Lohnsteuer-Nachschau: Wenn der Prüfer vor der Tür steht

Seit Ende 2014 geistert das Gespenst der Lohnsteuernachschau durch deutsche Unternehmen. Die spontane Prüfung ohne jedwede Vorankündigung soll dazu dienen, Schwarzarbeit, Scheinselbstständigkeit und Lohnsteuerbetrug einzudämmen. Findet der Prüfer Unregelmäßigkeiten in Ihren Steuerunterlagen, kann er im eigenen Ermessen unvermittelt und ohne Ankündigung in eine Außenprüfung übergehen.

Unterschied zwischen Lohnsteuernachschau und Außenprüfung

Die Lohnsteuernachschau ist bewusst wie eine „Überraschung“ gehalten. Der Prüfer kündigt sich nicht an, sondern steht einfach während der Büro- oder Geschäftszeiten in der Tür. Sie haben nicht das Recht, ihn abzuwimmeln, sondern müssen ihn eintreten und seine Prüfung durchführen lassen. Dies bedeutet zugleich, dass Sie keine Möglichkeit haben, die Lohnsteuernachschau zu verhindern oder zu verschieben. Auch ein nicht anwesender Chef ist kein Grund für den Prüfer, die Prüfung zu unterlassen.

Ziel der spontanen Prüfung ist es, dass etwaiges belastendes Material oder Ungereimtheiten nicht im Vorfeld durch den Verantwortlichen beseitigt werden können. Im Gegensatz dazu wird eine Außenprüfung einige Zeit im Voraus angekündigt und es bestehen ggf. Möglichkeiten, eine Terminverschiebung zu erwirken.

Ein weiterer Unterschied ist der Umfang der Prüfung: Während bei der Außenprüfung alle steuerlichen Belange geprüft werden können, beschränkt sich die Lohnsteuernachschau ausschließlich auf Unterlagen, die mit bestimmten Sachverhalten in Verbindung stehen.

Übergang zur Außenprüfung

Das Problem ist allerdings: Findet der Prüfer Unregelmäßigkeiten, so kann er direkt in eine vollständige Außenprüfung übergehen. In diesem Fall entfällt die Notwendigkeit der Vorankündigung bzw. Terminabsprache. Hat der Prüfer dies vor, muss er Ihnen lediglich den Umfang und die Dauer der Außenprüfung mitteilen und kann nach Protokollierung des Beginns direkt mit der Prüfung beginnen. Gerechtfertigt ist der Übergang in folgenden Fällen (§ 42f EStG):

  • erhebliche Fehler bei der Berechnung der Lohnsteuer
  • Notwendigkeit weiterer Ermittlungen, weil maßgebliche Sachverhalte nicht geprüft werden konnten
  • Verstöße des Arbeitgebers gegen seine Mitwirkungspflichten
  • erschwerte oder unmögliche Prüfung, weil der Prüfer auf Daten nicht zugreifen konnte

 

So läuft die Lohnsteuernachschau ab

Die wichtigen Fakten, die Sie zum Ablauf der Lohnsteuernachschau wissen sollten, auf einen Blick:

Zeitraum

Der Prüfer darf nur während Ihrer üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten prüfen. Achtung: Sind außerhalb der Geschäftszeiten Arbeitnehmer anwesend, ist die Prüfung erlaubt.

Beginn der Prüfung

Wenn der Prüfer ankommt, muss er sich zunächst ausweisen und Ihnen ein Formular übergeben, das die Durchführung der Lohnsteuernachschau dokumentiert. Zudem erklärt er Ihnen, wie lange die Nachschau voraussichtlich dauern wird, warum und was er prüft.

Räumlichkeiten

Der Prüfer darf alle beruflich oder gewerblich genutzten Räumlichkeiten betreten, nicht jedoch durchsuchen. Auch wenn ihn private Räume nichts angehen, darf er sie dennoch durchqueren, falls dies notwendig ist, um zu den beruflich genutzten Räumen zu gelangen (z. B. bei einem Arbeitszimmer in der Privatwohnung).

Unterlagen

Sie müssen dem Prüfer alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die er benötigt, um alle Sachverhalte in Zusammenhang mit der Lohnsteuer prüfen zu können. Den Zugriff auf elektronische Daten können Sie dem Prüfer zwar verwehren – Sie müssen ihm dann aber die angeforderten Unterlagen ausdrucken.

Befragung

Der Steuerprüfer darf Arbeitnehmer zur Art und Höhe ihres Einkommens befragen und die Vorlage von deren Lohnabrechnungen verlangen. Die Befragung darf sich ggf. auch auf anwesende Personen erstrecken, die gar nicht für Ihr Unternehmen arbeiten, da die Lohnsteuer-Nachschau auch dazu dient, herauszufinden, ob die gemeldete Anzahl an Arbeitnehmern korrekt ist.

Mitwirkungspflichten

Verstoßen Sie gegen die genannten Mitwirkungspflichten (Unterlagen aushändigen, Zugang gewähren etc.), kann der Steuerprüfer unverzüglich eine Lohnsteuer-Außenprüfung anordnen.

Gegenstand der Prüfung

Die Prüfung dient unter anderem dazu, etwaige Verstöße in diesen Bereichen aufzudecken:

  •  Schwarzarbeit
  • Scheinselbstständigkeit
  • korrekte Meldung der Arbeitnehmerzahl
  • steuerliche Einordnung von 450-Euro-Jobbern
  • Abruf und Anwendung der ELStAM-Lohnsteuerabzugsmerkmale

Selbstanzeige

Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist nur möglich, bevor das Finanzamt sich meldet. Steht der Prüfer in der Tür, ist es dafür zu spät.

Folgen

Wenn der Prüfer nur kleinere Fehler findet, die keine tiefergehende Außenprüfung erfordern, kann er einfach eine Nachforderung der zu wenig gezahlten Lohnsteuer stellen oder alternativ auch einen Haftungsbescheid gegen Sie erwirken. Sie haben die Möglichkeit, gegen diese Verwaltungsakte sofort an Ort und Stelle Widerspruch einzulegen – der Prüfer kann ebenfalls sofort darüber entscheiden oder alternativ später das zuständige Finanzamt.