Die Arbeitszeiterfassung – Pflicht für alle Unternehmen

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es laut § 3 des Arbeitsschutzgesetzes ab sofort für alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. Das heißt, Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einem Arbeitszeiterfassungssystem zu dokumentieren – das Führen der Stunden in einer Excelliste oder handschriftlichen Liste reicht nicht mehr aus.

Das Gesetz und die Fakten

Arbeitgeber benötigen ein System, mit dem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch und rechtssicher erfasst wird – dies ist der höchstrichterliche Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, hat auf die Veröffentlichung des Bundesarbeitsgerichts reagiert.

Bereits 2019 hatte der EuGH (Europäische Gerichtshof) festgestellt, dass die Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, dass sie ein „verlässliches, objektives und zugängliches System“ einrichten, mit dem die täglich geleisteten Arbeitszeiten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gemessen werden kann. Grundsätzlich war damit klar, dass die Arbeitgeber gut damit beraten sind, ein solches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Allerdings wurden die EuGH-Vorgaben vom deutschen Gesetzgeber nicht umgesetzt, weshalb das Gericht eine unmittelbare Pflicht von Seiten der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung annahmen – was letztendlich das BAG bestätigte.

Die Pflicht, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden zu dokumentieren, gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind laut BAG die Arbeitgeber dazu verpflichtet, nicht nur ein Zeiterfassungssystem einzuführen, sondern dies auch ordnungsgemäß einzusetzen. Es sind folgende Daten zu erfassen:

• Beginn und Ende der Arbeitszeit

• Pausenzeiten

• Überstunden

Dabei erlaubt es das BAG den Arbeitgebern, die Zeiterfassung an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu delegieren. Allerdings sind für die Sicherstellung der korrekten und tatsächlichen Arbeitszeiterfassung die Arbeitgeber zuständig.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist weiterhin eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis möglich. Jedoch müssen die Zeiten ab sofort auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobilen Arbeitsplätzen oder Arbeitsplätzen im Home-Office erfasst werden.

Die Zeiterfassung im Unternehmen

Laut der Bundesarbeitsgerichts-Begründung ist es den Arbeitgebern freigestellt, ob sie die Arbeitszeiten mit Hilfe von manuellen oder digitalen Systemen aufzeichnen. In manchen Berufszweigen könnte eine Aufzeichnung in Papierform ausreichen – beispielsweise bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die keine technische Ausstattung besitzen, um die Zeiten elektronisch zu erfassen. Allerdings stellt das BAG ganz klar heraus: einfach das günstigste System auszuwählen, ist nicht erlaubt. Das System zur Dokumentation der Arbeitszeiten muss:

• Die gesetzlichen Regeln in puncto Datenschutz einhalten

• Den Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Arbeitnehmer gewährleisten

Klar ist, dass durch Vorgabe der Arbeitszeiterfassung jeder Arbeitgeber eine Zeiterfassung einführen und deren Anwendung anordnen und die Durchführung kontrollieren muss. Arbeitgeber müssen prüfen, welches System zur Erfassung der Arbeitszeiten dem Datenschutz und dem Schutz der Angestellten gerecht wird.

Auch wenn noch nicht alle Details zur BAG-Entscheidung geklärt sind, sollten Sie mit der Erfassung der Arbeitszeiten nicht warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Vorgaben des BAG angepasst sind.

Es dürfte klar sein, dass eine Software die beste und sicherste Grundlage für die Arbeitszeitenerfassung darstellt. Mit der Software nehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Erfassung ihrer Arbeitszeiten und Pausen vor und haben somit ihr Arbeitszeitkonto genau im Blick – und auch der Arbeitgeber hat Einblick.

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