der Datenbank der Finanzverwaltung sind die folgenden Daten, also Lohnsteuerabzugsmerkmale, gespeichert.

  • Steuerklasse
  • bei Steuerklasse 4 zusätzlich der Faktor
  • Kinderfreibetrag
  • Lohnsteuer-Freibetrag
  • Religionszugehörigkeit
  • Religionszugehörigkeit des Ehepartners
  • Hinzurechnungsbetrag

Lohnsteuerabzugsmerkmale auf Antrag des Arbeitnehmers

Sind Arbeitnehmer privat krankenversichert, können Sie für die Dauer von 12 Monaten die Höhe der Beiträge für die Krankenversicherung und die Pflege-Pflichtversicherung angeben (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG).

Zudem kann der Arbeitnehmer der Finanzverwaltung mitteilen, wenn der vom Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einer Vereinbarung zur Vermeidung der doppelten Besteuerung in Bezug auf die Lohnsteuer, freizustellen ist.

Änderungen durch den Arbeitnehmer

Nach einem Kirchenaustritt kann der Arbeitnehmer die Änderung der Religionszugehörigkeit ändern lassen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, eine ungünstigere Steuerklasse, beispielsweise die Steuerklasse I statt der Klasse III oder IV, zu wählen.

Ein Steuerklassenwechsel von Steuerklasse III/V oder IV/IV oder das Faktorverfahren kann ebenfalls durch den Arbeitnehmer geändert werden.

Heiratet der Arbeitnehmer, bekommen beide Ehepartner von der Finanzbehörde automatisch die Steuerklassen IV zugeteilt. Wer dies nicht möchte, muss eine entsprechende Änderung beantragen.

Kinderfreibeträge oder auch die Änderung auf die Steuerklasse II (bei Alleinerziehenden nach der Geburt) können auf Antrag ebenfalls in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen geändert werden.

Auch die Eintragung eines Lohnsteuerfreibetrags muss durch den Arbeitnehmer erfolgen.

Informationspflicht des Arbeitnehmers gegenüber der Finanzbehörde

In bestimmten Fällen ist man als Arbeitnehmer verpflichtet, der Finanzbehörde die Änderungen mitzuteilen. Dies sind:

  • Wenn Sie sich von Ihrem Ehepartner trennen (dauernd getrennt lebend) und damit Änderung der Steuerklasse beantragen möchten.
  • Bei Eintragung einer geringeren Zahl der Kinderfreibeträge.
  • Wenn Sie als Arbeitnehmer beschränkt einkommensteuerpflichtig werden.
  • Wenn die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrages für alleinerziehende Arbeitnehmer und dadurch die Anwendung der Steuerklasse 2 entfallen.

Kann ich selbst meine ELStAM Daten einsehen?

Im Elster-Portal besteht die Möglichkeit, sich die aktuellen Lohnsteuermerkmale anzusehen. Für die Registrierung benötigen Sie Ihre Steuer-ID. Andererseits sehen Sie Ihre in ELStAM hinterlegten Daten auf der monatlichen Lohnabrechnung. Und zudem kann man sich auch beim zuständigen Finanzamt nach den ELStAM-Merkmalen erkundigen.

 

Wichtig:

Überprüfen Sie Ihre monatliche Lohnabrechnung, ob Ihre Daten wie Steuerklasse, Freibeträge und so weiter korrekt sind. Durch den Arbeitgeber erfolgt KEINE Kontrolle, Sie sind für die Richtigkeit der gespeicherten Daten verantwortlich. Liegt ein Fehler vor, beantragen Sie bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde die entsprechende Änderung.

Wer darf die ELStAM-Daten abrufen?

Natürlich darf – und muss – Ihr aktueller Arbeitgeber die gespeicherten Lohnsteuermerkmale abrufen. Gehen Sie noch einem Nebenjob nach, darf auch dieser Arbeitgeber die Daten abrufen. Allerdings bekommt der Nebenarbeitgeber automatisch die Lohnsteuerklasse VI für den Lohnsteuerabzug übermittelt.

Wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Arbeitgeber keine Einsicht in die lohnsteuerrelevanten ELStAM-Daten erhalten sollen, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Sperrung dieses Arbeitgebers stellen. Arbeiten Sie für diesen Arbeitgeber, rechnet dieser automatisch mit der Steuerklasse VI ab.

Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug?

Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug werden nur noch in Ausnahmefällen vom Finanzamt ausgestellt. Zu den Ausnahmefällen zählen:

  • Fehlerhafte ELStAM, die aufgrund technischer Probleme derzeit nicht korrigiert werden können,
  • Sie keine Identifikationsnummer haben, Sie aber unbeschränkt steuerpflichtig sind oder
  • Sie als beschränkt steuerpflichtig gelten (Saisonbeschäftigte, Grenzpendler oder nach § 1 Abs. 2 /r Abs. 3 EStG unbeschränkt steuerpflichtig sind)

ELStAM für Arbeitgeber

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Soli-Zuschlag bei jeder Gehaltsabrechnung vom Bruttolohn des Arbeitnehmers einzubehalten und an das zuständige Finanzamt abzuführen. Die Anmeldung der Lohnsteuerschuld pro Monat und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung erfolgen auf elektronischem Wege, per Elster, an das Finanzamt.

Der Arbeitgeber ruft über das ELStAM-Verfahren alle für ihn notwendigen Lohnsteuerabzugsmerkmale der einzelnen Mitarbeiter ab. Anhand der übermittelten Daten erfolgt die Lohnabrechnung.

Jobbeginn oder Arbeitgeberwechsel – was ist zu tun?

Bei einem Jobwechsel oder beim Neueintritt in ein Unternehmen benötigt Ihr Arbeitgeber die Steuer-ID, Ihr Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer. Die Steuer-Identifikations-ID finden Sie beispielsweise auf den Einkommensteuerbescheiden oder auf der Lohnabrechnung.