Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Alltag häufig durcheinandergeworfen. Beide bezeichnen grundsätzlich das Entgelt für geleistete Arbeit – also die Bezahlung, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält. Dennoch gibt es wichtige Unterschiede zwischen Lohn, Gehalt und dem übergeordneten Begriff Entgelt. Diese Unterschiede zu kennen ist sowohl für Unternehmen (etwa bei der Lohnbuchhaltung) als auch für Arbeitnehmer wichtig, etwa wenn es um Abrechnungen, Urlaubs- oder Krankengeld geht. Im Folgenden erklären wir in klarer Sprache die Definitionen, Einsatzbereiche und Abrechnungsbesonderheiten von Lohn, Gehalt und Entgelt. Zudem zeigen wir, welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte zu beachten sind und warum die Wahl eines kompetenten Outsourcing-Dienstleisters für Lohnabrechnung Vertrauen und Sicherheit bietet.
Definition und Abgrenzung von Lohn, Gehalt und Entgelt
Lohn: Mit Lohn ist meist ein stunden- oder leistungsabhängiges Arbeitsentgelt gemeint. Die Höhe des Lohns berechnet sich auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden oder produzierten Stückzahlen im Monat. Typisch ist daher, dass der monatliche Bruttolohn schwankt – je nach Umfang der geleisteten Arbeit. Der Lohn wird in der Regel nachträglich, also am Monatsende, ausgezahlt, da erst dann feststeht, wie viele Stunden oder Leistungen im Monat erbracht wurden. Lohnempfänger sind häufig gewerbliche Mitarbeiter oder Arbeiter in Industrie und Handwerk, deren Vergütung an die erbrachte Leistung gekoppelt ist.
Gehalt: Ein Gehalt ist demgegenüber ein festes monatliches Einkommen. Die Vergütung bleibt von Monat zu Monat konstant und ist unabhängig von der tatsächlichen Stundenanzahl oder den Arbeitstagen im Monat. Ob ein Kalendermonat 20 oder 23 Arbeitstage hat, spielt für die Gehaltshöhe keine Rolle. Gehälter werden oft zu einem festen Termin (z.B. monatlich zum Monatsende) gezahlt und schon im Voraus vertraglich festgelegt. Typischerweise erhalten Angestellte in Büro- oder Verwaltungsjobs ein Gehalt, da hier weniger die einzelne Stunde, sondern die Erfüllung einer kontinuierlichen Arbeitsleistung im Vordergrund steht.
Entgelt: Entgelt ist ein Oberbegriff und umfasst jede Form der Vergütung, die ein Arbeitgeber für geleistete Arbeit zahlt. Der Begriff Entgelt schließt also Lohn, Gehalt sowie weitere Vergütungsbestandteile ein. Dazu zählen zum Beispiel Zulagen (etwa Schichtzulagen), Prämien, Sachbezüge (wie Firmenwagen, Verpflegung) oder Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Entgelt ist der Begriff, der in Gesetzen und Arbeitsverträgen oft verwendet wird, wenn allgemein von Bezahlung die Rede ist. Wichtig: Entgelt bezieht sich immer auf die Gegenleistung für abhängige Arbeit (Angestellte/Arbeiter), nicht auf Honorare für Selbstständige oder Ehrenamtliche.
Kurz gesagt: Gehalt ist gleichbleibend und unabhängig von den geleisteten Stunden, Lohn variiert je nach erbrachter Leistung oder Stunden, und Entgelt umfasst beide sowie alle weiteren Zahlungen aus dem Arbeitsverhältnis.
Typische Einsatzbereiche – wer bekommt Lohn, wer Gehalt?
Ob ein Mitarbeiter Lohn oder Gehalt erhält, hängt häufig von der Branche und der Art der Tätigkeit ab. Traditionell wurde in Deutschland auch zwischen Arbeitern (Lohnempfänger) und Angestellten (Gehaltsempfänger) unterschieden. Heute sind die Übergänge fließender, doch einige typische Einsatzbereiche lassen sich nennen:
Lohnempfänger: Branchen, in denen stundenabhängig bezahlt wird, setzen oft auf Löhne. Klassische Beispiele sind das Baugewerbe, die Industrieproduktion, das Handwerk (z. B. auf dem Bau oder in der Fertigung) und Bereiche wie die Pflege. Hier spielen die tatsächlich geleisteten Stunden oder Stückzahlen eine große Rolle für die Vergütung. Auch Aushilfstätigkeiten oder Jobs mit stark schwankender Auftragslage werden oft per Lohn bezahlt – das gibt Unternehmen Flexibilität, je nach Arbeitsanfall zu vergüten, und Arbeitnehmern die Möglichkeit, durch Mehrarbeit mehr zu verdienen.
Gehaltsempfänger: In den meisten Bürojobs und kaufmännischen Berufen ist das feste Gehalt üblich. Beispielsweise in Verwaltung, Vertrieb, IT, im öffentlichen Dienst oder anderen Angestelltenverhältnissen erhalten Mitarbeiter ein regelmäßiges Monatsgehalt. Hier steht die Gesamtleistung bzw. die Rolle des Mitarbeiters im Vordergrund, weniger die exakt geleisteten Einzelstunden. Das Gehalt bietet beiden Seiten Planungssicherheit: Arbeitgeber können mit konstanten Personalkosten rechnen, Arbeitnehmer mit einem verlässlichen Einkommen. Auch Führungspositionen und akademische Berufe werden nahezu immer mit Gehalt vergütet.
Entgelt (allgemein): Der Begriff Entgelt findet in jedem Arbeitsverhältnis Anwendung – unabhängig davon, ob Lohn oder Gehalt gezahlt wird. Zum Beispiel spricht man von Entgeltabrechnung (dem Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung) und vom Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), das die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall regelt. In Tarifverträgen wird häufig der Begriff Entgelttabelle genutzt, welche Löhne/Gehälter für verschiedene Gruppen festlegt. Tariflohn nennt man einen Lohn, der durch Tarifvertrag für eine Branche oder Region vereinbart ist. Kurz: Entgelt ist überall dort der Oberbegriff, wo es um die Bezahlung von Arbeitnehmern geht.
Auswirkungen auf die Lohnabrechnung (Schwankungen vs. feste Werte)
Die gewählte Vergütungsart wirkt sich unmittelbar auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Entgeltabrechnung) aus. Ein kompetentes Lohnabrechnungsbüro kennt die jeweiligen Besonderheiten:
Monatliche Schwankungen beim Lohn: Da Löhne auf Ist-Leistung basieren, kann das Bruttoentgelt jeden Monat unterschiedlich ausfallen. In der Lohnabrechnung müssen daher jeden Monat die geleisteten Stunden (oder produzierten Stücke) und eventuelle Zuschläge erfasst werden. Eine genaue Stundendokumentation ist hier entscheidend und gesetzlich auch im Rahmen des Mindestlohngesetzes gefordert. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet dies etwas mehr Aufwand: Die Stundennachweise (ob via Stundenzettel oder digitale Zeiterfassung) fließen in jede Abrechnung ein und bestimmen das Monatsbrutto. Dadurch können Überstunden, Nacht- oder Sonntagszuschläge etc. die Abrechnung beeinflussen. Ein professioneller Payroll-Dienstleister stellt sicher, dass all diese variablen Daten korrekt in die Abrechnung einfließen. Vorteil der Lohnabrechnung ist die Flexibilität: Unternehmen zahlen nur die tatsächlich geleistete Arbeit, und Arbeitnehmer können durch zusätzliche Arbeit ihr Entgelt erhöhen. Nachteilig sind mögliche Schwankungen im Nettoverdienst, was für Arbeitnehmer eine vorausschauende Finanzplanung etwas erschwert.
Feste Werte beim Gehalt: Bei Gehältern ist die Lohnabrechnung pro Monat relativ konstant. Das vertraglich vereinbarte Monatsgehalt wird in jeder Abrechnung mit dem gleichen Betrag angesetzt, sodass Brutto- und Nettogehalt jeden Monat (von Ausnahmen abgesehen) gleich bleiben. Das vereinfacht die Abrechnung, da die Personalabteilung oder das Lohnbüro nicht monatlich variable Stunden erfassen muss. Allerdings gibt es auch bei Gehaltsempfängern manchmal variable Bestandteile: Zum Beispiel Prämien, Boni oder Schichtzulagen können das feste Grundgehalt ergänzen und somit doch zu unterschiedlichen Auszahlungsbeträgen führen. So erhalten z.B. manche Pflegekräfte ein fixes Grundgehalt plus Schichtzulagen – letzteres kann den monatlichen Verdienst variieren lassen. Insgesamt ist die Gehaltsabrechnung aber berechenbarer. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet Gehalt Planungssicherheit – das Einkommen ist unabhängig von der Monatslänge oder schwankender Auftragslage. Überstunden sind bei Gehalt oft pauschal mit abgegolten oder müssen separat vereinbart werden, was in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt wird (z.B. durch Zeitkonten oder Überstundenzuschläge laut Vertrag).
In der Lohnabrechnung selbst gibt es keine grundsätzlichen Unterschiede im Verfahren, ob Lohn oder Gehalt abgerechnet wird – beide erfolgen über Lohnsteuerabzug und Sozialabgabenberechnung. Der Unterschied liegt hauptsächlich in den Eingabedaten: Beim Lohn variieren diese monatlich (Stunden, Zuschläge), beim Gehalt bleiben sie gleichbleibend. Ein erfahrenes Lohnabrechnungsbüro ist mit beiden Szenarien vertraut und kann sowohl regelmäßige Gehälter als auch wechselnde Lohnbeträge effizient und korrekt abrechnen.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten
Lohnsteuer & Einkommensteuer: Für das Finanzamt gibt es keinen Unterschied, ob jemand Lohn oder Gehalt bezieht – beides zählt als Arbeitsentgelt und wird nach den Lohnsteuertabellen besteuert. Die Lohnsteuer (die lediglich der Quellensteuerabzug der Einkommensteuer für Arbeitnehmer ist) wird vom Arbeitgeber einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Lohn und Gehalt unterliegen also gleichen steuerlichen Regeln, wie z.B. Steuerklassen, Freibeträge und Progression. Eine kleine Besonderheit: Schichtzulagen (Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit) sind steuerfrei im gesetzlich zulässigen Rahmen – dies betrifft praktisch vor allem Lohnempfänger in Schichtbetrieben. Solche Zuschläge müssen auf der Lohnabrechnung zwar ausgewiesen, aber nicht versteuert werden, solange sie bestimmte Grenzen einhalten. Ein kompetenter Abrechnungsdienst kennt diese Regeln und berücksichtigt steuerfreie Bestandteile korrekt.
Sozialabgaben: Hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) gibt es ebenfalls keinen grundsätzlichen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt – beide sind in einer versicherungspflichtigen Beschäftigung beitragspflichtig. Beiträge werden immer vom Bruttoentgelt berechnet, egal ob es sich aus Lohn oder Gehalt zusammensetzt. Allerdings führen schwankende Löhne zu variierenden Beiträgen pro Monat: Verdient ein Arbeitnehmer in einem Monat mehr, zahlt er für diesen Monat mehr Beiträge (bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze), bei geringerem Verdienst fallen entsprechend weniger Beiträge an. Bei einem festen Gehalt bleiben die monatlichen Beiträge gleich, was die Abgabenplanung vereinfacht. Wichtig zu wissen: Lohnempfänger müssen weder Steuern noch Sozialabgaben selbst abführen – der Arbeitgeber erledigt das im Rahmen der Entgeltabrechnung genauso wie bei Gehaltsempfängern. In beiden Fällen werden also Netto-Auszahlungen überwiesen, nachdem Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung abgezogen wurden.
Lohnfortzahlung und Urlaub: Eine Differenz zeigt sich bei gesetzlich geregelten Sonderfällen wie Krankheit und Urlaub. Gehaltsempfänger erhalten im Urlaub oder im Krankheitsfall einfach weiter ihr volles Gehalt, da es ja unabhängig von Stunden ist. Lohnempfänger haben jedoch natürlich denselben Anspruch auf Entgeltfortzahlung – es muss also ein Durchschnitt berechnet werden, um ihren Verdienstausfall zu ersetzen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) schreibt ein „modifiziertes Lohnausfallprinzip“ vor: Für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wird die regelmäßige Arbeitszeit bzw. der Verdienst aus der Vergangenheit als Grundlage genommen (durchschnittlich über 12 Monate). Ähnlich verhält es sich beim Urlaubsentgelt nach dem Bundesurlaubsgesetz: hier wird oft der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen herangezogen, um zu berechnen, was ein Lohnempfänger während des Urlaubs an Bezahlung erhält. Diese Berechnungen stellen sicher, dass Arbeitnehmer mit schwankendem Lohn im Urlaub oder Krankheitsfall finanziell nicht benachteiligt werden. Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Es sind Durchschnittswerte zu ermitteln und anzuwenden, was ein zusätzlicher Schritt ist – ein erfahrener Outsourcing-Dienstleister kann dies jedoch routiniert und korrekt umsetzen.
Besondere Vergütungsformen: Unter Entgelt fallen auch Sonderformen wie Sachbezüge (z.B. Dienstwagen, Gutscheine) oder Bonuszahlungen. Diese können steuer- und sozialversicherungsrechtlich eigene Regeln haben (etwa Freigrenzen oder Pauschalversteuerung bei Sachbezügen). Während diese Besonderheiten nicht spezifisch an Lohn oder Gehalt geknüpft sind, erhöhen sie die Komplexität der Entgeltabrechnung. Ein professionelles Lohnbüro behält den Überblick darüber, welche Bestandteile wie zu verbeitragen oder zu versteuern sind, und berät ggf. auch, wie man Vergütungsmodelle optimal und rechtssicher gestaltet.
Relevanz auf die Finanzbuchhaltung
Grundsätzlich stellen sowohl Löhne, als auch Gehälter Kosten für den Arbeitgeber dar und sind entsprechend im Aufwand zu bebuchen. In vielen Kontenrahmen wird aber zwischen Löhnen und Gehältern differenziert. Eine Auswirkung auf die Gewinnermittlung hat dieses aber nicht.
