Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und Einmalzahlungen korrekt vereinbaren und abrechnen

Als Unternehmer bieten sich einige Möglichkeiten, die Mitarbeiter zu motivieren und ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken. Eine Extra-Zahlung ist da eine beliebte Möglichkeit – allerdings sollten Sie wissen, auf was Sie als Arbeitgeber achten müssen und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Motivation Nummer 1 – das Urlaubsgeld

Die Auszahlung von Urlaubsgeld ist bei Mitarbeitern eine gern genommene Extra-Zahlung. Bei dem Urlaubsgeld handelt es sich um eine zusätzliche Leistung, welche vom Gesetzgeber nicht vorgesehen ist.

Hinweis: Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Während das Urlaubsgeld eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter darstellt, ist das Urlaubsentgelt das Gehalt, das während der Urlaubszeit des Mitarbeiters an ihn weitergezahlt wird.

Woraus kann sich der Anspruch auf Urlaubsgeld ergeben?

Aus dem Arbeitsvertrag innerhalb des Tarifvertrags
In manchen Branchen sehen die Tarifverträge die Auszahlung von Urlaubsgeld in unterschiedlicher Höhe vor.

Aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes
Zahlen Sie als Arbeitgeber einem Teil Ihrer Mitarbeiter Urlaubsgeld aus, so haben die anderen ebenfalls das Anrecht auf Urlaubsgeld.

Aufgrund einer so genannten betrieblichen Übung
Haben Sie als Unternehmer bereits seit 3 Jahren Urlaubsgeld an Ihre Mitarbeiter gezahlt und haben nicht darauf hingewiesen, dass Sie sich nicht daran binden möchten, kann daraus bereits eine Verpflichtung entstehen, dass Sie das Urlaubsgeld weiterhin an Ihre Mitarbeiter zahlen müssen. Möchten Sie das Urlaubsgeld nur sporadisch auszahlen und möchten Sie sich nicht auf lange Sicht zur Zahlung verpflichten, müssen Sie im Vorfeld darauf hinweisen.
Dieser Hinweis kann beispielsweise durch einen Zusatz im Arbeitsvertrag erfolgen.
„Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt auf freiwilliger Basis. Auch bei wiederholten Auszahlungen des Urlaubsgeldes begründet dies keinen Anspruch für die Zukunft.“

Urlaubgeld richtig abrechnen

In der Regel wird das Urlaubsgeld als ein fester Betrag pro Urlaubstag gewährt. Für den gesamten Jahresurlaub erfolgt die Auszahlung meist zu einem festen Termin, beispielsweise mit der Gehaltsabrechnung im Juni, oder auch zur Hälfte im Juni und die andere Hälfte im Dezember.

Das Urlaubsgeld ist aus steuerlicher Sicht ein „sonstiger Bezug“. Versteuert wird das Urlaubsgeld nach der Jahreslohnsteuertabelle und einer entsprechenden Berechnungsmethode. Innerhalb der Sozialversicherung wird das Urlaubsgeld als eine Einmalzahlung an den Mitarbeiter behandelt.

Motivation Nummer 2 – Weihnachtsgeld

Eine gesetzliche Regelung in puncto Auszahlung von Weihnachtsgeld gibt es nicht. Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist in den Unternehmen ganz unterschiedlich geregelt, beispielsweise sehen Tarifverträge die Zahlung zwischen 50 und 100 Prozent eines Monatsgehaltes vor.

Woraus kann sich der Anspruch auf Weihnachtsgeld ergeben?

• Aus dem Tarifvertrag

• Aus dem Arbeitsvertrag

• Aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes

  Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz sind alle Mitarbeiter eines Unternehmens gleich zu behandeln. Wenn einige Mitarbeiter Weihnachtsgeld erhalten, haben die anderen Mitarbeiter auch das Anrecht auf Zahlung. Allerdings besteht beim Weihnachtsgeld die Möglichkeit, bei bestimmten Mitarbeitern Unterschiede zu machen, das heißt, wenn ein „sachlicher Grund“ vorliegt. Dieser kann beispielsweise darauf begründet sein, dass das Weihnachtsgeld zur Motivation Ihrer Mitarbeiter ausgezahlt wird. Arbeitnehmer, die zu einem bestimmten Stichtag gekündigt haben, können dann aus der Zahlung des Weihnachtsgeldes ausgenommen werden.

• Aus der betrieblichen Übung

  Haben Sie bereits über 3 Jahre das Weihnachtsgeld gewährt und haben nicht darauf hingewiesen, dass Sie sich nicht binden möchten, kann daraus die Verpflichtung für die Weiterzahlung des Weihnachtsgeldes entstehen.

Bedingungen für die Zahlung von Weihnachtsgeld

Die Auszahlung von Weihnachtsgeld kann an bestimmte Bedingungen geknüpft sein. So können Sie beispielsweise als Arbeitgeber den Mitarbeitern, die das gesamte Jahr krank oder in Elternzeit waren, die Zahlung des Weihnachtsgeldes verwehren. Auch Rückzahlungen des Weihnachtsgeldes sind möglich. Verlässt ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums das Unternehmen, können Sie eine Rückzahlung vorsehen. Bei der Rückzahlung des Weihnachtsgeldes ist allerdings entscheidend, dass durch das Rückzahlungsverlangen der Arbeitnehmer nicht unzumutbar lange gebunden wird.

Im Urteil des BAG vom 25.04.2007, 10 AZR 634/06 wurde festgelegt, dass der Arbeitnehmer höchstens bis zum 31.03. des Folgejahres an das Unternehmen gebunden werden darf. Voraussetzung dafür ist, dass das Weihnachtsgeld zwischen 100 Euro und einem Monatsgehalt lag.

Weihnachtsgeld richtig abrechnen

In der Regel erfolgt die Auszahlung des Weihnachtsgeldes mit der Gehaltsabrechnung im November. Das Weihnachtsgeld zählt als steuerpflichtiger Arbeitslohn und ist als „sonstiger Bezug“ mit einer besonderen Berechnungsmethode nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern. Innerhalb der Sozialversicherung wird das Weihnachtsgeld als Einmalzahlung eingestuft.

Motivation Nummer 3: Einmalzahlungen

Über das übliche Gehalt können Sie Ihren Mitarbeitern auch andere Sonderzahlungen zukommen lassen – das liegt in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber. Allerdings lauern bei diesen Sonderzahlungen so einige Tücken und Fallstricke – so können Sie sich, wie beim Urlaubs- und Weihnachtsgeld auch, ungewollt dazu verpflichten, diese Zahlungen immer leisten zu müssen, da Sie nicht auf die Freiwilligkeit hingewiesen haben.

Damit dies nicht passiert, sollten Sie den Mitarbeiter darüber informieren, dass Ihre Zahlung auf freiwilliger Basis erfolgt – am besten schriftlich.

Auch bei Einmalzahlungen müssen die Mitarbeiter gleichbehandelt werden – außer, Sie können dies mit einem sachlichen Grund begründen. Waren Mitarbeiter das gesamte Jahr krank oder in Elternzeit, dann können Sie diese von der Zahlung ausschließen. Des Weiteren haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Sonderzahlung davon abhängig zu machen, dass das bestehende Arbeitsverhältnis über einen bestimmten Stichtag hinaus, ungekündigt ist. Auch bei der Einmalzahlung dürfen Sie im Bedarfsfall eine Rückzahlung von dem Arbeitnehmer verlangen. Es gelten die gleichen Regeln wie beim Weihnachtsgeld.

Einmalzahlungen richtig abrechnen

Die Abrechnung der Einmalzahlung erfolgt als „sonstiger Bezug“ und ist mit einer besonderen Berechnungsmethode nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern. Innerhalb der Sozialversicherung ist sie als Einmalzahlung zu versteuern.