Die Verpflegungspauschale ab 2020

28 Euro statt 24 Euro, 14 Euro statt 12 Euro Spesen – das sind die neuen Beträge für den Verpflegungsmehraufwand.

Ab dem 01. Januar 2020 steigen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Der Gesetzgeber hat diesem Gesetzesentwurf am vergangenen Freitag zugestimmt.

Mitarbeiter sollen dann bei einer Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands von 24 Stunden zukünftig statt 24 Euro 28 Euro erhalten. An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, sowie eintägige Dienstreisen, die mehr als 8 Stunden umfassen, werden mit einer Pauschale von 14 Euro statt bisher 12 Euro berechnet.
Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten wie bisher je nach Aufenthaltsland unterschiedliche Pauschalen. Diese werden jährlich neu vom Bundesfinanzministerium festgesetzt.

Zudem ist für Berufskraftfahrer eine Übernachtungspauschale von 8 Euro geplant. Diese 8 Euro erhält der LKW-Fahrer, wenn er in seinem Fahrzeug übernachtet. Bisher konnten LKW-Fahrer nur 5 Euro als Schätzbetrag für Werbungskosten geltend machen.

Grundsätzliches zur Verpflegungspauschale

Die Verpflegungsmehraufwendungen zählen zu den Reisekosten und sind die Kosten, die entstehen, wenn sich eine Person aus einem betrieblichen und beruflichen Grund außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und der eigenen Wohnung aufhält. Der ursächliche Grund für diese Kosten müssen ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten des Arbeitnehmers sein. Für In- und Auslandsreisen dürfen seit 1996 nur noch feste Pauschbeträge als Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden.

Diese Verpflegungspauschale kann der Arbeitnehmer in seiner privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Zahlt der Arbeitgeber diese steuerfrei an den Arbeitnehmer aus, wird dieser Ansatz in der Steuererklärung als Werbungskosten entsprechend gekürzt. Zudem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit die Verpflegungsmehraufwendungen bis zur doppelten Höhe an den Arbeitnehmer auszuzahlen. Allerdings muss dann der Betrag mit 25 % pauschal versteuert werden, welche die steuerfreie Verpflegungspauschale übersteigt.

Wofür gibt es die Pauschale?

Arbeitnehmer, die dienstlich unterwegs sind, haben in der Regel mit zusätzlichen Ausgaben zu rechnen. Übernachtungskosten, Verpflegung, An- und Abreise sind Faktoren, die unter anderem für die zusätzlichen Ausgaben stehen. Auch wenn der Arbeitgeber diese Kosten übernimmt, sind die Kosten während einer Dienstreise für den Arbeitnehmer höher als zu Hause. Und für diesen Mehraufwand wurde die Verpflegungspauschale eingeführt. Diese Pauschale wird auch oftmals als Tagespauschale oder Reisekostenpauschale bezeichnet.

Im Falle, dass der Arbeitgeber zu der Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers die Kosten für eine Mahlzeit übernimmt, muss eine Kürzung der Pauschale vorgenommen werden. Die Werte liegen bei:

  • einem erhaltenen Frühstück bei 20 Prozent,
  • einem erhaltenen Mittagessen bei 40 Prozent und
  • einem erhaltenen Abendessen ebenfalls bei 40 Prozent.

Das heißt, nimmt der Arbeitnehmer morgens im Hotel ein Frühstück zu sich, muss der Arbeitgeber bei der Abrechnung der Hotelrechnung die Pauschale um 20 Prozent kürzen.

Beispiel

Ein Mitarbeiter fährt von Montag bis Mittwoch zu einem Kunden. Dabei fährt er am Montag nach seiner täglichen Tätigkeit im Büro um 18:00 Uhr von seiner 1. Tätigkeitsstätte los. Am Mittwoch fährt er nach Fertigstellung seiner Tätigkeit beim Kunden um 22:00 Uhr direkt zur heimischen Wohnung. Diese erreicht er aufgrund eines Staus erst in der Nacht um 01:00 Uhr. Vom Kunden erhält er täglich ein Mittagessen.

Lösung:
Für den Anreisetag am Montag erhält der Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale von 14,00 €. Da es sich um eine mehrtägige Auswärtstätigkeit handelt, ist nicht darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag nicht mehr als acht Stunden auswärts unterwegs war. Da hier keine Mahlzeit vom Arbeitgeber veranlasst worden ist, ist hier auch keine Kürzung vorzunehmen.
Für den Dienstag erhält der Arbeitnehmer eine Pauschale von 28,00 €. Diese ist jedoch um 40 % (11,20 €) zu kürzen, da ein Mittagessen gestellt wird.
Da der Arbeitnehmer auch den kompletten Mittwoch auswärts unterwegs war (24 Stunden auswärts), gilt hier auch die volle Pauschale von 28,00 €, abzgl. 11,20 € für das Mittagessen.
Der Donnerstag gilt nun als Abreisetag, wodurch hier noch einmal 14,00 € abgerechnet werden können.
In der Summer kann dem Arbeitnehmer also 61,60 € als Verpflegungspauschale ausgezahlt werden (14,00 € + 28,00 € – 11,20 € + 28,00 € – 11,20 € + 14,00 €)

Beispiel für eintägige Auswärtstätigkeit

Ein Arbeitnehmer fährt zu einem Seminar für einen Tag. Er verlässt morgens um 07:00 Uhr seine Wohnung. Zurück ist er erst am Folgetag um 01:00 Uhr.

Lösung:
Zwar umfasst diese Auswärtstätigkeit mehr als einen Kalendertag, jedoch gilt diese Dienstreise trotzdem als eintägige Auswärtstätigkeit, da zwischendurch keine Übernachtung stattgefunden hat. Somit sind maximal 14,00 € als steuerfrei Verpflegungspauschale möglich.

Erweiterung des Beispiels mit Mahlzeitengestellung

Beim Seminar erhält der eben genannte Mitarbeiter Mittag- und Abendessen auf Veranlassung des Arbeitgebers gestellt. Die Kürzung beträgt entsprechend zweimal 11,20 €.

Lösung:
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale je Kalendertag darf maximal auf 0,00 € erfolgen. Eine negative Verpflegungspauschale ist nicht möglich. Somit werden die 14,00 € auf 0,00 € gekürzt.

Beispiel für doppelte Verpflegungspauschale

Der Arbeitnehmer ist von Montag bis Mittwoch auf einer Dienstreise. Dafür kann er Verpflegungspauschalen von 56,00 € ansetzen (14,00 € + 28,00 € + 14,00 €).
Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer allerdings den doppelten Betrag (112,00 €) aus.
Lösung:
Die 56,00 € bleiben steuerfrei. Mit dessen Auszahlung kann der Arbeitnehmer diesen Betrag allerdings nicht mehr in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die weiteren 56,00 € sind mit 25 % pauschal zu versteuern. Diese pauschale Steuer zahlt grundsätzlich der Arbeitgeber. Es besteht für den Arbeitgeber allerdings die Möglichkeit diese Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer abzuwälzen.

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