Jeden Monat rechnet der Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung auch die monatliche Lohnsteuer aus. Dieser Steuerbetrag orientiert sich zum einem am Bruttolohn und zum anderen anhand der Steuerklasse. Bei dieser Abrechnung durch den Arbeitgeber finden allerdings nur bestimmte Freibeträge Berücksichtigung.
In manchen Fällen liegen die tatsächlichen Ausgaben über den Pauschalen, so dass unberechtigterweise zu viel Lohnsteuer einbehalten wird. Stellt man als Arbeitgeber in diesen Fällen allerdings einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung, wird der entsprechende Freibetrag bereits vorab vom Finanzamt bestätigt.
Lohnsteuerermäßigung – so kommen die Daten zum Finanzamt
Das Finanzamt übermittelt dem Arbeitgeber auf elektronischem Wege die Daten, die dieser für den Lohnsteuerabzug benötigt. Diese Daten werden als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bezeichnet, werden in einer zentralen Datenbank bei der Finanzverwaltung gespeichert. In dieser Datenbank werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Anzahl der Kinder, Familienstand, Religionszugehörigkeit, usw.) der Arbeitnehmer vorgehalten. Stimmen die Daten, die der Finanzverwaltung vorliegen nicht, muss der Arbeitnehmer eine entsprechende Änderung beantragen.
Bei Neuaufnahme eines Jobs oder bei einem Job-Wechsel, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer, die Religionszugehörigkeit und das Geburtsdatum mitteilen. Anhand dieser Daten kann der Arbeitgeber die Daten des Mitarbeiters aus der ELStAM-Datenbank abrufen. Sollten sich Daten ändern, wird der Arbeitgeber direkt über die ELStAM-Schnittstelle informiert.
Mögliche Freibeträge für die Lohnsteuerermäßigung
Durch die beantragten Freibeträge sinkt das zu versteuernde Einkommen, wodurch der Arbeitgeber weniger Lohnsteuer einbehält. Die Folge: das monatliche Nettoeinkommen ist dadurch höher.
Arbeitnehmer können bis Ende November des laufenden Kalenderjahres den Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Bereits ab dem Folgemonat profitiert der Arbeitnehmer von geringeren Abzügen. Arbeitnehmer, die Weihnachtsgeld als Sonderzahlung erhalten, sollten spätestens einen Monat vor der Auszahlung den Freibetrag bei der Finanzverwaltung beantragen. Geregelt wird dies in § 39a Einkommensteuergesetz.
Möglich sind Freibeträge für Werbungskosten innerhalb der Arbeitnehmertätigkeit, für außergewöhnliche Belastungen oder Sonderausgaben (keine Versicherungen).
Unter die Werbungskosten fallen beispielsweise:
Reisekosten, wenn sie vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden
die Aufwendungen für die Wege zwischen der Wohnstätte und der Tätigkeitsstätte in Form der Entfernungspauschale.
Aufwendungen für Fachliteratur, Arbeitsmittel, Werkzeug oder Berufsbekleidung
berufliche Fortbildungskosten und
Beiträge zu Berufsverbänden
Als außergewöhnliche Belastungen zählen beispielsweise:
Unterhaltsaufwendungen für gesetzlich unterhaltberechtigte Personen
Behindertenpauschbeträge
Freibeträge für die Berufsausbildung des volljährigen Kindes und
der Hinterbliebenenpauschbetrag.
Als Sonderausgaben gelten:
Kinderbetreuungskosten
Unterhaltsleistungen an geschiedene oder dauernd getrennt lebende Ehe- oder auch Lebenspartner,
gezahlte Kirchensteuer, allerdings mit der Ausnahme: Kirchensteuer auf Abgeltungssteuer
Kosten für die eigene Berufsausbildung (erstmalige Berufsausbildung oder Erststudium) in Höhe von bis zu 6.000 Euro pro Jahr
Neben diesen aufgeführten Freibeträgen, können auch weitere, beantragt werden. Dies sind zum Beispiel:
Steuerermäßigungen aufgrund von Aufwendungen für Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen oder haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse,
negative Einkünfte aus Kapitalvermögen, welche nicht in das Verlustausgleichsverbot fallen und
die Summe der negativen Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, selbstständiger Arbeit, Gewerbebetrieben, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte.
Anmerkung: Der Antrag auf Eintragung der Werbungskosten aus der Angestelltentätigkeit – sofern die Werbungskosten bei Arbeitnehmern 1.000 Euro und bei Rentnern 102 Euro übersteigen, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen (ohne den Pauschbetrag für beeinträchtigte Menschen) ist nur dann zulässig, wenn die Summe all dieser Aufwendungen den Betrag von 600 Euro übersteigt.
Bei Ehegatten wird die Grenze nicht verdoppelt.
Fristen für die Beantragung der Lohnsteuerermäßigung
Wird der Antrag bis Ende Januar des Lohnsteuerjahres gestellt, erfolgt die Berücksichtigung des Freibetrages bereits im Januar. Danach tritt der Freibetrag erst ab dem Folgemonat nach der Antragstellung in Kraft, d.h., wurde der Antrag im März gestellt, ist der Freibetrag erstmalig im April gültig. Für das laufende Jahr ist ein Antrag bis Ende November möglich. Der beantragte Freibetrag gilt für die Laufzeit von 2 Jahren.
Beispiel:
Ein Freibetrag von 1.200 Euro soll beantragt werden. Je nachdem, wann der Antrag gestellt wird, erfolgt die Verteilung.
Beantragt am | Verteilung |
30. Oktober 2017 | November und Dezember jeweils 600 Euro |
30. November 2017 | für Dezember den gesamten Betrag von 1.200 Euro |
30. November für die Jahre 2017 und 2018 | Für Dezember 2017 den gesamten Betrag von 1.200 Euro und für Januar bis Dezember 2018 jeweils 100 Euro pro Monat |
15. Juni 2018 für die Jahre 2018 und 2019 | Für Juli bis Dezember 2018 jeweils 200 Euro pro Monat und für Januar bis Dezember 2019 jeweils 100 Euro pro Monat |
Sollten sich im Laufe des Jahres Veränderungen zu Gunsten des Arbeitnehmers ergeben, kann jederzeit ein weiterer Antrag gestellt werden. Ändert sich bei dem Arbeitnehmer etwas zu seinen Ungunsten, muss dies nicht während des Jahres berücksichtigt werden.
Die Eintragungen auf der „Lohnsteuerkarte“ werden unter dem Vorbehalt der Nachprüfung geführt und können aus diesem Grund jederzeit korrigiert werden.
Die Beantragung eines Freibetrages hat zur Folge, dass man als Arbeitnehmer zur Abgabe der jährlichen Steuererklärung verpflichtet ist. Denn nur so kann das Finanzamt die Angaben nach dem Ablauf des Jahres prüfen. Wurde ein zu hoher Freibetrag beantragt und eingetragen, muss der Arbeitnehmer mit einer entsprechenden Steuernachforderung rechnen.
Unterlagen für die Beantragung der Lohnsteuerermäßigung
Den Antrag auf Lohnsteuerermäßigung gibt es entweder beim zuständigen Finanzamt oder kann per Download über die Formularverwaltung des Bundesfinanzministeriums oder des Finanzamts heruntergeladen werden.
Wer erstmalig den Antrag stellt, muss das Formular „Hauptvordruck“ ausfüllen. Unterlagen, die die Höhe der voraussichtlichen Ausgaben belegen, sind in der Regel nur dann erforderlich, wenn die Höhe der Ausgaben nicht aus den Vorjahren bekannt ist.
Bei der Beantragung der Lohnsteuerermäßigung müssen verschiedene Angaben gemacht werden. Während in Abschnitt A Angaben zur Person – bei Verheirateten auch Angaben zum Ehepartner – anzugeben sind, werden in Abschnitt B die Angaben zu Kindern erfasst. Kinder über 18 Jahre, die noch steuerlich berücksichtigt werden können, werden ebenfalls erfasst.
Alleinerziehende, denen ein Entlastungsbetrag für Alleinerziehende steuerlich zusteht, haben die Möglichkeit, die Steuerklasse von I auf die Steuerklasse II umschreiben zu lassen. Dadurch wird der Entlastungsbetrag bereits beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
Abschnitt C beinhaltet Angaben zum Pauschbetrag behinderter Menschen. Auch Verluste aus Einkunftsarten (beispielsweise der Vermietung oder aus gewerblichen Einkünften) werden in diesem Abschnitt erfasst. Dazu muss die Berechnung des ermittelten Verlusts als Anlage dem Antrag beigefügt werden. Verluste aus der Vermietung von Wohnhäusern oder Wohnungen im Jahr 2016 dürfen nur für die Objekte eingetragen werden, die im Vorjahr (2015) spätestens angeschafft oder fertig gestellt wurden.
Auch wenn eine Person im Haushalt beschäftigt ist, kann für diese eine Steuerermäßigung auf der Lohnsteuerkarte beantragt werden. Werden die Arbeiten im Haushalt und Garten durch ein Dienstleistungsunternehmen ausgeführt, oder betreut und pflegt eine Person eine Person im Haushalt, ist ebenfalls eine Steuerermäßigung beantragbar. Auch Handwerkerleistungen im eigengenutzten Haus, unter Angabe der Höhe der Aufwendungen, können als Freibetrag eingetragen werden. Anhand der Angabe der Aufwendungshöhe ermittelt das Finanzamt das 4-fache als Freibetrag.
Abschnitt D beinhaltet die Angaben zu Sonderausgaben, Werbungskosten, Vorsorgeaufwendungen und außergewöhnliche Belastungen.
Lohnsteuerermäßigung bei Ehepartnern
Beziehen beide Ehepartner Arbeitslohn, kann der Freibetrag, sofern er auf die aus nichtselbstständiger Arbeit anfallenden Werbungskosten entfällt, nur bei dem Ehepartner eingetragen werden, den es auch betrifft. Die verbleibenden Teile des Freibetrages, bestehend aus Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen, können beliebig auf die Ehepartner aufgeteilt werden. Geben beide bei der Antragstellung keinen Aufteilungswunsch an, verteilt das Finanzamt den möglichen Freibetrag auf beide Ehepartner.
Lohnsteuerermäßigung bei mehreren Arbeitsverhältnissen
Wer mehrere Beschäftigungen nebeneinander hat, muss – wenn es sich um keinen Minijob handelt – für jedes Dienstverhältnis eine eigene Lohnsteuerkarte haben. Das erste Dienstverhältnis wird mit der Steuerklasse I und V bescheinigt, die weiteren Dienstverhältnisse in der Steuerklasse VI. Bei den Lohnsteuerklassen I bis V ist ein bestimmter Anteil des Arbeitsentgelts steuerfrei (der so genannte Grundbeitrag). Daraus abgeleitet, ergibt sich ein maßgebender Eingangsbetrag aus der Jahreslohnsteuertabelle, ab dem erst Lohnsteuer abgeführt werden muss. Wird der steuerfreie Betrag mit dem ersten Dienstverhältnis nicht ausgeschöpft, kann der verbleibende steuerfreie Teil auf das zweite Dienstverhältnis eingetragen werden. In diesen Fällen wird bei dem ersten Dienstverhältnis (mit der Steuerklasse I) ein entsprechender Hinzurechnungsbetrag in der gleichen Höhe erfasst.
Der vereinfachte Lohnsteuerermäßigungsantrag
Wurde bereits ein Antrag auf einen Freibetrag im Vorjahr gestellt und im Folgejahr ist dieser nicht höher, reicht der vereinfachte Lohnsteuerermäßigungsantrag. Auch wenn Kinder nachgetragen werden sollen oder als alleinerziehende Person die Steuerklasse von I auf II umgeschrieben werden soll.
Hinweis: Entspricht die genehmigte Lohnsteuerermäßigung nicht mehr der Realität, ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, dies dem Finanzamt entsprechend mitzuteilen. Diese Änderungen können durch einen Jobwechsel herrühren, da die Entfernungspauschale nun geringer ausfällt oder der Arbeitgeber keinen Unterhalt mehr zahlen muss.
