Zeiterfassung – Sinn und Möglichkeiten

In vielen Unternehmen ist heutzutage eine korrekte Zeiterfassung unerlässlich. Die Zeiterfassung dient nicht nur dazu, die Stundenkontingente jedes Mitarbeiters zu prüfen, sondern unter Umständen auch, um Projekte zu überblicken und zu überwachen.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Zeiten zu erfassen:

  • in Papierform
  • über ein stationäres Zeiterfassungssystem oder
  • als mobile Zeiterfassung

Alle drei Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile, auf die wir nachfolgend näher eingehen werden.

Zeiterfassung in Papierform

Diese Art, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen, ist die ursprünglichste Form, insbesondere auch heute noch für kleine Unternehmen. Von Hand werden Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende notiert. Hat der Mitarbeiter verschiedene Aufgaben zu erledigen, ist es sinnvoll, die erbrachten Zeiten für die jeweilige Aufgabe aufzuschreiben. So können detailliert die Arbeitsvorgänge festgehalten werden, Projektarbeiten sind überschaubar und kontrollierbar. Aus den aufgezeichneten Arbeitszeiten und dem Projektverlauf ist ersichtlich, ob das Projekt in der vorgegebenen Zeit erledigt werden kann oder eine Nachkalkulation notwendig ist.

Die Zeiterfassung in Papierform ist nicht ganz unproblematisch. Wer schreibt die Arbeitszeiten auf? Der Mitarbeiter selbst oder ist eine bestimmte Person dafür verantwortlich? In mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen ist die Art der Zeiterfassung eher als überholt und nicht praktikabel einzustufen.

Auch im Hinblick auf die Lohnabrechnung ist die manuelle Zeiterfassung zu zeitaufwändig und mit einer höheren Fehlerquote als die anderen Möglichkeiten verbunden.

Stationäre Zeiterfassung

Stempeluhr, Lochkarte und Stechkarte – das waren die früheren Zeiterfassungssysteme. Die heutigen stationären Zeiterfassungssysteme funktionieren beispielsweise über einen Fingerabdruckscanner. Die Zeitnahme beginnt, wenn der Mitarbeiter seinen Daumen kurz auf das Gerät gehalten hat. Moderne Zeiterfassungsgeräte sind mit einer Software verbunden, die direkt im Hintergrund die Auswertung durchführt und die Daten an die Lohnbuchhaltung weitergibt. Auf einen Blick ist ersichtlich, wann der Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hat, zur Pause gegangen ist und Feierabend gemacht hat.

Wie alle anderen Zeiterfassungssysteme ist die Disziplin des Mitarbeiters gefordert, sich an- und abzumelden.

Wichtig bei dieser Art von Zeiterfassung ist die Datensicherung, damit bei einem Systemcrash nicht alle Daten verloren gehen. Die Zeiterfassungssysteme müssen in regelmäßigen Abständen gewartet werden, was wiederum mit Kosten verbunden ist. Mitarbeiter, die hauptsächlich außer Haus für das Unternehmen tätig sind, können auf diese Art keine Arbeitszeiten erfassen.

So stehen der effizienten Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten und der einfachen Auswertung durch entsprechende Software die starre Struktur und Handhabung dieser Zeiterfassungssysteme gegenüber.

Mobile Zeiterfassung

Mit dem Aufkommen des Handys kamen auch so langsam die mobilen Zeiterfassungssysteme. Erste Kombinationen aus mobiler Zeiterfassung und Papiererfassung wurden bei Projekten angewandt und haben sich bewährt.

Bei der mobilen Zeiterfassung benötigt der Mitarbeiter ein Mobilgerät, welches über GPS zu orten ist. An einer zentralen Stelle steht die entsprechende Software zur Verfügung, die das Tracking durchführt. Die Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters lässt sich anhand der GPS-Daten erfassen. Allerdings können auf diese Art keine Pausenzeiten erfasst werden.

Abschließend kann man sagen, dass die Unternehmensgröße für die Art der Zeiterfassung ausschlaggebend ist. Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern fahren am besten mit der Papiererfassung, größere Firmen, bei denen die Mitarbeiter direkt im Unternehmen ihre Arbeit ausführen, sollten auf die stationäre Zeiterfassung setzen. Und für große Firmen, die viele Außendienstmitarbeiter beschäftigen, ist meist die mobile Zeiterfassung von Vorteil.