Einzelheiten zur Berechnung der U1 Erstattung


Einzelheiten zur Berechnung der U1 Erstattung

Die Umlage U1 – für jeden Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern verpflichtend. Die Beitragssätze zur U1 werden individuell von den Krankenkassen festgelegt, das heißt, die Ausgleichskasse ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Bei Mitarbeitern, die im Unternehmen geringfügig beschäftigt sind, ist die Minijobzentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See zuständig.

Zum 01. Januar 2017 sank die Umlage U1 für geringfügig Beschäftigte von vorher 1,0% auf 0,9%. Die Entgeltersatzleistungen betragen weiterhin 80%.

Die Grundlage der Berechnung der U1 Erstattung

Als Basis der Berechnung dient das Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Bei der Beitragsberechnung als auch bei der Erstattung der Umlage U1 bleiben einmalige Zahlungen gemäß § 7 Abs. 2 Satz 2 AAG unberücksichtigt. Dies gilt auch für die Umlage U2 – Aufwendungen bei Mutterschaft.

Auf fiktives Entgelt innerhalb der Kurzarbeit werden keine Umlagebeiträge fällig.

Im Falle von variablen Arbeitsentgelten, beispielsweise in Form von Provisionen oder Überstundenvergütungen, die meist nicht in dem Monat abgerechnet werden, in denen der Anspruch darauf entsteht, können dem nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet werden.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Generell hat jeder Arbeitnehmer im Krankheitsfall Anspruch auf Lohnfortzahlung über die Dauer von sechs Wochen. Die Frist von sechs Wochen beginnt mit dem Tag NACH Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Im Falle, dass die Arbeitsunfähigkeit an einem Arbeitstag VOR Beginn der Arbeit eintritt, zählt dieser Arbeitstag mit.

Erkrankt der Arbeitnehmer während des Arbeitstages, erfolgt für den Resttag auf das zu zahlende Arbeitsentgelt im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung keine Erstattung. Für Erkrankungen ab dem 01.07.2010 wird nach dieser Rechtsauffassung verfahren.

Das heißt: Grundsätzlich ist ausschließlich das Arbeitsentgelt erstattungsfähig, welches nach den Vorschriften des Entgeltfortzahlungsgesetzes ausgezahlt wurde. Ein bereits begonnener Arbeitstag zählt nicht zu der Sechs-Wochen-Frist, sondern der Erstattungszeitraum beginnt grundsätzlich immer nach dem ersten, vollständigen, ausgefallenen Arbeitstag.

Basiswert für die U1 Erstattung

Sowohl die Umlage U1 als auch die Umlage U2 sind vom Arbeitsentgelt zu berechnen, das für die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung maßgeblich ist. Sind Arbeitnehmer von der Rentenversicherungspflicht befreit oder rentenversicherungsfrei, gilt das Arbeitsentgelt als Basiswert, auf das die Rentenversicherungsbeiträge im Falle, dass Rentenversicherungspflicht besteht, zu berechnen wäre.

Das fortgezahlte Arbeitsentgelt an arbeitsunfähige Arbeitnehmer unterliegt ebenfalls der Umlagepflicht.

Beachte:
Nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 SGB V werden bei Beamten und beamtenähnlichen Personen die Entgelte bei Arbeitsunfähigkeit bei der Berechnung der Umlage innerhalb des Ausgleichsverfahrens nicht berücksichtigt, sofern sie aus der Beschäftigung erzielt werden, aus der die Krankenversicherungsfreiheit herrührt. Somit wäre das Arbeitsentgelt, welches ein Beamter innerhalb einer Nebenbeschäftigung in der privaten Wirtschaft erzielt, umlagepflichtig.

Berechnung der Umlage U1

Die Umlagen U1 und U2 sind mit dem monatlichen Beitragsnachweis an die Krankenkasse des jeweiligen Arbeitnehmers zu melden und abzuführen. Die Berechnung kann mittels Lohnprogramm erfolgen oder über SVnet. Oder die wohl einfachste Variante: ein Lohndienstleister wie lohndirekt übernimmt die Aufgaben der Lohnabrechnung für das Unternehmen.

Was ist SVnet?

Bei SVnet handelt es sich um eine systemgeprüfte Anwendung nach § 22 DEÜV, die das GKV-Zertifikat einer geprüften Ausfüllhilfe-Software trägt und dadurch die Anforderungen nach § 26b SGB IV erfüllt. Mit SVnet können Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise auf elektronischem Weg in verschlüsselter Form übertragen werden. Für Unternehmen, die nicht an der elektronischen Datenübermittlung, beispielsweise direkt aus dem Lohnprogramm heraus, teilnehmen, ist die kostenlose Variante von SVnet interessant. Die Stammdaten der Mitarbeiter müssen von Hand erfasst werden, so dass der Einsatz von SVnet eher für eine geringe Anzahl an Mitarbeitern Sinn macht.

Fälligkeit des Erstattungsbetrages

Generell muss der Arbeitgeber vor der Übermittlung des Erstattungsantrags prüfen, ob der Anspruch bereits fällig und dadurch eine Erstattung zum Zeitpunkt der Datenübertragung bereits möglich ist.

Um einen Erstattungsanspruch geltend zu machen, muss die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers – sobald diese mehr als 3 Tage beträgt – ärztlich bescheinigt sein.

Der Erstattungsbetrag kann entweder auf das Bankkonto des Arbeitgebers erfolgen oder mit den Beiträgen aus den Beitragsnachweisen verrechnet werden.