Arbeitsplatzbrille: Wann darf der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei erstatten?

Was ist eine Arbeitsplatzbrille?

Eine Arbeitsplatzbrille ist eine speziell konzipierte Sehhilfe für das Arbeiten am Computer. Im Gegensatz zur normalen Alltagsbrille optimiert sie insbesondere den Nah- und Zwischenbereich – also den typischen Sehabstand zum Bildschirm. Dadurch ermöglicht sie eine entspannte Körperhaltung und scharfes Sehen am Monitor und der Tastatur. Oft verfügen solche Brillen über spezielle Eigenschaften wie z. B. Blaulichtfilter, um die Augen bei langer Bildschirmarbeit zusätzlich zu schonen. Abgrenzung zur Alltagsbrille: Eine gewöhnliche Brille (etwa eine Lesebrille für ~40 cm Leseabstand oder eine Gleitsichtbrille für Alltag und Ferne) ist für dauerhafte Bildschirmarbeit häufig nicht optimal. Wenn die normale Sehhilfe am Arbeitsplatz nicht ausreicht – etwa weil man in der mittleren Distanz unscharf sieht oder eine ungesunde Kopfhaltung einnehmen muss – kann eine gesonderte Bildschirmarbeitsbrille notwendig sein. Diese spezielle Brille ist dann ein Arbeitsmittel, das gezielt für die Bildschirmarbeit angepasst wird.

 

Höhere Zuschüsse für Betriebsrenten

Ja – unter bestimmten Voraussetzungen. Das Arbeitsschutzrecht schreibt vor, dass Arbeitgeber Beschäftigten an Bildschirmgeräten eine augenärztliche Untersuchung anbieten müssen und bei Bedarf eine spezielle Sehhilfe bereitstellen müssen. Konkret regelt § 5 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) in Verbindung mit Anhang Teil 4, dass Beschäftigte einen Rechtsanspruch auf eine spezielle Sehhilfe haben, wenn eine Untersuchung durch einen Augenarzt oder Betriebsarzt ergibt, dass normale Sehhilfen nicht ausreichen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die benötigte Brille zur Verfügung stellen.

 

Vorgehen in der Praxis:

Arbeitgeber organisieren meist eine Sehtest-Vorsorge (z. B. im Rahmen der G37-Untersuchung für Bildschirmarbeitsplätze). Stellt der Augen- oder Betriebsarzt fest, dass eine Bildschirmbrille erforderlich ist, erhält der Arbeitnehmer eine entsprechende Verordnung oder Bescheinigung. Mit diesem Attest kann die Brille beim Optiker angepasst werden. Der Arbeitgeber muss anschließend die Kosten vollständig erstatten oder direkt die Brille stellen.

Wichtig: Gemäß Arbeitsschutzgesetz dürfen Kosten für Maßnahmen des Arbeitsschutzes nicht auf die Beschäftigten abgewälzt werden. Der Arbeitgeber hat also die vollständigen notwendigen Kosten einer erforderlichen Bildschirmbrille zu tragen. Eine Eigenbeteiligung der Arbeitnehmer ist nur denkbar, wenn Extras über das medizinisch Erforderliche hinaus gewünscht sind – etwa ein besonders modisches Gestell oder Premium-Verglasungen. In der Grundausstattung muss die Brille jedoch immer kostenfrei für die Beschäftigten sein. Unzulässig wäre es z. B., nur einen Pauschalbetrag anzubieten, der die tatsächlichen Kosten nicht deckt. Auch wenn der Mitarbeiter privat bereits eine Bildschirmbrille besitzt, entbindet dies den Arbeitgeber nicht von der Pflicht – wie bei jedem Arbeitsmittel muss er eine geeignete Sehhilfe bereitstellen.

 

Steuerfreiheit der Kostenübernahme (§ 3 Nr. 34 EStG)

Die Übernahme der Brillenkosten durch den Arbeitgeber stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar – könnte also als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten. Allerdings gibt es Ausnahmen, in denen die Erstattung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei möglich ist.

 

1. Spezielle Bildschirmbrille auf ärztliche Verordnung (Arbeitsschutz): Werden die Kosten für eine speziell für den Bildschirmarbeitsplatz benötigte Brille aufgrund einer augenärztlichen Verordnung übernommen, liegt ein überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers vor. In diesem Fall handelt es sich nicht um Arbeitslohn, sondern um die Erfüllung einer Arbeitsschutzpflicht. Die Erstattung ist dann steuerfrei und auch nicht sozialversicherungspflichtig. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass Aufwendungen des Arbeitgebers für die Augenuntersuchung und den Ersatz einer speziellen Bildschirmarbeitsbrille kein Arbeitslohn darstellen – vorausgesetzt, es liegt eine ärztliche Verordnung dafür vor. Praktisch bedeutet das: Hat der Beschäftigte ein Rezept vom (Betriebs-)Arzt für die benötigte Bildschirmbrille, kann der Arbeitgeber die Rechnung steuerfrei erstatten.

2. Betriebliche Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG): Früher fiel die Übernahme einer normalen Bildschirmbrille teilweise unter die steuerfreie betriebliche Gesundheitsförderung. Bis Ende 2018 durfte der Arbeitgeber pro Mitarbeiter bis zu 500 € jährlich steuerfrei für Gesundheitsmaßnahmen (mit ärztlichem Attest) ausgeben – darunter wurde auch die Bildschirmbrille gefasst. Seit 2019 ist diese Steuerbefreiung jedoch strenger gefasst: Die Maßnahmen müssen bestimmten Qualitätskriterien genügen und zertifiziert sein (gemäß § 20 SGB V). Da eine Bildschirmbrille keine zertifizierte Präventionsmaßnahme ist, scheidet die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 EStG hier heute aus. Ohne augenärztliche Verordnung gibt es also keine spezielle Steuervergünstigung für vom Arbeitgeber finanzierte Brillen. In solchen Fällen wären Zuschüsse des Arbeitgebers in der Regel als normaler Arbeitslohn zu versteuern.

3. 3. Geringfügiger Aufwand (Sachbezugsfreigrenze): Kleine Zuschüsse können unter Umständen über die Sachbezugsfreigrenze abgewickelt werden. Liegen die Kosten der Brille (oder der Zuschuss des Arbeitgebers) unter 50 € und ist dieser Freibetrag nicht durch andere Sachzuwendungen ausgeschöpft, kann der Arbeitgeber den Betrag steuer- und abgabenfrei gewähren. In der Praxis sind Brillenkosten jedoch meist höher, sodass diese Variante selten die gesamten Aufwendungen abdeckt.

Hinweis: Für den Arbeitnehmer selbst sind Brillenkosten steuerlich nahezu immer Privatsache. Selbst wenn die Brille (auch) für den Beruf benötigt wird, erkennt das Finanzamt die Aufwendungen in der Regel nicht als Werbungskosten an. So hat der Bundesfinanzhof schon 1992 entschieden, dass Brillenkosten nicht abziehbar sind, auch wenn die Brille überwiegend beruflich genutzt wird. Die steuerfreie Erstattung sollte daher – wenn möglich – über den Arbeitgeber im Rahmen der obigen Ausnahmen erfolgen.