Für Arbeitnehmer, die eine vorübergehende Tätigkeit im europäischen Ausland ausführen, ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Ab dem 1. Juli 2017 gibt das 6. SGB IV-Änderungsgesetz Arbeitgebern die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm maschinell zu beantragen. Innerhalb von drei Arbeitstagen senden die ausstellenden Stellen die A1-Bescheinigungen – ebenfalls maschinell – zurück. Nach einer Übergangszeit von zwei Jahren wird das maschinelle Verfahren verpflichtend sein.
Die A1-Bescheinigung
Muss ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend ins Ausland, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, mit der so genannten A1-Bescheinigung nachzuweisen, dass das Unternehmen weiterhin die Sozialversicherungsbeiträge im Inland entrichtet. Für die Zeit des Auslandseinsatzes ist der Arbeitnehmer von der Sozialversicherungspflicht in seinem Aufenthaltsland befreit. Dauert ein Auslandseinsatz mehr als zwei Jahre, muss der Arbeitgeber eine Ausnahmevereinbarung beantragen.
A1-Bescheinigung – keine doppelte Beitragszahlung
Aufgrund der Tatsache, dass der Arbeitnehmer im Ausland tätig ist, sind sowohl Beiträge im Heimatland als auch im Ausland fällig.
Bei einer Entsendung eines Arbeitnehmers in einen europäischen Staat oder nach Liechtenstein, Island, Norwegen oder in die Schweiz sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin nur die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der Arbeitnehmer in dem Beschäftigungsstaat durch die A1-Bescheinigung nachweisen.
A1-Antrag – zukünftig maschinell möglich
Ab dem 01.07.2017 können Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in einen anderen Mitgliedsstaat entsenden und weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften gelten sollen, die Ausstellung der A1-Bescheinigung zukünftig maschinell beantragen. Die zuständige Stelle nimmt den Antrag elektronisch an, verarbeitet ihn und nutzt ihn. Erfolgt die Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit gelten, wird die A1-Bescheinigung innerhalb von 3 Arbeitstagen an den Arbeitgeber auf maschinellem Wege übermittelt. Der Arbeitgeber hat die A1-Bescheinigung unverzüglich auszudrucken und seinem Mitarbeiter auszuhändigen.
Im Antrag muss die Beschäftigung im Ausland genau beschrieben werden. Die Angaben in dem maschinellen Antrag werden über die Eingabe des Tätigkeitsschlüssels aus dem Meldeverfahren übermittelt.
Die für die A1-Bescheinigung zuständigen Stellen sind
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die Krankenkassen,
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Rentenversicherungsträger und
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Die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen
Die Ausstellung der A1-Bescheinigung muss bei der Krankenkasse beantragt werden, bei der der Mitarbeiter versichert ist – unabhängig davon, ob bei dieser Krankenkasse eine freiwillige Versicherung, eine Pflichtversicherung oder eine Familienversicherung besteht.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert und ist nicht aufgrund seiner Mitgliedschaft in einer Berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, muss die Ausstellung der A1-Bescheinigung bei dem entsprechenden Rentenversicherungsträger beantragt werden.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert und aufgrund seiner Mitgliedschaft in einer Berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, muss die Ausstellung der A1-Bescheinigung bei der Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen beantragt werden.
Ausnahmevereinbarung – ebenfalls elektronisch
Der Arbeitgeber kann auch zukünftig den Antrag auf die Ausnahmevereinbarung elektronisch stellen. Bei diesem Antrag muss der Arbeitnehmer der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) mit einer gesonderten Erklärung mitteilen, dass die Beantragung der Ausnahmevereinbarung in seinem eigenen Interesse erfolgt.
Bestätigt der Arbeitgeber in seinem Antrag, dass die Erklärung des Mitarbeiters vorliegt und sie bei den Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensordnung abgelegt hat, kann auf die Übermittlung der Erklärung verzichtet werden.
Weitere, eventuell notwendige Korrespondenz mit dem Arbeitgeber und der DVKA erfolgt auf dem Postweg, da die elektronische Übermittlung nur für den Antrag vorgesehen ist.
Fehlende Angaben führen zur Ablehnung
Fehlen bei der maschinellen Antragstellung Angaben oder ist der Antrag nicht vollständig, führt dies zur Ablehnung. Denn vordergründiges Ziel der Umsetzung ist ein schlankes und vereinfachtes Dialogverfahren. Maschinelle Rückfragen oder Zwischenmitteilungen wird es nicht geben – es erfolgt eine maschinelle Ablehnung. In solchen Fällen müssen die Angaben vervollständigt und der Antrag erneut gestellt werden.
Stufenweiser Einsatz des maschinellen Verfahrens
Ab dem 1. Juli 2017 werden die Arbeitgeber die Möglichkeit erhalten, Anträge für die A1-Bescheinigung maschinell zu senden.
Ab dem 1. Januar 2018 werden die ausstellenden Stellen mit einer maschinellen A1-Bescheinigung reagieren.
Ab dem 1. Juli 2019 wird das maschinelle Verfahren für die Arbeitgeber verpflichtend werden.