Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, muss das Unternehmen ihn bei verschiedenen Behörden anmelden. Diese Aufgabe ist in der Lohnabrechnung vor allem eine “Fleißarbeit”, die akribisch und systematisch erfolgen sollte. Vor allem in der Vorbereitung ist die Anmeldung neuer Mitarbeiter aufwendig, weil eine Vielzahl persönlicher Daten vom neu eingestellten Arbeitnehmer bekannt sein müssen. Da die Anmeldung neuer Mitarbeiter auf mannigfache gesetzliche Verpflichtungen der Arbeitgeberseite zurückgeht und Versäumnisse Sanktionen nach sich ziehen können, empfiehlt sich bereits die Erfassung der Mitarbeiterdaten mit Hilfe einer Checkliste. So wird nichts vergessen.
Checkliste benötigte Informationen und Meldepflichten bei Anmeldung eines Mitarbeiters
1. Bei erstmaliger Einstellung von Mitarbeitern
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Sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter
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Minijobber
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Auszubildende
durch das Unternehmen (selbstständiger Freiberufler oder Gewerbebetrieb)
a) Achtstellige Betriebsnummer – zu beantragen bei dem Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit per Telefon, Fax, Post oder E-Mail. Ein Online-Antrag kann hierausgefüllt werden.
Die Betriebsnummer wird gebraucht, um den Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung und seiner Krankenkasse anzumelden. Mit ihr können spezielle betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen beantragt und Arbeitsunfälle bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden. Insoweit weist sich das Unternehmen mit dieser Nummer im Rechtsverkehr aus.
a) Anmeldung des Unternehmens bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
2. Grundsätzlich benötigte Daten und Unterlagen vom Arbeitnehmer:
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die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale nach ELSTAM
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die persönlichen Daten des Arbeitnehmers wie Adresse, Geburtsdatum,
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allgemeine Kontaktdaten
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die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters
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seinen Sozialversicherungsausweis
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eine Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
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die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist
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mögliche Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
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möglicherweise eine Arbeitserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern
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den Schwerbehindertennachweis bei behinderten Arbeitnehmern
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branchenbezogene, spezielle Nachweise wie Gesundheitsbescheinigen in der Gastronomie oder einen Staplerschein im Lagerwesen
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speziell bei Minijobbern und geringfügig Beschäftigten: Angaben zu weiteren sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen/Minjobs/geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen
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3. Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern und Flüchtlingen
Bei Arbeitnehmern mit einem ausländischen Hintergrund ist es wichtig zu unterscheiden, woher der einzelne Betroffene kommt. EU-Bürger (auch assoziiert Schweiz) genießen die sogenannte Arbeitnehmerfreizügigkeit, hier ist kein spezieller Aufenthaltstitel und keine Arbeitserlaubnis notwendig. Jedoch sollte sich der Arbeitgeber bei der Einstellung durch Vorlage eines Ausweisdokumentes oder einer Aufenthaltskarte bei Angehörigen von der EU-Bürgerschaft und dem Status überzeugen.
Bei Ausländern aus Drittstaaten ohne Visumspflicht ist ein Aufenthaltstitel (Blaue Karte EU, Aufenthaltserlaubnis, Erlaubnis Daueraufenthalt EU) Voraussetzung, um in Deutschland arbeiten zu dürfen.
Bürger von Staaten mit Visumspflicht benötigen grundsätzlich ein Visum, eine Aufenthaltserlaubnis und eine Arbeitserlaubnis.
Bei Flüchtlingen hängt die Möglichkeit zu arbeiten ebenfalls von ihrem Aufenthaltsstatus ab. Personen mit einer Aufenthaltserlaubnis dürfen arbeiten.
Bei Aufenthaltsgestattung und Duldung wird eine zusätzliche Arbeitsgenehmigung benötigt.
Sonderfälle – Bestimmte Informationen fehlen oder werden nicht übermittelt
a. Arbeitnehmer verweigert die Bekanntgabe der Steueridentifikationsnummer
Hier wird die in der Lohnakte Weigerung notiert, und es ist die Steuerklasse VI anzuwenden, da ohne die spezifische Nummer die ELSTAM nicht abgerufen und verifiziert werden können. Der Arbeitgeber darf die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nicht beim zuständigen Finanzamt erfragen.
a. Arbeitnehmer kennt seine Steueridentifikationsnummer nicht
Der Arbeitnehmer muss die fehlende Steueridentifikationsnummer selbst beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Ist der Arbeitnehmer für das Fehlen nachweislich nicht verantwortlich, darf der Arbeitgeber bis zu drei Monate lang die wahrscheinlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der gesamte Vorgang ist in der Lohnakte zu dokumentieren. Der Arbeitnehmer kann auch eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach § 39e Absatz 8 EStG vorlegen.
a. Lohnsteueridentifikationsnummer fehlt
Dies kann nur bei Zuzug aus dem Ausland der Fall sein. Mit Anmeldung bei einer deutschen Meldebehörde erfolgt eine Zuteilung. In der Zwischenzeit wird dem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach § 39e Absatz 8 EstG ausgestellt. Bei nicht meldepflichtigen Grenzpendlern wird das Finanzamt ebenfalls eine Erteilung beantragen und zwischenzeitig ebenfalls eine Lohnsteuerbescheinigung erteilen, um eine zukünftige Teilnahme am ELSTAM-Verfahren zu ermöglichen. Mangels eines Wohnstättenfinanzamtes ist in diesen Fällen das Betriebsstättenfinanzamt zuständig. Bis zur Erteilung der Nummer erhalten diese Arbeitnehmer vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach § 39 Absatz 3 EStG mit den zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen.
a. Sozialversicherungsausweis wird nicht vorgelegt
Der Arbeitgeber muss eine sogenannte Kontrollmeldung an die Krankenkasse schicken, wenn der Ausweis nicht innerhalb von drei Tagen nach Aufforderung vorgelegt wird.
Sonderfall mehrere Minijobs
Da mehrere Minijobs summiert meist die entsprechenden Entgeltgrenzen für diese Tätigkeiten überschreiten, führen sie regemäßig zur Sozialversicherungspflicht aller Tätigkeiten. Bei der Einstellung sollte der Arbeitgeber beim Minijobber abfragen, ob weitere Minijobs bestehen. Das sollte schriftlich erfolgen. Auch sollte sich der Arbeitnehmer schriftlich verpflichten, die Aufnahme weiterer Minijobs unverzüglich zu melden. So werden Haftungstatbestände für den Arbeitgeber vermieden.
Verarbeitung der Daten und Informationen bei Anmeldung
a. Minijobber oder Mitarbeiter auf geringfügiger Stundenbasis werden bei der Minijobzentrale angemeldet.
a. Der neue Mitarbeiter wird bei der Krankenkasse mit seinem Sozialversicherungsausweis angemeldet.
a. Mitarbeiter wird mit Lohnsteuerabzugsmerkmalen ELSTAM und seiner Steueridentifikationsnummer beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt angemeldet.
a. Bei Berufsgruppen, die den Sozialversicherungsausweis mitführen müssen (Bau), muss am Tag der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung bei der Krankenkasse erfolgen.