Die Arbeitszeiterfassung – Pflicht für alle Unternehmen

Artikel aktualisiert am 19.07.2024

 

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es laut § 3 des Arbeitsschutzgesetzes ab sofort für alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. Das heißt, Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einem Arbeitszeiterfassungssystem zu dokumentieren – das Führen der Stunden in einer Excelliste oder handschriftlichen Liste reicht nicht mehr aus.

 

Das Gesetz und die Fakten

Arbeitgeber benötigen ein System, mit dem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch und rechtssicher erfasst wird – dies ist der höchstrichterliche Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, hat auf die Veröffentlichung des Bundesarbeitsgerichts reagiert.

Bereits 2019 hatte der EuGH (Europäische Gerichtshof) festgestellt, dass die Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, dass sie ein „verlässliches, objektives und zugängliches System“ einrichten, mit dem die täglich geleisteten Arbeitszeiten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gemessen werden kann. Grundsätzlich war damit klar, dass die Arbeitgeber gut damit beraten sind, ein solches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Allerdings wurden die EuGH-Vorgaben vom deutschen Gesetzgeber nicht umgesetzt, weshalb das Gericht eine unmittelbare Pflicht von Seiten der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung annahmen – was letztendlich das BAG bestätigte.

Die Pflicht, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden zu dokumentieren, gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind laut BAG die Arbeitgeber dazu verpflichtet, nicht nur ein Zeiterfassungssystem einzuführen, sondern dies auch ordnungsgemäß einzusetzen. Es sind folgende Daten zu erfassen:

  • Beginn und Ende der Arbeitszeit

  • Pausenzeiten

  • Überstunden

Dabei erlaubt es das BAG den Arbeitgebern, die Zeiterfassung an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu delegieren. Allerdings sind für die Sicherstellung der korrekten und tatsächlichen Arbeitszeiterfassung die Arbeitgeber zuständig.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist weiterhin eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis möglich. Jedoch müssen die Zeiten ab sofort auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobilen Arbeitsplätzen oder Arbeitsplätzen im Home-Office erfasst werden.

 

Die Zeiterfassung im Unternehmen

Laut der Bundesarbeitsgerichts-Begründung ist es den Arbeitgebern freigestellt, ob sie die Arbeitszeiten mit Hilfe von manuellen oder digitalen Systemen aufzeichnen. In manchen Berufszweigen könnte eine Aufzeichnung in Papierform ausreichen – beispielsweise bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die keine technische Ausstattung besitzen, um die Zeiten elektronisch zu erfassen. Allerdings stellt das BAG ganz klar heraus: einfach das günstigste System auszuwählen, ist nicht erlaubt. Das System zur Dokumentation der Arbeitszeiten muss:

  • Die gesetzlichen Regeln in puncto Datenschutz einhalten

  • Den Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Arbeitnehmer gewährleisten

Klar ist, dass durch Vorgabe der Arbeitszeiterfassung jeder Arbeitgeber eine Zeiterfassung einführen und deren Anwendung anordnen und die Durchführung kontrollieren muss. Arbeitgeber müssen prüfen, welches System zur Erfassung der Arbeitszeiten dem Datenschutz und dem Schutz der Angestellten gerecht wird.

Auch wenn noch nicht alle Details zur BAG-Entscheidung geklärt sind, sollten Sie mit der Erfassung der Arbeitszeiten nicht warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Vorgaben des BAG angepasst sind.

Es dürfte klar sein, dass eine Software die beste und sicherste Grundlage für die Arbeitszeitenerfassung darstellt. Mit der Software nehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Erfassung ihrer Arbeitszeiten und Pausen vor und haben somit ihr Arbeitszeitkonto genau im Blick – und auch der Arbeitgeber hat Einblick.

Sie möchten sich Papierlisten und andere Zeiterfassungsarten sparen und auf eine verlässige Software für Ihre Zeiterfassung zugreifen? Dann haben Sie mit uns von Lohndirekt den richtigen Partner gefunden.

Sprechen Sie uns an, wir lösen das Thema Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen – schnell und rechtssicher. Profitieren Sie von unserer integrierten Lösung. Die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung aus einer Hand – die kostenintensive Einrichtung einer umfangreichen Schnittstelle zur monatlichen Übernahme der Zeiterfassungsdaten in die Lohnabrechnung ist dadurch nicht mehr notwendig.

Weitere Beiträge

Eine Person berechnet die Steuern für einen Mandanten

Wahlmöglichkeit bei der Kirchensteuer auf pauschal versteuerte Entgelte

Viele Unternehmen nutzen die Pauschalversteuerung von Löhnen nach § 40 EStG, um bestimmte Lohnbestandteile (z. B. Sachzuwendungen, Zuschüsse oder Minijobs) mit einem festen Steuersatz abzugelten. Dabei übernimmt der Arbeitgeber als Steuerschuldner die pauschale Lohnsteuer gemäß § 40 Abs. 3 EStG. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie mit der Kirchensteuer auf solche pauschal versteuerten Entgelte umzugehen ist. ... weiterlesen

2. Juli 2025


Geld vom Arbeitgeber

Beschluss der Mindestlohnkommission vom 27.06.2025 – Keine Erhöhung auf 15 Euro geplant

Die unabhängige Mindestlohnkommission hat am 27. Juni 2025 einstimmig beschlossen, den gesetzlichen Mindestlohn in zwei Stufen anzuheben. Damit ist kein Sprung auf 15 € vorgesehen, sondern eine schrittweise Erhöhung, die unterhalb dieser Marke bleibt. Konkret sollen folgende neuen Mindestlohnsätze gelten: ... weiterlesen

1. Juli 2025


Call Agent in einem Lohnbüro

Geänderte Zeiten unserer telefonischen Erreichbarkeit ab dem 01.07.2025

Um unsere internen Abläufe noch effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Qualität unserer Dienstleistungen zu sichern, passen wir unsere telefonischen Servicezeiten an. Ab dem 01. Juli 2025 erreichen Sie Ihren Lohnsachbearbeiter / Ihre Lohnsachbearbeiterin telefonisch zu folgenden Zeiten:... weiterlesen

30. Juni 2025


Eine Person liest Daten von der Bankkarte ab

Wichtige Änderung zu Ihren Überweisungen ab dem 09.10.2025

Ab dem 09. Oktober 2025 tritt die neue EU-Verordnung 2024/886 in Kraft. Diese verpflichtet alle Banken zur Verifizierung des Zahlungsempfängers bei jeder Überweisung. Das bedeutet konkret: Künftig wird der Empfängername mit der IBAN durch Ihre Bank abgeglichen, bevor eine Zahlung ausgeführt werden darf.... weiterlesen

30. Juni 2025


Eine Mutter hält Ihr Kind

Neuer Mutterschutz bei Fehlgeburten seit 01.06.2025

Seit dem 1. Juni 2025 tritt eine bedeutende Änderung des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) in Kraft, die den Schutz von Frauen nach einer Fehlgeburt erheblich verbessert.... weiterlesen

30. Juni 2025


Neue Pfändungsfreigrenzen ab dem 01.07.2025 – Was Sie in der Gehaltsabrechnung beachten müssen

Zum 01. Juli 2025 treten turnusgemäß neue Pfändungsfreigrenzen in Kraft. Die Anpassung erfolgt gemäß § 850c ZPO und betrifft alle Lohn- und Gehaltspfändungen sowie Abtretungen, die sich an den gesetzlichen Pfändungstabellen orientieren. ... weiterlesen

25. Juni 2025


    Wir machen es einfach.

    Unser Angebot spricht Sie an und Sie möchten eine individuelle Beratung erhalten?
    Kontaktieren Sie uns jetzt einfach!

    E-Mail:

    info@lohndirekt.de

    Telefon:

    0461 70 71 555

    Hier sind wir zu finden:

    Lise-Meitner-Str. 14a

    24941 Flensburg

      Rufen Sie uns an: 0461 / 70 71 555 Mo.-Do. 9-15 Uhr, Fr. 9-13 Uhr