Lohnabrechnung von Praktikanten – was sollten Sie beachten?

Bieten Sie innerhalb Ihres Unternehmen Praktika an, sollten Sie über die Vorgaben beim Lohn und der Sozialversicherung Bescheid wissen. So ist bei der Lohnabrechnung ausschlaggebend, ob es sich um ein freiwilliges oder ein vorgeschriebenes Praktikum handelt und auch bei der Sozialversicherung gibt es verschiedene Punkte und Kriterien zu beachten.

Praktikanten nach § 26 Berufsbildungsgesetz (BBiG):

„Praktikanten sind Personen, die eingestellt werden, um berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erwerben, ohne dass es sich um eine Berufsausbildung im Sinne dieses Gesetzes handelt….“

Die Grundregeln bei der Abrechnung von Praktikanten

Keinen Mindestlohn müssen Sie bei einem Pflichtpraktika oder einem freiwilligen Praktikum von bis zu 3 Monaten, welches zur Orientierung und studienbegleitend zur Berufs- oder Studienwahl erfolgt, zahlen.

Bei allen anderen Praktika ist der gesetzlich festgelegte Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde von Ihnen als Arbeitgeber zu vergüten. Diese Entlohnung ist nach den geltenden Lohnsteuerregeln – wie bei allen anderen Mitarbeiter – abzurechnen. Beachten Sie, dass es sich mit der Sozialversicherung anders verhält. Ob und in welcher Höhe Sie Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen, ist laut Sozialgesetzbuch von der Art des Praktikums abhängig.

Hier wird nach dem

  • Vorpraktikum (vor dem Studium),
  • Nachpraktikum (nach dem Studium) und
  • Zwischenpraktikum (während des Studiums)

unterschieden.

Weiterhin ist ausschlaggebend, ob es sich um ein, für den Studiengang vorgeschriebenes Praktikum, oder um ein freiwilliges Praktikum handelt –im Sozialversicherungsrecht ist dies ein wichtiger Unterschied.

Wichtig: Bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter muss es sich tatsächlich um eine Praktikantin oder einen Praktikanten handeln und der Ausbildungszweck muss im Vordergrund stehen.

Bei Zuwiderhandlungen hat der Praktikant das Recht, ein normales Arbeitsverhältnis einzuklagen, was teure Folgen für Sie als Arbeitgeber nach sich zieht. In dem Fall müssten Sie Arbeitslohn, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer nachzahlen.

Sie als Arbeitgeber erstellen auch für Ihre Praktikanten die üblichen Meldungen an die Sozialversicherung. Kann die die Praktikantin oder der Praktikanten nicht über einen Minijob abgerechnet werden, erfolgt der Lohnsteuerabzug nach ELStAM, den Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmalen.

Sozialversicherung bei Praktikanten richtig abrechnen 

Die einfachste Abrechnungsvariante ist das vorgeschriebene Zwischenpraktikum. Hierbei müssen Sie keine Sozialversicherungsbeiträge abführen. Ob und in welcher Höhe Sie dem Praktikanten ein Entgelt zahlen, spielt keine Rolle. 

Wichtig: Zahlen Sie beim vorgeschriebenen Zwischenpraktikum ein Entgelt, sind Sie dazu verpflichtet, Insolvenzgeldumlage und Umlagen für die Erstattung von Aufwendungen bei Mutterschaft oder Krankengeld abzuführen.

Für Studenten, die an einer Hochschule im Ausland studieren, gilt diese Regelung ebenfalls.

Absolvieren Schüler im Rahmen ihres Unterrichts ein Schülerpraktikum, wird ihnen in der Regel kein Entgelt gezahlt. Zahlen Sie als Unternehmer eine Aufwandsentschädigung, fallen hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Erhält der Mitarbeiter bei dem freiwilligen Praktikum kein Entgelt, müssen Sie auch keine Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Zahlen Sie dem Praktikanten ein Entgelt, sind folgende Regeln einzuhalten:

Steht das Studium innerhalb eines freiwilligen Zwischenpraktikums im Vordergrund, müssen Sie bei der Abrechnung von Praktikanten keine Beiträge zur Rentenversicherung abführen. Hierbei gelten die Vorschriften für die Beschäftigung von Studenten.

Das freiwillige Vor- oder Nachpraktikum ist bei der Abrechnung von Praktikanten als ein normales Beschäftigungsverhältnis abzurechnen. Hierbei sollten Sie die folgenden Möglichkeiten kennen:

  • Seit dem 01.01.2015 können Sie Praktikanten, deren Beschäftigungsverhältnis auf 3 Monate oder 70 Arbeitstage (vorher 2 Monate oder 50 Arbeitstage) begrenzt ist, als kurzfristige Beschäftigung
    Zeitraum für diese neueren, höheren Grenzen ist der 01.01.2015 bis zum 31.12.2018.
  • Rechnen Sie das Praktikum als Minijob ab und zahlen Sie bis 450 Euro monatlich.
  • Übersteigt der Verdienst die 450 Euro, wird der Praktikant wie alle anderen Mitarbeiter abgerechnet. Bis zu einem Entgelt von 850 Euro greift die Gleitzonenregelung für geringe Verdienste, die über der Minijobgrenze liegen, und über diesen Betrag zahlen Sie und der Arbeitnehmer die Beiträge jeweils zur Hälfte.

Vorgeschriebenes Praktikum

Manche Studiengänge schreiben vor oder nach dem Studium ein Praktikum zwingend vor. Ob und in welcher Höhe Sie dazu verpflichtet sind, Sozialversicherung abzuziehen und zu zahlen, ist von der Höhe des Entgelts abhängig.

  • Kein Entgelt
    Praktikanten sind über ein Elternteil familienversichert, so dass Sie keine Kranken- und Pflegeversicherung abführen müssen.
    Bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung zahlen Sie Fixbeträge, denen ein fiktives Entgelt zugrunde gelegt wird. Hier werden die Beiträge für das Jahr 2015 in den alten Bundesländern aus 28,35 Euro und den neuen Bundesländern aus 24,15 Euro berechnet. Das heißt, in den alten Bundesländern zahlen Sie 0,85 Euro als Beitrag zur Arbeitslosenversicherung – in den neuen Bundesländern 0,72 Euro. Der Beitrag zur Rentenversicherung in den alten Bundesländern beträgt 5,30 Euro und 4,52 Euro in den neuen Bundesländern.
  • Bei einem Entgelt bis zu 325 Euro rechnen Sie innerhalb der Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege- und Rentenversicherung die normalen Beiträge ab. Sozialversicherungsrechtlich fällt der Praktikant unter die Geringverdienergrenze, so dass Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil alleine zu tragen.
  • Liegt das Entgelt über 325 Euro, führen Sie die Beiträge normal ab, dabei tragen Sie und der Praktikant jeweils die Hälfte. 

Wichtig: Bei diesem Praktikum handelt es sich um ein Beschäftigungsverhältnis zur Berufsausbildung. Aus diesem Grund können Sie ein vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum nicht im Rahmen eines Minijobs abrechnen. Zudem gibt es für diese Praktikanten auch keine Gleitzonenregelung.