Zum 01.01.2017 wurde das bisherige Meldeverfahren für die gesetzliche Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren mit digitalem Lohnnachweis ersetzt. Mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren soll er bisherige Lohnnachweis abgelöst werden. Das heißt, für das Beitragsjahr 2016 war der Lohnnachweis zusätzlich auf dem digitalen Wege zu übermitteln.
Stichtag der Meldung für das Beitragsjahr 2016 war der 16. Februar 2017.
Warum Lohnnachweis?
Der Lohnnachweis dient als Grundlage für die Berechnung des Beitrags, den die Unternehmen für ihre Beschäftigten als Unfallversicherungsschutz jährlich zahlen müssen. Das bisherige Entgeltnachweisverfahren wurde zum 01. Januar 2017 um den digitalen Lohnnachweis ergänzt.
Beschäftigt ein Unternehmen keine Mitarbeiter oder Aushilfen, muss keine Meldung des digitalen Lohnnachweises erfolgen.
Und ab dem 01. Januar 2019 soll das bisherige Lohnnachweisverfahren durch das neue UV-Meldeverfahren abgelöst werden.
Meldeverfahren für 2016 und 2017
Die Übergangsphase, bis das alte Meldeverfahren abgelöst und das neue UV-Meldeverfahren zum Tragen kommt, wird 2 Jahre dauern. Die Beitragsjahre 2016 und 2017 werden demnach zusätzlich zu dem digitalen Lohnnachweis über den bisherigen Weg (im Papierverfahren oder im Extranet) erstattet.
Das Beitragsjahr 2018 darf dann nur noch ausschließlich über den digitalen Lohnnachweis und das neue UV-Meldeverfahren erfolgen.
So funktioniert es: der UV-Lohnnachweis ab 2017
Für die Meldung des UV-Lohnnachweises seit diesem Jahr ist eine PIN notwendig. Diese wurde im Herbst vergangenen Jahres durch die Unfallversicherungsträger den Unternehmen zugesandt. Diese PIN wurde im Lohnerfassungsprogramm erfasst, zudem sollte ein Abgleich der erfassten Stammdaten im Programm erfolgt sein.
Die Eingabe der PIN-Nummer
Die von den Unfallversicherungsträgern versendete PIN ist fünfstellig und numerisch. Durch diese PIN identifizieren sich die Unternehmen innerhalb des neuen Verfahrens.
Wichtig: Liegt einem Unternehmen die PIN nicht vor, kann dieses nicht an dem neuen Verfahren teilnehmen und der neue elektronische UV-Lohnnachweis kann ebenfalls nicht versendet werden.
Allerdings sollte zum jetzigen Zeitpunkt die PIN eingegeben sein und jedes Unternehmen an der Übermittlung des digitalen UV-Lohnnachweises teilgenommen haben.
Die Meldung der Stammdaten an die Unfallversicherung
Bei diesem zweiten Schritt musste der Arbeitgeber einen automatisierten Abgleich der gepflegten Stammdaten in seinem Lohnabrechnungsprogramm vornehmen. Der Abgleich wurde von dem Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) eingerichtet. Neben den Daten des eigenen Unternehmens wurden bei dem Abgleich folgende Daten übermittelt:
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die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
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die erfasste PIN und
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die UV-Mitgliedsnummer.
Rückmeldung der Stammdaten durch die Unfallversicherung
Die DGUV meldete – ebenfalls auf elektronischem Wege – die für das Unternehmen richtigen Daten, welche die Basis für die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Gefahrtarifstellen bilden. Zudem wurde neben der Rückmeldung der Gefahrtarifstellen auch festgelegt, nach welchen Maßstäben die Beiträge errechnet werden sollen.
Übermittlung des elektronischen UV-Lohnnachweises
Bis zum 16. Februar diesen Jahres mussten die Unternehmen die UV-Lohnnachweise mit den Daten des Vorjahres elektronisch übermitteln – parallel zu dem bisherigen Verfahren. Ab 2019 wird es nur noch den elektronischen UV-Lohnnachweis geben, der die alleinige Grundlage für die Feststellung der Beitragsschuld des Unternehmens liefert.
Nachdem die Einführung des UV-Lohnnachweises bereits hinter uns liegt, wäre interessant zu wissen, wie das Ganze in Ihrem Unternehmen funktioniert hat? Hatten Sie Probleme oder lief alles reibungslos?
