Wer beruflich unterwegs ist, gibt für Essen und Trinken meist mehr aus als zu Hause. Diesen Mehraufwand darf der Arbeitgeber mit der Verpflegungspauschale steuer- und beitragsfrei ausgleichen – ohne dass Beschäftigte Belege sammeln müssen. Maßgeblich ist allein die Dauer der Abwesenheit. Wir zeigen die Sätze für 2026, wann die Pauschale gekürzt werden muss, was bei mehrtägigen Reisen und im Ausland gilt und wie Arbeitgeber mehr als die Pauschale zahlen können.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
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Inland 2026: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage, 28 € für volle 24 Stunden – unverändert seit 2020.
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Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: 5,60 € für ein Frühstück, je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.
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An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate.
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Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen aus dem jährlichen BMF-Schreiben.
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Zahlt der Arbeitgeber mehr, kann er den Mehrbetrag bis zur Höhe der Pauschale mit 25 % pauschal versteuern – sozialversicherungsfrei.
Verpflegungspauschale 2026 im Inland
Gezählt wird die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Eine eintägige Reise, die über Mitternacht geht, ohne dass übernachtet wird, gilt als ein Tag: Die Stunden werden zusammengerechnet und dem Tag zugeordnet, an dem die meiste Zeit lag. Beim mehrtägigen Einsatz gibt es für An- und Abreisetag unabhängig von der Stundenzahl jeweils 14 €.
Rechenbeispiel: Dienstreise von Montag bis Mittwoch
Ein Vertriebsmitarbeiter fährt Montag um 18 Uhr nach Feierabend zu einem Kunden, übernachtet zweimal im Hotel mit Frühstück und ist Mittwoch um 15 Uhr zurück. Am Dienstag nimmt er beim Kunden an einem Workshop teil, für den sein Arbeitgeber das Mittagessen bestellt und bezahlt hat.
Montag – Anreise
Abfahrt 18 Uhr, Übernachtung
Dienstag – voller Tag
Frühstück im Hotel, Mittagessen gestellt
Mittwoch – Abreise
Frühstück im Hotel, zurück 15 Uhr
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber – oder auf seine Veranlassung ein Dritter wie das Hotel oder der Seminarveranstalter – eine Mahlzeit, muss die Pauschale gekürzt werden. Die Kürzung richtet sich immer nach dem vollen Tagessatz von 28 €, auch am An- und Abreisetag:
Die Pauschale kann dadurch auf 0 € sinken, aber nicht ins Minus. Zahlt der Beschäftigte für die Mahlzeit selbst ein Entgelt, mindert dieses die Kürzung. Bewirtet ein Geschäftspartner ohne Veranlassung des Arbeitgebers, wird nicht gekürzt. Wichtig für die Abrechnung: Mahlzeiten, für die gekürzt wird, sind kein zusätzlicher Arbeitslohn; die Lohnsteuerbescheinigung erhält dann den Großbuchstaben „M“.
Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen
Ist ein Beschäftigter längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig, gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen – egal aus welchem Grund, also auch Urlaub oder Krankheit – lässt die Frist neu beginnen. Wer nur an ein oder zwei Tagen pro Woche beim selben Kunden ist, ist von der Frist nicht betroffen, solange die Tätigkeit dort nicht an mindestens drei Tagen wöchentlich stattfindet.
Verpflegungspauschale im Ausland
Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr Tabellen mit länderspezifischen Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung – zum 1. Januar 2026 wurden einzelne Länder angepasst. Für die Zuordnung gelten feste Regeln:
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Eintägige Auslandsreise: Es gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.
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An-, Abreise- und Zwischentage: Maßgeblich ist das Land, das vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
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Rückreisetag aus dem Ausland: Es gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.
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Mahlzeitenkürzung: 20 % bzw. 40 % des jeweiligen Auslandssatzes für 24 Stunden.
Die aktuellen Länderwerte finden Sie im BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026“. Was bei Einsätzen im Ausland sonst noch zu beachten ist, etwa die A1-Bescheinigung, zeigt unser Beitrag Arbeiten im Ausland.
Mehr als die Pauschale zahlen: Pauschalversteuerung
Viele Arbeitgeber zahlen höhere Spesen, als steuerfrei möglich ist. Der Mehrbetrag ist dann grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn – mit einer Ausnahme: Bis zur Höhe der steuerfreien Pauschale darf der Arbeitgeber den Mehrbetrag mit 25 % pauschal versteuern. Er ist dann sozialversicherungsfrei.
Beispiel: Eine dreitägige Inlandsreise ohne gestellte Mahlzeiten ergibt 56 € steuerfreie Pauschalen (14 € + 28 € + 14 €). Zahlt der Arbeitgeber 100 € Spesen, liegt der Mehrbetrag von 44 € unter der 100-%-Grenze von 56 € und kann vollständig mit 25 % pauschal versteuert werden: 11 € Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Zahlt er 130 €, sind 56 € pauschalierbar, die übrigen 18 € regulär zu versteuern und zu verbeitragen.
Praxis-Tipp: Lassen Sie sich Abfahrts- und Rückkehrzeiten, Reiseziel und gestellte Mahlzeiten mit jeder Reisekostenabrechnung bestätigen und bewahren Sie die Abrechnungen beim Lohnkonto auf. Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung sind fehlende Kürzungen für Hotelfrühstücke einer der häufigsten Prüfungsfeststellungen. Ein Reisekosten-Tool, das die Werte direkt an die Lohnabrechnung übergibt, spart Arbeit und Fehler.
FAQ zur Verpflegungspauschale
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