Grundsätzlich sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihrem Arbeitgeber alle zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlungen notwendigen Angaben zu machen.
Nach § 280 SGB IV müssen sie die notwendigen Unterlagen dem Arbeitgeber vorlegen. Bei Mehrfachbeschäftigten müssen allen beteiligten Arbeitgebern die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.
Generell sollen Arbeitgeber die Informationen schriftlich erfragen und diese in die Entgeltunterlagen nehmen. Dadurch hat man im Falle eines Falles einen entsprechenden Beweis.
Arbeitnehmer sind mitwirkungspflichtig
Arbeitnehmer sind generell zur Mitwirkung verpflichtet.
Erteilt ein Arbeitnehmer leichtfertig oder gar vorsätzlich eine Auskunft gar nicht, unvollständig, nicht richtig oder nicht rechtzeitig, handelt er ordnungswidrig. Dies kann von seiner zuständigen Krankenkasse mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Doch trotz aller Vorgaben ist es in der Praxis immer wieder ein Problem für Arbeitgeber, die erforderlichen Informationen zu erhalten.
Kennzeichnung von Mehrfachbeschäftigten
Mehrfachbeschäftigte müssen im DEÜV-Meldeverfahren gesondert gekennzeichnet werden. In der Software ist das Feld “Kennzeichen Mehrfachbeschäftigung” auf “Ja” zu setzen.
Seit 2012 gibt es im Zusammenhang mit dem Sozialausgleich bei den Zusatzbeiträgen eine Änderung, die Arbeitgeber beachten müssen: Für die Mehrfachbeschäftigten müssen Arbeitgeber monatlich eine Meldung an die zuständige Einzugsstelle senden. Die monatliche Meldung an die GKV erfolgt mit dem Datensatz Meldung und dem Datenbaustein Krankenversicherung. Entgeltabrechnungsprogramme mit Zertifizierung organisieren dies eigenständig.
Arbeitgeber müssen, damit die Monatsmeldung wirklich gesendet wird, bei dem jeweiligen Arbeitnehmer in dessen Stammdaten die Mehrfachbeschäftigung kennzeichnen. Entfällt die Mehrfachbeschäftigung, muss das Kennzeichen entsprechend entfernt werden.
Die GKV-Monatsmeldung ist erstmalig mit der Entgeltabrechnung abzugeben, welche auf den Beginn der Mehrfachbeschäftigung folgt.
Meldepflicht für ALLE Arbeitgeber bei Mehrfachbeschäftigten
Die Meldepflicht obliegt allen Arbeitgebern des mehrfach Beschäftigten. Kommt zu einer bereits bestehenden Hauptbeschäftigung eine versicherungspflichtige Beschäftigung dazu, ist auch der Arbeitgeber der ersten Hauptbeschäftigung dazu verpflichtet, ab dem ersten Abrechnungszeitraum der Mehrfachbeschäftigung die monatliche GKV-Meldung abzugeben.
Sozialausgleich wird von der Krankenkasse geprüft
Bei Mehrfachbeschäftigten müssen alle beteiligten Arbeitgeber jeden Monat die Monatsmeldung abgeben. Die Meldepflicht erlischt nur, wenn der Beschäftigte nicht mehr mehrfach beschäftigt ist. Das in der gesetzlichen Rentenversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt wird mit der Monatsmeldung übermittelt. Für die Durchführung des Sozialausgleichs sind diese Angaben deshalb erforderlich, weil bei Mehrfachbeschäftigen die Krankenkasse statt des Arbeitgebers überprüft, ob ein Sozialausgleich vorgenommen werden muss.