Liegt ein beruflich veranlasster Umzug vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Umzugskosten steuerfrei ersetzen – und zwar in der Höhe, die nach dem Bundesumzugskostenrecht gezahlt werden würde. Bei einem berufsbedingten Umzug ins Ausland gelten andere Werte, die in der Verordnung über die Umzugskostenvergütung bei Auslandsumzügen geregelt sind. Im Falle, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer keinen steuerfreien Ersatz bietet, kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen für den Umzug als Werbungskosten geltend machen.
Auch wenn der Umzug aus beruflicher Sicht erfolgt, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Kosten dafür zu erstatten. Es besteht also kein Anspruch auf Erstattung von beruflich bedingten Umzugskosten. Allerdings kann es ein gutes Argument sein, um gutes Fachpersonal zu locken.
Wird ein Umzug allerdings vom Arbeitgeber gewünscht, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass die Aufwendungen für den Umzug ersetzt werden.
Die Abrechnung kann über steuerliche Pauschalen erfolgen, so dass nicht jede einzelne Ausgabe aufgeführt und belegt werden muss. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen und was das Finanzamt in den meisten Fällen anerkennt, erläutern wir in den folgenden Abschnitten.
Berufsbedingter Umzug – Steuererstattung durch den Arbeitgeber
Hat die Verlegung des Wohnsitzes des Arbeitnehmers berufliche Gründe, kann der Arbeitgeber in den folgenden Fällen die Umzugskosten steuerfrei erstatten:
- Bei Neueinstellung des Arbeitnehmers
- Bei durch den Arbeitgeber veranlasster Versetzung an einen anderen Ort
- Bei Einzug in eine Dienstwohnung, da der Arbeitgeber dies fordert
- Bei Versetzung durch den Arbeitgeber
- Um eine doppelte Haushaltsführung zu beenden
- Um die Fahrzeit zur Arbeitsstätte um mindestens eine Stunde zu reduzieren
Im Bundesumzugskostengesetz ist geregelt, welche Kosten durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden können. Dem Arbeitgeber müssen, um den Umzug steuerfrei abrechnen zu können, entsprechende Unterlagen vorliegen, aus denen die Höhe der Aufwendungen ersichtlich ist. Diese Belege muss der Arbeitgeber im Lohnkonto des Mitarbeiters aufbewahren.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für den Umzug, darf der Arbeitnehmer diese nicht nochmals als Werbungskosten geltend machen.
Gesetze und Vorschriften
Lohnsteuer: § 3 Nr. 13 bzw. 16 EstG regelt die Steuerfreiheit der Umzugskostenvergütungen durch den Arbeitgeber. Dabei werden die steuerfreien Pauschalvergütungen für die Umzugskosten im BMF-Schreiben vom 21.09.2018, IV C 5 – S 2353/16/10005, BStBl 2108 l S. 1027 geregelt.
Sozialversicherung: Aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV ergibt sich die Beitragsfreiheit der Umzugskosten.
Im Arbeitsrecht stellt der § 670 BGB die allgemeine Rechtsgrundlage für die Aufwendungsersatzansprüche klar.
Als Umzugskosten im Sinne des Bundesumzugskostengesetzes gelten:
- Reisekosten (z.B. auch für Besichtigungen während der Wohnungssuche)
- Beförderungskosten (z.B. Speditionskosten)
- Mietentschädigungen (maximal drei Monate, wenn die neue Wohnung noch nicht genutzt werden kann)
- Anfallende, notwendige ortsübliche Maklergebühren für die Vermittlung der Wohnung
- Ein Kochherd im Wert von bis zu 230 Euro und Öfen im Wert von bis zu 164 Euro pro Zimmer, wenn diese zum Bezug der neuen Wohnung notwendig sind
- Eventuell anfallende Kosten für die zusätzlichen Unterricht des Kindes oder der Kinder
- Sonstige Kosten, wie z.B. Renovierungskosten, Anschlusskosten, Kennzeichenänderung, …
Die Pauschale der Umzugskostenerstattung richtet sich zum einen nach dem Zeitpunkt des Umzugs und nach dem Familienstand. So erhalten beispielsweise Ehepaare, deren Umzug ab März 2020 geplant ist, eine Pauschale in Höhe von 1.639 Euro. Pro Kind liegt die Umzugspauschale bei 361 Euro und entstehen dem Arbeitnehmer Auslagen für einen zusätzlichen Unterricht des Kindes, wird ihm nochmals eine Pauschale in Höhe von 2.066 Euro gewährt.
Wird nicht nach der Pauschale erstattet, sondern nach tatsächlichen Aufwendungen, muss diese Höhe nachgewiesen werden. Allerdings gibt es auch hier Höchstbeträge, welche sich nach dem richten, was ein vergleichbarer Bundesbeamter als Umzugskostenvergütung erhalten würde.
Auslandsumzüge
Steht ein beruflich veranlasster Umzug ins Ausland an, kann der Arbeitgeber die Kosten für den Umzug dem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen. Und zwar in der Höhe, die nach der Auslandsumzugskostenverordnung gezahlt werden kann. In § 18 Auslandsumzugskostenverordnung wird die Umzugspauschale geregelt, wobei die Unterscheidung nach Auslandsumzügen innerhalb und außerhalb der Europäischen Union unterschieden wird.