DaBPV (Datenübermittlungsverfahren Beitragsdifferenzierung Pflegeversicherung) ist das neue zum 01.07.2025 eingeführte digitale Verfahren, mit dem Arbeitgeber die Anzahl der Kinder und die Elterneigenschaft von Beschäftigten elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abrufen können. Diese Informationen sind relevant für die Berechnung von Beitragszuschlägen bzw. -abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung (Stichwort: Kinderlosenzuschlag). Doch was ist zu tun, wenn die zurückgemeldeten Daten nicht mit der tatsächlichen Kinderanzahl oder Elternschaft übereinstimmen?
Mögliche Ursachen für abweichende DaBPV-Daten
Wenn das BZSt nicht alle Kinder eines Arbeitnehmers in seinen Steuerdaten erfasst hat, können die über DaBPV mitgeteilten Werte zur Elterneigenschaft (Elternteil ja/nein) und zur Kinderanzahl von der Realität abweichen. Häufige Gründe hierfür sind:
Kinder nicht im ELSTER-Verfahren erfasst: Das Verfahren berücksichtigt nur Kinder, die lohnsteuerlich gemeldet sind. Kinder, die im Jahr 2011 bereits 18 Jahre alt waren und seitdem steuerlich nicht mehr relevant sind, erscheinen z. B. nicht in den ELStAM-Daten.
Bestimmte Kinderkonstellationen unbekannt: Stiefkinder, Adoptivkinder, Pflegekinder oder im Ausland lebende Kinder sind dem BZSt unter Umständen nicht bekannt, sofern sie nicht bei der Meldebehörde oder dem Finanzamt entsprechend gemeldet wurden. Solche Kinder werden folglich in der DaBPV-Rückmeldung nicht berücksichtigt.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat ein im Ausland lebendes Kind oder ein volljähriges Stiefkind, das nie auf der Lohnsteuerkarte stand. Im DaBPV-Abruf würde das BZSt diese Kinder nicht melden – die Rückmeldung könnte also fälschlich „kinderlos“ lauten, obwohl tatsächlich Kinder vorhanden sind.
Elterneigenschaft: Korrektur bei unvollständiger Rückmeldung
Stellt sich heraus, dass die zurückgemeldete Elterneigenschaft (Elternstatus) nicht stimmt – etwa weil ein Arbeitnehmer tatsächlich Kinder hat, die in der Rückmeldung nicht auftauchen – muss dies manuell korrigiert werden. In diesem Fall benötigen Arbeitgeber einen Nachweis in deutscher Sprache über min. ein vorhandenes Kind. Arbeitgeber sind berechtigt und sogar verpflichtet, in solchen Fällen abweichend von den BZSt-Daten die korrekt ermittelten Daten für die Beitragserhebung heranzuziehen. Liegen entsprechende Belege für Kinder vor, sind diese anstelle der fehlerhaften Rückmeldedaten für die Beitragsberechnung zu verwenden.
Hinweis für Arbeitnehmer: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber, wenn Sie Kinder haben, die ggf. nicht im elektronischen Abruf auftauchen. Legen Sie geeignete Nachweise vor (siehe unten), damit Ihr Arbeitgeber die Elterneigenschaft richtig erfassen kann. Nur so vermeiden Sie, fälschlich als kinderlos zu gelten und den Kinderlosenzuschlag von aktuell 0,6% vom Sozialversicherungsbrutto zu zahlen.
Kinderanzahl: Vorgehen bei falscher Rückmeldung
Ähnlich wie beim Elternstatus kann auch die vom BZSt gemeldete Kinderzahl vom tatsächlichen Wert abweichen. Gründe hierfür sind die gleichen wie oben beschrieben. Für Arbeitgeber bedeutet dies: Entspricht die zurückgemeldete Anzahl der Kinder nicht der Realität, muss im System die korrekte Kinderanzahl hinterlegt werden – wiederum gestützt durch entsprechende Dokumente des Arbeitnehmers in deutscher Sprache.
Wichtig: Verwenden Sie eine von der Rückmeldung abweichende Kinderanzahl nur, wenn Ihnen der Arbeitnehmer schriftliche Nachweise für alle Kinder (bis zum Alter von 25 Jahren) vorgelegt hat (z. B. Geburtsurkunden). Liegen solche Nachweise nicht vor, muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter aktiv zur Nachweiserbringung auffordern. Bis zur Vorlage der Nachweise sind die Daten gemäß Rückmeldung heranzuziehen, d. h. vorerst wird so abgerechnet, als ob die BZSt-Daten korrekt wären. Sind dem Arbeitgeber jedoch anderweitig Informationen bekannt, die von der BZSt-Meldung abweichen (z. B. erklärt der Arbeitnehmer glaubhaft, Kinder zu haben), muss der Arbeitgeber diese Hinweise aufgreifen, Nachweise einfordern und die Sachlage klären. Alle vorgelegten Nachweise sollten sorgfältig dokumentiert und für Prüfungszwecke aufbewahrt werden – z. B. für eine spätere Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Nachweise der Elterneigenschaft und Aufbewahrung
Der Nachweis der Elterneigenschaft spielt eine zentrale Rolle bei abweichenden Daten. Arbeitgeber sind verpflichtet, solche Nachweise zu den Entgeltunterlagen zu nehmen und sie bei Bedarf im Rahmen von Prüfungen vorlegen zu können. Aus den Dokumenten muss im Falle einer rückwirkenden Korrektur (Nichtzahlung des Zuschlags ab Geburt) das Datum des Ereignisses (z. B. Geburtsdatum des Kindes) ersichtlich sein, und es sollte darauf vermerkt werden, wann der Nachweis eingereicht wurde. Falls Original-Dokumente nach Einsicht an den Arbeitnehmer zurückgegeben werden, sollten Kopien für die Unterlagen gefertigt werden.
Mögliche Nachweisdokumente: Als Belege für die Elternschaft kommen unter anderem folgende Unterlagen in Betracht:
Geburtsurkunde des Kindes (bzw. Auszug aus dem Geburtenregister)
Abstammungsurkunde oder Auszug aus dem Familienbuch/Familienstammbuch
Adoptionsurkunde (bei adoptierten Kindern)
Sterbeurkunde des Kindes (auch ein verstorbenes Kind begründet eine Elterneigenschaft)
Steuerliche Lebensbescheinigung vom Einwohnermeldeamt (falls verfügbar)
Kindergeldbescheid der Familienkasse
Einkommensteuerbescheid (mit eingetragenen Kinderfreibeträgen)
Öffentliche Urkunde über eine Vaterschaftsanerkennung (vom Gericht, Notar, Standes- oder Jugendamt)
Bescheinigung über Mutterschaftsgeld oder Erziehungsgeld-Bescheid (Nachweis über Mutterschutz/Elternzeitleistungen)
Kontoauszug mit Kindergeldzahlungen (Nachweis, dass Kindergeld für ein Kind gezahlt wird)
Bescheid der Deutschen Rentenversicherung über die Anrechnung von Kindererziehungszeiten
Diese Dokumente reichen in der Regel aus, um die Elterneigenschaft nachzuweisen. Wichtig: Eine Sterbeurkunde zählt ebenfalls als Nachweis, denn es kommt weder auf das Alter des Kindes noch darauf an, ob es noch lebt – maßgeblich ist, dass der Arbeitnehmer irgendwann ein Kind hatte.
Falls keiner der oben aufgeführten Belege beschafft werden kann (etwa in Ausnahmefällen, z. B. bei Verlust von Urkunden oder Herkunft aus Krisengebieten), sind ersatzweise auch Taufbescheinigungen oder Zeugenerklärungen (eidesstattliche Versicherungen von Zeugen) als Beweismittel zugelassen. In solchen Fällen sollte der Arbeitgeber im Zweifelsfall Rücksprache mit der Krankenkasse oder dem Prüfer halten, da die endgültige Anerkennung im Ermessen der prüfenden Stellen liegen kann.
