Fahrtkosten eines Arbeitnehmers von dessen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte können entweder durch den Arbeitgeber ersetzt oder durch den Arbeitnehmer von der Steuer abgesetzt werden. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten des Mitarbeiters, sind diese steuerlich als Betriebsausgaben absetzbar.
Grundsätzliches zu den Fahrtkostenzuschüssen
Nutzt ein Arbeitnehmer ein Beförderungsmittel, um dienstlich erforderliche Wege zurückzulegen, fallen für ihn Fahrtkosten an. Fallen Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, an, unterscheidet man hierbei drei Fälle:
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Tägliche Fahrten von der Wohnung in die Firma und zurück
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Bei doppelter Haushaltsführung die Familienheimfahrten bei den so genannten Wochenendpendlern
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Strecken, die aufgrund von Auswärtstätigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers anfallen
Bei diesen Fahrten hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sie als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen oder sich diese vom Arbeitgeber erstatten zu lassen.
Zahlt der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten des Arbeitnehmers, sind diese steuerpflichtiger Arbeitslohn. Statt der individuellen Besteuerung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, bestimmte Fahrtkostenzuschüsse mit 15 % pauschal zu versteuern – allerdings nur bis zur Höhe der Entfernungspauschale. Durch die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse wird der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers gemindert. Dies gilt auch für die Arbeitgeberleistungen, die im Zusammenhang mit den Fahrten zwischen der Wohnstätte und der ersten Arbeitsstätte stehen, wie beispielsweise das Gewähren eines Firmenwagens oder eines Jobtickets. Gewährt der Arbeitgeber für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel dem Arbeitnehmer verbilligt oder kostenlos die Fahrkarte, kann die monatliche Sachbezugsgrenze von 44 Euro dafür genutzt werden.
Bei einer Auswärtstätigkeit oder bei Familienheimfahrten am Wochenende sind die Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers grundsätzlich steuerfrei.
Vorschriften, Gesetze und die Rechtsprechung
Lohnsteuer
40 Abs. 2 Satz 2 EStG regelt die Lohnsteuerpauschalierung. Des Weiteren wird auf § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG verwiesen, dass nur die als Entfernungspauschale anzusetzenden Beträge oder die höheren, tatsächlich anfallenden Aufwendungen für die öffentlichen Verkehrsmittel in die Pauschalierungsregel fallen. Geht es um die monatlichen Freigrenzen für Sachbezüge, wie beispielsweise für Fahrkarten von 44 Euro, wird dies in § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG geregelt. Für Beschäftigte, die verbilligte oder kostenlose Fahrkarten von öffentlichen Verkehrsmitteln erhalten, kommt der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro – geregelt in § 8 Abs. 3 EStG – zum Tragen.
Sozialversicherung
Aus § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV ergibt sich die Zurechnung der vom Arbeitgeber geleisteten Fahrtkostenzuschüsse im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zum beitragspflichtigen Entgelt des Arbeitnehmers innerhalb der Sozialversicherung. Für die Ausnahmeregelung für den pauschal versteuerten Fahrtkostenersatz tritt § 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV in Kraft.
Das Ganze im Überblick:
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Entgelt |
Lohnsteuer |
Sozialversicherung |
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Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers |
pflichtig |
pflichtig (wenn nicht pauschal versteuert) |
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Fahrtkostenzuschüsse bei beruflich veranlassten Auslandstätigkeiten |
frei |
frei |
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Jobticket, wenn nicht Lohnsteuerpauschalierung von 15 % gewählt wurde (hierbei die 44 Euro Sachbezugsfreigrenze beachten) |
pflichtig |
pflichtig (wenn vom Verkehrsträger das Ticket zu dem vereinbarten Preis ausgehändigt wird) |
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Fahrten zur Berufsschule bei Auszubildenden |
frei |
frei |
Wissenswertes zum Entgelt
Fahrtkostenzuschüsse – steuer- und beitragspflichtig
Die Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Fahrtkosten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte des Arbeitnehmers sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Zuschüsse des Arbeitgebers müssen entweder
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pauschal mit 15 % oder
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individuell nach den ELStAM des Mitarbeiters
versteuert werden.
Fällt die Wahl auf die individuelle Besteuerung, sind die Zuschusshöhe, die Entfernung von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte und die Begrenzung des auf die Werbungskosten absetzbaren Betrags irrelevant.
Die lohnsteuerpflichtigen, gezahlten Fahrtkostenzuschüsse, die der Arbeitgeber zahlt, zählen als sozialversicherungspflichtiges Entgelt und sind somit beitragspflichtig. Ob
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der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug für Fahrten verbilligt oder unentgeltlich zur Verfügung stellt oder
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bei Benutzung des privaten PKWs dem Arbeitnehmer Kilometergeld zahlt
– die Beitragspflicht der Fahrtkostenzuschüsse zur Sozialversicherung gilt grundsätzlich.
Betrieblich veranlasste Fahrten
Nutzt der Arbeitnehmer für betrieblich veranlasste Fahrten, beispielsweise Botenfahrten, Fahrten zu Geschäftsterminen oder zu Hausbesuchen, seinen privaten PKW, kann der Arbeitgeber die dadurch entstandenen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Dabei gibt es drei Möglichkeiten:
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Erstattung der, für die Fahrt, tatsächlich angefallenen Gesamtkosten
(R 9.5 Abs. 1 Satz 3 LStR 2011)
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Erstattung mit einem individuell ermittelten Gesamtkostensatz, der je Kilometer berechnet wird
(R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR 2011)
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Pauschale Erstattung je Kilometer
(R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2011)
Nutzt der Arbeitnehmer den privaten PKW für berufliche Auswärtstätigkeiten, können die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Dabei muss der Arbeitnehmer mit entsprechenden Belegen die entstandenen Kosten einzeln nachweisen.
Die Lohnsteuerpauschalierung des Fahrtkostenzuschusses
Für die Lohnsteuerpauschalierung mit 15 % ist die Voraussetzung, dass die Fahrtkostenzuschüsse zusätzlich zum Arbeitsentgelt geleistet werden. Bei der Pauschalierung von 15 % müssen der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % der pauschalen Lohnsteuer und eventuell die (pauschale) Kirchensteuer zusätzlich geleistet werden.
Die Rechtsprechung des BFH besagt, dass unter dem „ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ der, dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich zustehende Lohnanspruch zu verstehen ist. Das heißt, bei den Zuschüssen muss es sich um freiwillige Zusatzleistungen des Arbeitgebers handeln, die zusätzlich auf den „ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ geleistet werden.
Dagegen sind die Maßstäbe der Finanzverwaltung etwas großzügiger. Zahlt der Arbeitgeber eine zweckbestimmte Leistung zusätzlich zum Arbeitslohn, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ohnehin arbeitsrechtlich schuldet, ist die Zusätzlichkeitsvoraussetzung erfüllt. Somit ist es unerheblich, ob für den Arbeitnehmer ein Rechtsanspruch auf diese zweckbestimmte Leistung besteht. Demnach sind lediglich Gehaltsumwandlungen schädlich.
Begrenzung der Pauschalierung auf den Werbungskostenabzug
Höchstens der Betrag, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann, ist pauschalierungsfähig – vorausgesetzt, die Bezüge werden nicht pauschal besteuert. Maßgebend ist die kürzeste Verbindung von der Wohnung zur Arbeitsstätte des Arbeitnehmers.
Berechnung des Fahrtkostenzuschusses
Die Entfernung der Wohnung bis zur Arbeitsstätte des Arbeitnehmers beträgt 10 km. Aus Vereinfachungsgründen nach den Lohnsteuerrichtlinien, wird zunächst unterstellt, dass der Arbeitnehmer im Monat an 15 Tagen arbeitet und somit an insgesamt 180 Tagen im Jahr die Strecke zurücklegt.
Daraus ergibt sich die nachfolgende Berechnung:
Entfernungspauschale (180 Arbeitstage x 10 Kilometer x 0,30 Euro) = 540 Euro Pauschalierbare Arbeitgeber-Fahrtkostenzuschüsse 540 Euro.
Daraus ergibt sich ein monatlicher Betrag von 45 Euro (540 Euro geteilt durch 12 Monate).
Für den Fahrtkostenzuschuss kann die Lohnsteuer mit 15 % erhoben werden. Grundsätzlich wird die pauschale Lohnsteuer vom Arbeitgeber getragen, es ist aber möglich, dass er dies dem Mitarbeiter überträgt. Der pauschal versteuerte Arbeitslohn wird in der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen. Beiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an.