Kürzung der Verpflegungspauschalen


Kürzung der Verpflegungspauschalen

§9 Abs. 4a Satz 8 EStG besagt, dass Verpflegungspauschalen zu kürzen sind, wenn der Arbeitnehmer während der Dienstreise eine Mahlzeit erhält. Gilt dies auch, wenn der Mitarbeiter die Mahlzeit tatsächlich nicht für sich beansprucht?

Hierzu ein Beispiel:

Der Arbeitnehmer Herr Müller nimmt an einer Fortbildungsveranstaltung teil, die mehr als 8 Stunden in Anspruch nahm. Für diese Fortbildung bestellte und bezahlte sein Arbeitgeber ein Mittagessen für Herrn Müller. Dieser verzichtete allerdings auf die Einnahme des Mittagessens. Abgerechnet werden die Reisekosten über den Arbeitgeber.

Wie verhält es sich nun in diesem Fall mit der Verpflegungspauschale?

Bevor wir diese Frage beantworten, möchten wir Ihnen einige grundsätzliche Dinge zu den Verpflegungspauschalen erläutern.

Grundsätzliches zu den Verpflegungspauschalen

Im Falle, dass ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich unterwegs und für das Unternehmen tätig ist, ist eine Verpflegungspauschale anzusetzen, die den Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen, beruflich bedingten Mehraufwendungen „entschädigt“. Für jeden vollen Kalendertag (ganztätige Abwesenheit über 24 Stunden) beträgt die Verpflegungspauschale derzeit 24 Euro und 12 Euro für den Anreisetag und 12 Euro für den Abreisetag. Die Verpflegungspauschale von 12 Euro wird auch für die Kalendertage angesetzt, an denen der Arbeitnehmer ohne eine Übernachtung mehr als 8 Stunden für den Arbeitgeber unterwegs ist, sprich von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung abwesend ist.

Wird dem Arbeitnehmer während oder anlässlich seiner Dienstreise vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin, von einem Dritten eine Mahlzeit gereicht, werden die ermittelten Verpflegungspauschalen

  • für das Frühstück um 20 % und
  • für das Mittagessen um 40 % und
  • für das Abendessen ebenfalls um 40 %

gekürzt. Maßgebend für die Kürzung der Verpflegungspauschale ist immer der volle Kalendertag mit der Pauschale von 24 Euro. Die Kürzung kann bis zu 0 Euro durch den Arbeitgeber erfolgen.

Das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg (Urteil vom 12.12.2017, 5 K 432/17) und die Finanzverwaltung (BMF, Schreiben vom 24.10.2014, Rz 75) sind beide der Meinung, dass es für die Kürzung der Verpflegungspauschale keine Rolle spielt, ob der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit zu sich nimmt oder nicht.

Das heißt, im Falle von Herrn Müller kann der Arbeitgeber die hier immer anzusetzende Verpflegungspauschale von 24 Euro um 40 % kürzen = 9,60 Euro, so dass seitens des Arbeitgebers eine steuerfreie Erstattung in Höhe von 2,40 Euro erfolgen kann ausgehend von der hier geltenden Verpflegungspauschale von 12 Euro.

Da es allerdings hierbei noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung gibt, ist eine Revision zugelassen, so das Finanzgericht (Az. Des BFH: VI R 16/18). Die Revision wurde in dem Falle auch eingelegt.

Herr Müller nimmt das ihm angebotene Mittagessen nicht in Anspruch, geht stattdessen in ein nahegelegenes Restaurant und isst dort auf eigene Rechnung ein Mittagessen für 20 Euro. Der Arbeitgeber rechnet nach Vorlage des Beleges durch Herrn Müller allerdings nur 10 Euro ab.

Herr Müller hat für die Mahlzeit ein Entgelt bezahlt, so dass dieser Betrag den Kürzungsbetrag nach § 9 Abs. 4a Satz 10 EStG, mindert. In dem Falle wird eine Kürzung von der Kürzung vorgenommen. Dies ist auch dann relevant, wenn für die weitere gestellte und gleichwertige Mahlzeit ein Entgelt bezahlt wird. Das führt dann zu dem Ergebnis, dass die 9,60 Euro als Kürzung um die Zuzahlung der 9,60 Euro (höchstens) gekürzt wird. Dadurch steht Herr Müller eine Verpflegungspauschale von 12 Euro zu.