Welche Reisekosten dürfen Arbeitnehmer abrechnen?

Viele Unternehmen entsenden ihre Mitarbeiter, um die betriebliche Tätigkeit außerhalb des Unternehmens auszuführen. Waren es im Jahr 2004 noch etwa 146 Millionen solcher Reisetätigkeiten, geht die Tendenz seitdem stetig nach oben. 2014 hat der Verband Deutsches Reisemanagement 171 Millionen Dienstreisen verzeichnet. Eine Steigerung von 17 %. Dienstreisen sind heute teilweise notwendig, um sich gegen die Konkurrenz – sowohl national als auch international – behaupten zu können. Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber auf Dienstreise entsendet werden, dürfen sich die Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten und was in punkto Reisekosten zu beachten ist, vermittelt der nachfolgende Artikel.

 

 

Wissenswertes zu den Reisekosten

Werden Mitarbeiter außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich eingesetzt, liegt eine Geschäftsreise vor. Das heißt, der Kundenbetreuer oder Vertreter eines Unternehmens befindet sich auf Dienstreise, sobald er außerhalb des Betriebes tätig ist.

Folgende Kosten sind erstattungsfähig – wobei der Arbeitnehmer keinen rechtsverbindlichen Anspruch auf die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber hat:

  •  Fahrtkosten

  • Verpflegungskosten / Verpflegungsmehraufwand

  • Übernachtungskosten und

  • Reisenebenkosten.

Die Regelung, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten zu erstatten hat, wird meist im Vorfeld per Arbeitsvertrag geregelt. Allerdings ist nicht erforderlich, dass der Arbeitsvertrag Details dazu enthalten muss. 

Die Reisekosten eines Mitarbeiters können entweder nach den tatsächlich angefallenen Reisekosten oder über die Belege wie Hotelrechnungen und sonstige Quittungen abgerechnet werden. 

 

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Bei der Abrechnung der Reisekosten greifen Unternehmen gerne zu Pauschalen, die für bestimmte Teilbereiche der Reisetätigkeiten feste Beträge vorgeben.

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung:

Fahrtkosten (Nutzung des privaten PKW)

0,30 Euro pro Kilometer

Übernachtungen

Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Übernachtung

Verpflegungsmehraufwand

Erstattung nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt

Übernachtungen

Werden Übernachtungskosten vom Mitarbeiter geltend gemacht und diese vom Arbeitgeber übernommen, sind diese steuerfrei. Ist der Arbeitnehmer im Inland tätig, ist ein Pauschalbetrag von 20 Euro steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft aus dienstlicher Sicht nicht kostenlos oder vergünstigt erhält.

Bei Übernachtungen im Ausland, für die kein Nachweis existiert, werden ebenfalls Pauschbeträge angesetzt, die sich an der spezifischen Länderkategorie orientieren. Kann der Mitarbeiter eine Rechnung über die Übernachtung vorlegen, werden diese entsprechend angesetzt. 

Verpflegungsmehraufwand

Seit 2014 wird zwischen ein- und mehrtätigen Geschäftsreisen / Dienstreisen unterschieden.

Dauert die Reise nur einen Tag oder ist nicht mit einer auswärtigen Übernachtung verbunden und dauert mindestens 8 Stunden an diesem Tag an, kann am An- und Abreisetag eine Pauschale von 12 Euro angesetzt werden.

Erstreckt sich die Reise über mehrere Tage und beinhaltet eine Übernachtung außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers, wird jeweils für den An- und Abreisetag eine Pauschale von 12 Euro angesetzt – unabhängig davon, wie viele Stunden man an diesen Tagen unterwegs war. Für die 24-stündige Abwesenheit im Inland erhält der Mitarbeiter eine Pauschale von 24 Euro. Für Reisetätigkeiten ins Ausland, die sich über mehrere Tage erstrecken, gelten die länderspezifischen Pauschalsätze in punkto Verpflegungsmehraufwand. 

Der Arbeitgeber verweigert die Reisekostenerstattung

Wer als Mitarbeiter davon ausgeht, dass eine Reise, die durch den Arbeitgeber veranlasst wurde, auch von diesem erstattet wird, muss eines Besseren belehrt werden. Ist im Arbeitsvertrag keine Regelung zur Erstattung der Reisekosten enthalten, kann sich der Arbeitgeber durchaus weigern, für die Kosten der Reise aufzukommen. Allerdings kann der Arbeitnehmer sich auf § 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) berufen und auf einen Aufwendungsersatz bestehen.

Im Falle, dass der Arbeitgeber die Erstattung der Reisekosten verweigert, können die Reisekosten teilweise ausgeglichen werden, indem der Arbeitnehmer die Kosten steuerlich geltend macht.

In dem Falle sind die Reisekosten als Werbungskosten anzusetzen, wobei hier einige Besonderheiten gelten. Bei den Fahrtkosten können die tatsächlich angefallenen Kosten oder die geltenden Kilometerpauschalen angesetzt werden.

Die Übernachtungskosten werden mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet. Dabei müssen die Übernachtung und die Verpflegung getrennt betrachtet werden. Sind keine Kosten für die Verpflegung (beispielsweise Frühstück) ausgewiesen, sind Frühstückskosten in Höhe von 4,80 Euro abzuziehen. Weist die Hotelrechnung eine Position für das Frühstück auf, ist diese abzugsfähig. 

Hinweis: Bekommt der Mitarbeiter nicht alle Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet, kann der Differenzbetrag in der Steuererklärung aufgeführt werden.

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