In Großstädten und Ballungsgebieten ist es manchmal entspannender und angenehmer, den Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln hinter sich zu bringen. Mit der privaten Monatskarte können natürlich die Fahrten zur beruflichen Auswärtstätigkeit zurückgelegt werden – und das Gute: der Arbeitgeber kann einen Teil der Kosten für die Fahrkarte steuerfrei erstatten. Wie das funktioniert? Ganz einfach.
Grundsätzlich: Steuerpflichtiger Arbeitslohn
Jede Geldleistung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zahlt, zählt als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nur in Ausnahmefällen werden die Zahlungen des Arbeitgebers steuerfrei angesehen. Eine dieser Ausnahmefälle ist, dass die Aufwendungen, die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen, vom Arbeitgeber erstattet werden können, ohne dass Lohnsteuer abgeführt werden muss.
Die zwei Berechnungsmethoden
Die Senatsverwaltung für Finanzen in Berlin stellt für die Berechnung der zu erstattenden Fahrtkosten zwei Möglichkeiten zur Verfügung (Erlass vom 27.06.2016, ESt-Nr. 353). Dabei liegt die Tatsache zugrunde, dass der Arbeitnehmer für seine beruflichen Wege die private, eigens gekaufte Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel nutzt. Da die Karte privat als auch beruflich genutzt wird, stellt sich die Frage der Kostenerstattung.
Die Senatsverwaltung für Finanzen unterscheidet in der Berechnung
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nach quotaler Aufteilung und
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ersparten Kosten.
Bei der quotalen Aufteilung wird die Nutzung der Fahrkarte im Verhältnis Gesamtnutzung zu beruflichen Auswärtstätigkeiten gesetzt. Der sich daraus ergebende Prozentsatz darf vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Bei den „ersparten“ Kosten werden für jede auswärtige Fahrt die Kosten des Einzelfahrscheins angesetzt – was die Berechnung vereinfachen soll. Diese ermittelten Kosten darf der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten – wobei die Erstattung auf die tatsächlichen Aufwendungen der Monatskarte begrenzt ist.
Berechnungsbeispiele beider Methoden
Frau Müller wohnt und arbeitet in München. Sie ist häufig vor Ort im Stadtgebiet unterwegs, um Kunden zu betreuen – sie nutzt dafür die öffentlichen Verkehrsmittel und ihre privat erworbene Monatskarte (mit der sie jeden Tag zur Arbeit fährt). Für die Monatskarte hat sie 81 Euro gezahlt.
Im Februar nutzt sie die Monatskarte für insgesamt 56 Fahren, davon 12 Mal im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Hätte sie einen Einzelfahrschein gekauft, hätte sie pro Fahrt 2,80 Euro gezahlt.
Die Berechnungsmöglichkeiten
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Quotale Aufteilung
Das Verhältnis der Gesamtfahrten zu den beruflichen liegt bei 56 zu 12.
Nach der quotalen Aufteilung ergibt sich ein Anteil von 21,4 %, die auf die Fahrten innerhalb der beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen. Das heißt, ihr Arbeitgeber darf Frau Müller 21,4 % von den gezahlten 81 Euro erstatten – ergibt einen steuerfreien Betrag von 17,33 Euro.
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Ersparte Kosten
Für eine Fahrt hätte Frau Müller 2,80 Euro gezahlt – sie nutzt die privat gekaufte Monatskarte für 12 Fahrten innerhalb der beruflichen Auswärtstätigkeit. 12 x 2,80 Euro – ergibt einen Betrag von 33,60 Euro, den der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf.
In diesem Falle lohnt sich die Berechnung nach den ersparten Kosten für Frau Müller, da ihr Arbeitgeber ihr fast doppelt so viel erstatten kann als bei der quotalen Aufteilung.
In der Regel ist die Berechnungsmöglichkeit „ersparte Kosten“ günstiger als die der quotalen Aufteilung. Zudem ist sie weniger aufwändig als die quotale Aufzeichnung, da die Aufzeichnung aller Fahrten entfällt. Allerdings sollten beide Varianten durchgerechnet werden, welche letztendlich die bessere ist.