Anmeldung eines neuen Mitarbeiters – das sind die notwendigen Unterlagen

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters müssen Arbeitgeber zahlreiche Daten an die verschiedenen Behörden und Einrichtungen melden. Wichtig ist, dass die Unterlagen des Mitarbeiters vollständig sind. Wie und wo man den neuen Mitarbeiter anmelden muss, welche Unterlagen notwendig sind, erfahren Sie in unserem folgenden Beitrag.

 

 

Anmeldung eines neuen Mitarbeiters – das sind die notwendigen Unterlagen

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellen möchten, muss Ihnen dieser diese Unterlagen vorlegen:

• die Steueridentifikationsnummer

• den Sozialversicherungsausweis

• die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

• die Urlaubsbescheinigung des vorhergehenden Arbeitgebers

• Unterlagen zu den vermögenswirksamen Leistungen

• bei ausländischen Arbeitnehmern ggf. eine Arbeitserlaubnis

• den Schwerbehindertenausweis bei Schwerbehinderten

• je nach Tätigkeit und Mitarbeiter benötigt der Arbeitgeber bestimmte Unterlagen wie eine Gesundheitsbescheinigung bei Minderjährigen, den Staplerschein oder eine Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz

 

Den neuen Mitarbeiter anmelden – das sind die entsprechenden Stellen

Neuen Mitarbeiter anmelden – beim Finanzamt

Um den Mitarbeiter entsprechend abrechnen zu können, werden die elektronischen Lohnsteuermerkmale von ihm benötigt. Das heißt, Sie als Arbeitgeber müssen den neuen Mitarbeiter zum ELStAM-Verfahren anmelden, um beispielsweise die Lohnsteuerklasse in Erfahrung zu bringen. Um den Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden zu können, benötigen Sie als Arbeitgeber die folgenden Daten:

• die Steueridentifikationsnummer

• das Geburtsdatum

• und die Information, ob es sich bei diesem Arbeitsverhältnis um das Hauptarbeitsverhältnis (Lohnsteuerklassen 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis mit der Lohnsteuerklasse 6 handelt.

Mitarbeiter, die als Minijobber eingestellt werden, und deren Lohnsteuer pauschal berechnet und abgeführt wird, müssen nicht beim Finanzamt angemeldet werden.

Ende 2008 erhielt jede in Deutschland gemeldete Bürger diese Steueridentifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Ist die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters nicht mehr auffindbar, kann sie vom Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern unter der Webadresse www.identifikationsmerkmal.de erfragt werden.

Ansonsten steht diese Steueridentifikationsnummer auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des „alten“ Arbeitgebers.

 

Neuen Mitarbeiter anmelden – zur Sozialversicherung

Der neue Mitarbeiter muss sozialversicherungsrechtlich eingeordnet und deshalb bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Generell ist jeder Mitarbeiter, der in der Pflege-, Kranken-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert ist, anzumelden.

Das heißt für Sie als Arbeitgeber, dass

• Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert sein müssen, angemeldet werden müssen.

• Arbeitnehmer, die aufgrund des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei in der Krankenversicherung sind, sind anzumelden.

• Arbeitnehmer, die die Regelaltersgrenze erreicht haben und somit Altersrente beziehen, angemeldet werden müssen. Bei diesen Mitarbeitern entfällt der Beitragsanteil zur Rentenversicherung, es muss nur der Arbeitgeberanteil entrichtet werden.

• Arbeitnehmer in Altersteilzeit

• Arbeitnehmer, die das 65. Lebensjahr vollendet haben und keinen Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung entrichten, sind ebenfalls anzumelden.

• Minijobber, also Arbeitnehmer mit einer geringfügigen Beschäftigung

• und Studenten, die in ihrer Studienzeit arbeiten, aber nicht als Beschäftigte mit Minijob abgerechnet werden, müssen angemeldet werden.

In der Sozialversicherung agieren die Krankenkassen als die zentralen Meldestellen. Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge werden durch die Krankenkassen eingezogen und von ihnen an die entsprechenden Stellen, wie beispielsweise die Rentenversicherung, weitergeleitet.

Wichtig ist, dass die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters mit der ersten Entgeltabrechnung, allerdings bis spätestens 6 Wochen nach der Aufnahme der Beschäftigung, erfolgen muss. Die Beitragsnachweise und die Meldungen innerhalb der Sozialversicherung können nur noch auf elektronischem Wege über ein entsprechendes Lohnabrechnungsprogramm oder über „sv-net“ erfolgen.

Achtung – Sofortmeldung!

In bestimmten Branchen ist spätestens mit dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, beziehungsweise an die Minijob-Zentrale zu übermitteln.

Mehr zur Sofortmeldung und was Sie als Arbeitgeber beachten müssen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zur Sofortmeldung.

Und auch hier noch einmal der Hinweis: eine Sofortmeldung ersetzt keineswegs die Anmeldung bei der Krankenkasse!

 

Minijobber werden an die Minijob-Zentrale gemeldet

Bevor Sie einen Minijobber einstellen können, müssen Sie erst einmal prüfen, ob ein Minijob möglich ist. Um Ihnen diese Prüfung zu erleichtern, gibt es spezielle Personalfragebogen, in denen der Arbeitnehmer seine Daten und Angaben einträgt.

Diesen Personalfragebogen finden Sie unter diesem Link: www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/DE_Checkliste_Minijobs

Die Meldungen und auch die Beiträge für die Minijobber gehen an die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft. Auch die Minijobs müssen mit der 1. Entgeltabrechnung, beziehungsweise spätestens 6 Wochen nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, gemeldet werden.

Wenn Sie einen Minijobber anmelden, müssen Sie zudem angeben, ob der Mitarbeiter von der Rentenversicherung befreit ist oder ob er Eigenbeiträge abführt.

 

So gehen Sie vor, wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen

Unternehmen, die sozusagen als „Premiere“ den ersten Mitarbeiter einstellen möchten, benötigen eine so genannte Betriebsnummer. Nur wenn Ihnen die Betriebsnummer vorliegt, können Sie den neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden und auch alle zukünftigen Beitragszahlungen und Meldungen tätigen.

Die Nummer erhalten Sie als Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken. Sie können diese Betriebsnummer sowohl telefonisch, per Fax oder per E-Mail beantragen.

Tel.: 0800 – 4 5555 20Fax: 0681 – 988 429 – 1300

E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Nachdem Sie die Betriebsnummer beantragt haben, sollten Sie etwa 3 Tage warten, bis Sie den Mitarbeiter anmelden. In diesem Zeitraum wurde die Betriebsnummer an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet, so dass diese die Anmeldung entsprechend zuordnen können.

 

Betrieb beim Finanzamt anmelden

Zudem müssen Sie Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden, vor allem dann, wenn Sie die Abrechnung des ersten Mitarbeiters selbst durchführen möchten.

Allerdings müssen Sie den Betrieb nicht anmelden, wenn

• der Mitarbeiter ein Minijobber ist und die Lohnsteuerabrechnung pauschal erfolgt oder

• Sie die Lohnabrechnung durch einen Dritten, beispielsweise einen Steuerberater, erledigen lassen.

Lassen Sie die Lohnabrechnungen durch einen Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt für die Abrechnung aus. Das heißt, auch die Anmeldung des neuen Mitarbeiters erfolgt durch den Dritten.

Die pauschale Lohnsteuer für Minijobber wird nicht an das Finanzamt, sondern an die Minijob-Zentrale abgeführt.

Alle Meldungen müssen auf elektronischem Wege erfolgen. Für Arbeitgeber, die die Entgeltabrechnungen selbst machen möchten, bedeutet dies, dass Sie ein entsprechendes Programm für die Erstellung der Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Oder Sie nutzen „sv-net“ als elektronische und kostenlose Ausfüllhilfe über das Internet.

Bei der Berufsgenossenschaft ist keine namentliche Anmeldung des neuen Mitarbeiters notwendig. Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich mit der Jahres(entgelt)meldung.