Wichtige Änderungen im Zahlungsverkehr durch SEPA

Mit der Umstellung auf SEPA ergeben sich einige Änderungen in der Abwicklung des Zahlungsverkehrs für unsere Kunden, auf welche wir nachfolgend hinweisen möchten.

Bitte bedenken Sie, dass lohndirekt diese Änderungen nicht zu verantworten hat, sondern lediglich auf diese Änderungen im Zuge der gesetzlichen Umsetzung von SEPA hinweist bzw. die erforderlichen Maßnahmen ergreift:

1.    Beleghafte Überweisungen:

Bei beleghaften Überweisungen von Lohn- und Gehaltszahlungen werden zukünftig nur noch Überweisungsvordrucke für den SEPA-Zahlungsverkehr verwendet, d.h. unter Verwendung von IBAN und evtl. BIC anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl. Weiterhin gibt es unter SEPA keine Sammelüberweisungen mehr, daher ist es zukünftig erforderlich, dass die im Abrechnungspaket beigefügten Überweisungsvordrucke vor Einreichung bei den Kreditinstituten jeweils alle einzeln unterzeichnet werden müssen.

Achtung:
Beleghafte Lohnzahlungen bei SEPA werden somit einzeln im Kontoauszug dokumentiert. Jede Nettozahlung an den einzelnen Mitarbeiter ist im Kontoauszug somit ersichtlich!  D. h. für diese Zahlungen sollte eine elektronische Einreichung erfolgen, sofern der Kontoauszug (elektronisch/körperlich) im Unternehmen öffentlich wird.

2.    Zahlungsdateien per E-Mail:

Kunden, die ihre Zahlungsdateien für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von lohndirekt per E-Mail erhalten, können diese Dateien nach wie vor in ihr Electronic Banking-Programm hochladen und ausführen. Hier wurde nur das Format der Zahlungsdateien auf xml-Format umgestellt, welches aber i. d. R. von allen gängigen Zahlungsverkehrsprogrammen der Kreditinstitute problemlos verarbeitet werden kann. Sicherheitshalber sollten Sie mit Ihren Kreditinstituten abklären, ob das Electronic Banking-Programm SEPA-Zahlungen bereits verarbeiten kann. Notfalls ist ein Update erforderlich.

3.    Zahlungsdateien per Diskette:

Die Einreichung von Zahlungsverkehrsdateien auf körperlichen Datenträgern (z.B. Disketten) ist kein gültiges SEPA-Zahlverfahren. Aus diesem Grund ist diese Zahlungsform dann nicht mehr möglich. Zukünftig können Kunden die dieses Verfahren nutzten Ihre Dateien nur noch auf elektronischem Wege oder per beleghafter Überweisung bei ihrem Kreditinstitut einreichen.

4.    Elektronischer Zahlungsverkehr:

In den Fällen, in denen lohndirekt für seine Kunden als Rechenzentrum fungiert und nach Fertigstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf elektronischem Wege die Zahlungsdateien an das Kreditinstitut des Kunden überträgt, ist zukünftig die Angabe eines Ausführungsdatums (RequestedExecutionDate oder RequestedCollectionDate) für die jeweilige Zahlungsdatei verpflichtend. Dieses Ausführungsdatum sollten Sie als Kunde mit Ihrem persönlichen Lohnbuchhalter im Vorwege für den jeweiligen Abrechnungsmonat vereinbaren.

lohndirekt wird die Zahlungsdateien i. d. R. 2 Tage vor diesem Ausführungsdatum an das Kreditinstitut des Kunden übertragen. Bei den meisten Kreditinstituten gilt ab Einreichungstag der Zahlungsdateien eine 10-Tage-Frist für die Gültigkeit dieser Dateien, in welcher der Kunde die Autorisierung (per Bestätigungsfax oder elektronischer Unterschrift) der Dateien vornehmen kann, so dass die Zahlung bei vorliegender Autorisierung frühestens zum Ausführungsdatum bzw. nach dem Ausführungsdatum zum Zeitpunkt des Vorliegens der Autorisierung ausgeführt wird, maximal jedoch innerhalb der 10-Tages-Frist ab Einreichungsdatum

Beispiel: lohndirekt überträgt die Zahlungsdatei an die Bank des Kunden nach Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung am 22. des Monats mit Ausführungsdatum 25. des Monats. Der Kunde autorisiert die Datei per Bestätigungsfax oder via elektronischer Unterschrift am 24. des Monats. Die Zahlungsdatei wird vom Kreditinstitut am Ausführungsdatum 25. des Monats ausgeführt.

Die 10-Tage-Frist läuft ab 22. des Monats, d.h. die Datei ist noch bis zum 31. des Monats bzw. 01. des Folgemonats gültig und könnte daher auch noch bis zu diesem Zeitpunkt durch spätere Autorisierung verzögert werden.

Hinweis für Kunden: Bankverbindung neuer Mitarbeiter:

Bitte geben Sie uns ab sofort bei der Meldung neuer Mitarbeiter sowie bei Änderung einer Bankverbindung immer auch die IBAN/BIC der Zahlungsempfänger (Bankverbindung des Mitarbeiters, seiner Krankenkasse, der sonstigen Abzüge) auf, da ansonsten Zahlungen nach erfolgter SEPA-Umstellung (voraussichtlich beginnend ab November 2013) nicht mehr korrekt ausgeführt werden können.