Viele Unternehmen geben mittlerweile ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen an externe Dienstleister ab. Outsourcing ist zu einem Begriff geworden, der für Unternehmen und Selbstständige immer häufiger zum Tragen kommt. Warum geben die Firmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab, lassen sie von anderen Unternehmen erledigen?
Der Grund ist einfach erklärt: Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Herausforderung dar. Und es sind noch weitere Beweggründe, die Unternehmen vor die Entscheidung stellen: Bleibt die Lohnbuchhaltung im Unternehmen oder wird sie ausgelagert? Bevor es letztendlich so weit ist, wägen Unternehmen die Vorteile und Nachteile gegeneinander ab. Und so sieht das Ganze im Überblick aus:
Vorteil 1 des Outsourcings: Die Zeit- und Kostenersparnis
Das Outsourcen der Lohn- und Gehaltsabrechnung senkt den zeitlichen als auch den finanziellen Aufwand. Während die monatliche Abrechnung durch ein externes Unternehmen durchgeführt wird, benötigen Sie keinen separaten Mitarbeiter für diesen Bereich. Hinzu kommt, dass Sie auch nicht mehr die notwendige Software anschaffen müssen, um die Abrechnungen auf elektronischem Wege durchzuführen. Weiterbildungs- und Fortbildungskosten Ihrer Mitarbeiter im Bereich Lohn und Gehalt fallen beim Outsourcing ebenfalls weg.
Gerade die Fortbildungskosten können einen großen Kostenfaktor im Unternehmen – gerade im Lohnbereich – darstellen. Aufgrund von gesetzlichen und steuerlichen Veränderungen müssen Mitarbeiter dieser Sparte stets up-to-date sein.
Für Unternehmen, die gerade erst gründen, kann das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang an Sinn machen. Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen sich in solch ein komplexes Gebiet wie Löhne und Gehälter einarbeiten.
Vorteil 2 des Outsourcings: Eine bessere Kostentransparenz
Beim Outsourcing bezahlen Sie in der Regel einen Festpreis für die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter. Dadurch können Sie als Unternehmer mit festen Kosten kalkulieren, die Ihnen der Dienstleister in Rechnung stellt. Bei einem eigenen Mitarbeiter kommen in manchen Fällen neben dem Arbeitsentgelt weitere Kosten, die teilweise nicht kalkulierbar sind, dazu.
Vorteil 3 des Outsourcings: Schutz vor Personalausfällen
Durch das Outsourcing können Sie sich vor Personalausfällen schützen: denn Krankheit, Urlaub oder gar Kündigung des Mitarbeiters können die Abrechnung verzögern. Und eine weitere Person für diesen Bereich einzustellen, ist häufig zu teuer und untragbar. Vor allem bei einer Kündigung müssen Arbeitgeber schnell reagieren, um den Fluss der Entgeltabrechnung gewährleisten zu können.
Hat das Unternehmen die Abrechnung extern vergeben, ist das Risiko der Personalausfälle zumindest in dem Bereich, außen vor.
Vorteil 4 des Outsourcings: Die Korrektheit der Abrechnungen
Die Anforderungen an die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden immer komplexer und so wird das Risiko, dass Fehler passieren, immer größer. Vor allem dann, wenn Gesetzesänderungen anzuwenden sind, der Mitarbeiter allerdings nicht weiß, was er tun muss. Ohne Schulungen, Fort- und Weiterbildungen geht es im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht.
Bei Rechenfehlern bei den steuer- und sozialrechtlichen Verpflichtungen, beziehungsweise wenn die Entgeltabrechnungen nicht ordnungsgemäß erstellt wurden, drohen dem Unternehmen Nachzahlungen und auch Strafzahlungen.
Wird die Entgeltabrechnung hingegen ausgelagert, kann der Unternehmer davon ausgehen, dass der externe Dienstleister seine Mitarbeiter durch entsprechende Schulungen auf dem neuesten Stand hält.
Grundsätzlich ist beim Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Datensicherheit ein wichtiges Thema und auch die entsprechenden Datenschutzbestimmungen wie die EU-DSGVO sind von allen Beteiligten zwingend zu beachten und umzusetzen.
Abschließend kann man sagen, dass das Auslagern der Lohnabrechnungen einem Unternehmen, Freiberuflern und Existenzgründern Zeit, Kosten und Aufwand sowie Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen einsparen kann. Hinzu kommt die Professionalität und das aktuelle Know-How der Dienstleister.