Anmeldung eines neuen Mitarbeiters – das sind die notwendigen Unterlagen

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters müssen Arbeitgeber zahlreiche Daten an die verschiedenen Behörden und Einrichtungen melden. Wichtig ist, dass die Unterlagen des Mitarbeiters vollständig sind. Wie und wo man den neuen Mitarbeiter anmelden muss, welche Unterlagen notwendig sind, erfahren Sie in unserem folgenden Beitrag.

 

 

Anmeldung eines neuen Mitarbeiters – das sind die notwendigen Unterlagen

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellen möchten, muss Ihnen dieser diese Unterlagen vorlegen:

  • die Steueridentifikationsnummer

  • den Sozialversicherungsausweis

  • die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

  • die Urlaubsbescheinigung des vorhergehenden Arbeitgebers

  • Unterlagen zu den vermögenswirksamen Leistungen

  • bei ausländischen Arbeitnehmern ggf. eine Arbeitserlaubnis

  • den Schwerbehindertenausweis bei Schwerbehinderten

  • je nach Tätigkeit und Mitarbeiter benötigt der Arbeitgeber bestimmte Unterlagen wie eine Gesundheitsbescheinigung bei Minderjährigen, den Staplerschein oder eine Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz

 

Den neuen Mitarbeiter anmelden – das sind die entsprechenden Stellen

Neuen Mitarbeiter anmelden – beim Finanzamt

Um den Mitarbeiter entsprechend abrechnen zu können, werden die elektronischen Lohnsteuermerkmale von ihm benötigt. Das heißt, Sie als Arbeitgeber müssen den neuen Mitarbeiter zum ELStAM-Verfahren anmelden, um beispielsweise die Lohnsteuerklasse in Erfahrung zu bringen. Um den Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden zu können, benötigen Sie als Arbeitgeber die folgenden Daten:

  • die Steueridentifikationsnummer

  • das Geburtsdatum

  • und die Information, ob es sich bei diesem Arbeitsverhältnis um das Hauptarbeitsverhältnis (Lohnsteuerklassen 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis mit der Lohnsteuerklasse 6 handelt.

Mitarbeiter, die als Minijobber eingestellt werden, und deren Lohnsteuer pauschal berechnet und abgeführt wird, müssen nicht beim Finanzamt angemeldet werden.

Ende 2008 erhielt jede in Deutschland gemeldete Bürger diese Steueridentifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Ist die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters nicht mehr auffindbar, kann sie vom Mitarbeiter beim Bundeszentralamt für Steuern unter der Webadresse www.identifikationsmerkmal.de erfragt werden.

Ansonsten steht diese Steueridentifikationsnummer auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des „alten“ Arbeitgebers.

 

Neuen Mitarbeiter anmelden – zur Sozialversicherung

Der neue Mitarbeiter muss sozialversicherungsrechtlich eingeordnet und deshalb bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Generell ist jeder Mitarbeiter, der in der Pflege-, Kranken-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert ist, anzumelden.

Das heißt für Sie als Arbeitgeber, dass

  • Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert sein müssen, angemeldet werden müssen.

  • Arbeitnehmer, die aufgrund des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei in der Krankenversicherung sind, sind anzumelden.

  • Arbeitnehmer, die die Regelaltersgrenze erreicht haben und somit Altersrente beziehen, angemeldet werden müssen. Bei diesen Mitarbeitern entfällt der Beitragsanteil zur Rentenversicherung, es muss nur der Arbeitgeberanteil entrichtet werden.

  • Arbeitnehmer in Altersteilzeit

  • Arbeitnehmer, die das 65. Lebensjahr vollendet haben und keinen Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung entrichten, sind ebenfalls anzumelden.

  • Minijobber, also Arbeitnehmer mit einer geringfügigen Beschäftigung

  • und Studenten, die in ihrer Studienzeit arbeiten, aber nicht als Beschäftigte mit Minijob abgerechnet werden, müssen angemeldet werden.

In der Sozialversicherung agieren die Krankenkassen als die zentralen Meldestellen. Die gesamten Sozialversicherungsbeiträge werden durch die Krankenkassen eingezogen und von ihnen an die entsprechenden Stellen, wie beispielsweise die Rentenversicherung, weitergeleitet.

Wichtig ist, dass die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters mit der ersten Entgeltabrechnung, allerdings bis spätestens 6 Wochen nach der Aufnahme der Beschäftigung, erfolgen muss. Die Beitragsnachweise und die Meldungen innerhalb der Sozialversicherung können nur noch auf elektronischem Wege über ein entsprechendes Lohnabrechnungsprogramm oder über „sv-net“ erfolgen.

Achtung – Sofortmeldung!

In bestimmten Branchen ist spätestens mit dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, beziehungsweise an die Minijob-Zentrale zu übermitteln.

Mehr zur Sofortmeldung und was Sie als Arbeitgeber beachten müssen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zur Sofortmeldung.

Und auch hier noch einmal der Hinweis: eine Sofortmeldung ersetzt keineswegs die Anmeldung bei der Krankenkasse!

 

Minijobber werden an die Minijob-Zentrale gemeldet

Bevor Sie einen Minijobber einstellen können, müssen Sie erst einmal prüfen, ob ein Minijob möglich ist. Um Ihnen diese Prüfung zu erleichtern, gibt es spezielle Personalfragebogen, in denen der Arbeitnehmer seine Daten und Angaben einträgt.

Diesen Personalfragebogen finden Sie unter diesem Link: www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/DE_Checkliste_Minijobs

Die Meldungen und auch die Beiträge für die Minijobber gehen an die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft. Auch die Minijobs müssen mit der 1. Entgeltabrechnung, beziehungsweise spätestens 6 Wochen nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, gemeldet werden.

Wenn Sie einen Minijobber anmelden, müssen Sie zudem angeben, ob der Mitarbeiter von der Rentenversicherung befreit ist oder ob er Eigenbeiträge abführt.

 

So gehen Sie vor, wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen

Unternehmen, die sozusagen als „Premiere“ den ersten Mitarbeiter einstellen möchten, benötigen eine so genannte Betriebsnummer. Nur wenn Ihnen die Betriebsnummer vorliegt, können Sie den neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden und auch alle zukünftigen Beitragszahlungen und Meldungen tätigen.

Die Nummer erhalten Sie als Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken. Sie können diese Betriebsnummer sowohl telefonisch, per Fax oder per E-Mail beantragen.

Tel.: 0800 – 4 5555 20Fax: 0681 – 988 429 – 1300

E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Nachdem Sie die Betriebsnummer beantragt haben, sollten Sie etwa 3 Tage warten, bis Sie den Mitarbeiter anmelden. In diesem Zeitraum wurde die Betriebsnummer an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet, so dass diese die Anmeldung entsprechend zuordnen können.

 

Betrieb beim Finanzamt anmelden

Zudem müssen Sie Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden, vor allem dann, wenn Sie die Abrechnung des ersten Mitarbeiters selbst durchführen möchten.

Allerdings müssen Sie den Betrieb nicht anmelden, wenn

  • der Mitarbeiter ein Minijobber ist und die Lohnsteuerabrechnung pauschal erfolgt oder

  • Sie die Lohnabrechnung durch einen Dritten, beispielsweise einen Steuerberater, erledigen lassen.

Lassen Sie die Lohnabrechnungen durch einen Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt für die Abrechnung aus. Das heißt, auch die Anmeldung des neuen Mitarbeiters erfolgt durch den Dritten.

Die pauschale Lohnsteuer für Minijobber wird nicht an das Finanzamt, sondern an die Minijob-Zentrale abgeführt.

Alle Meldungen müssen auf elektronischem Wege erfolgen. Für Arbeitgeber, die die Entgeltabrechnungen selbst machen möchten, bedeutet dies, dass Sie ein entsprechendes Programm für die Erstellung der Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Oder Sie nutzen „sv-net“ als elektronische und kostenlose Ausfüllhilfe über das Internet.

Bei der Berufsgenossenschaft ist keine namentliche Anmeldung des neuen Mitarbeiters notwendig. Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich mit der Jahres(entgelt)meldung.

Weitere Beiträge

Die Arbeitszeiterfassung – Pflicht für alle Unternehmen

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es laut § 3 des Arbeitsschutzgesetzes ab sofort für alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. Das heißt, Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einem Arbeitszeiterfassungssystem zu dokumentieren – das Führen der Stunden in einer Excelliste oder handschriftlichen Liste reicht nicht mehr aus. ... weiterlesen

19. Januar 2023


Wissenswertes zur Home-Office-Pauschale

Home-Office – seit der Coronapandemie eine gängige Lösung, um die Ansteckungsketten zu minimieren. Die Definition des Home-Office lautet: Bei Home-Office handelt es sich um Telearbeit, bei der die Angestellten ihre Arbeit teilweise oder sogar im vollen Umfang von zu Hause aus erledigen.... weiterlesen

10. Januar 2023


Die Künstlersozialversicherung – das sollten Sie wissen

Seit 1983 zieht die Künstlersozialversicherung die gesetzliche Sozialversicherung von Publizisten und selbstständigen Künstlern ein. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich über die Künstlersozialkasse (KSK) zu versichern. ... weiterlesen

17. Dezember 2022


„Minijob“ während der Elternzeit. Das gilt es zu beachten.

Unter dem Begriff des „Minijobs“ verstehen wir zwei Arten der Beschäftigung, einmal die geringfügige Beschäftigung (bis 520,00 € im Monat) und zudem die kurzfristige Beschäftigung.... weiterlesen

28. November 2022


Minijob und Midijob ab Oktober 2022

Der in Deutschland seit 2015 eingeführte gesetzliche flächendeckende Mindestlohn macht zum 01.10.2022 seinen bisher größten Sprung nach oben: von aktuell 10,45 € erhöht er sich dann auf 12,00 € pro Stunde. ... weiterlesen

29. September 2022


Das 9-Euro-Ticket in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Für die Monate Juni, Juli und August hat die Bundesregierung das sogenannte „9-Euro-Ticket“ verabschiedet. Mit diesem Ticket kann jeweils einen Monat lang der bundesweite Nah- und Regionalverkehr genutzt werden.... weiterlesen

30. Mai 2022


LOHNDIREKT

Wir machen es einfach.

Unser Angebot spricht Sie an und Sie möchten eine individuelle Beratung erhalten?
Kontaktieren Sie uns jetzt einfach!

Melden Sie sich jetzt:

0461 / 70 71 555 info@lohndirekt.de

Mo.-Fr. 8-16 Uhr

Oder nutzen Sie unseren komfortablen Rückruf-Service

    Unser Rückruf erfolgt während der Geschäftszeiten i.d.R. binnen 20 Minuten.

    LOHNDIREKT

    Wir haben Sie schon überzeugt?

    Fordern Sie jetzt kostenlos Ihr persönliches Angebot (ab 10 Mitarbeitern) an!


      Wir freuen uns auf Ihre Anfrage

      Rufen Sie uns an: 0461 / 70 71 555 Mo.-Fr. 8-16 Uhr