Eine Neueinstellung ist für die Lohnabrechnung vor allem eines: Datenarbeit. Steuer-ID, Versicherungsnummer, Krankenkasse, Kinder, weitere Beschäftigungen – fehlt eine Angabe oder stimmt sie nicht, stimmt die erste Abrechnung nicht, und Meldungen müssen korrigiert werden. Einiges hat sich in den letzten Jahren vereinfacht: Den Sozialversicherungsausweis gibt es nicht mehr, Versicherungsnummer, Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Kinderzahl für die Pflegeversicherung ruft der Arbeitgeber elektronisch ab. Wir zeigen, welche Daten Sie wann brauchen – mit Checkliste zum Abhaken.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In bestimmten Branchen ist schon vor Arbeitsantritt eine Sofortmeldung nötig.
- Die Versicherungsnummer fragt der Arbeitgeber seit 2023 elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung ab – der frühere SV-Ausweis ist entfallen.
- Mit Steuer-ID und Geburtsdatum ruft der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ab, die Kinderzahl für die Pflegeversicherung seit Juli 2025 über das digitale Verfahren DaBPV.
- Nennt der Mitarbeiter innerhalb von zwei Wochen keine Krankenkasse, meldet der Arbeitgeber ihn bei der bisherigen Kasse an.
- Die wesentlichen Arbeitsbedingungen dürfen seit 2025 grundsätzlich in Textform nachgewiesen werden – nicht aber in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.
Der Ablauf in drei Phasen
Vertrag und Unterlagen
- Arbeitsvertrag bzw. Nachweis der Arbeitsbedingungen
- Personalfragebogen an den neuen Mitarbeiter
- Sofortmeldung, falls Ihre Branche betroffen ist
- bei Drittstaatsangehörigen: Aufenthaltstitel prüfen
Daten erfassen und abrufen
- Personalfragebogen zurück, Angaben prüfen
- Versicherungsnummer abfragen
- ELStAM und Kinderzahl (DaBPV) abrufen
- Krankenkasse klären – Frist zwei Wochen
Anmelden und abrechnen
- Anmeldung zur Sozialversicherung (spätestens nach sechs Wochen)
- erste Entgeltabrechnung
- Beitragsnachweis an die Krankenkasse
- Lohnsteuer-Anmeldung
Für Unternehmen, die zum ersten Mal Personal einstellen, kommen zwei Schritte davor: eine Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen und das Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.
Was Sie selbst abrufen – und was Sie erfragen müssen
Viele Angaben, die früher auf Papier eingereicht wurden, holt sich der Arbeitgeber heute elektronisch – meist direkt über das Entgeltabrechnungsprogramm. Dafür braucht er aber einige Grunddaten vom Mitarbeiter.
- Versicherungsnummer – Abfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), Pflicht vor der ersten Anmeldung
- Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer; mehr im Beitrag ELStAM
- Elterneigenschaft und Kinderzahl für den Pflegeversicherungsbeitrag – über das Verfahren DaBPV, siehe digitales Nachweisverfahren
- bisherige Krankenkasse – über die Abfrage der Mitgliedschaft im Meldeverfahren
- Steuer-ID und Geburtsdatum (für den ELStAM-Abruf); Hilfe beim Suchen: Wo finde ich meine Steuer-ID?
- Name, Anschrift, Geburtsort und Staatsangehörigkeit (für die Versicherungsnummernabfrage)
- gewählte Krankenkasse
- weitere Beschäftigungen, Rentenbezug, Studium, Schwerbehinderung
- Bankverbindung
Checkliste: Diese Angaben braucht die Lohnabrechnung
Zum Abhaken direkt im Browser – die Häkchen werden nicht gespeichert. Als Grundlage für Ihren Personalfragebogen eignet sich die Liste genauso.
Fragen Sie nur ab, was Sie für Abrechnung, Meldungen und Arbeitsverhältnis tatsächlich brauchen – das verlangt der Datenschutz. Die Unterlagen gehören in die Personalakte; mit einer elektronischen Personalakte sind sie für Lohnabrechnung und Prüfungen schnell zur Hand.
Fristen und Meldungen
Die Anmeldung zur Sozialversicherung (Abgabegrund 10) übermitteln Sie mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Wie das Meldeverfahren insgesamt funktioniert, lesen Sie im Beitrag Meldeverfahren fehlerfrei meistern.
In Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit – etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Fleischwirtschaft oder Messebau – ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme Pflicht. Details im Beitrag Sofortmeldungen. In diesen Branchen gilt auch beim Nachweis der Arbeitsbedingungen weiterhin die Papierform mit Unterschrift; in allen anderen genügt seit 2025 die Textform, etwa per E-Mail.
Besonderheiten bei einzelnen Personengruppen
Sonderfälle: Wenn Angaben fehlen
Praxis-Tipp: Schicken Sie den Personalfragebogen schon mit dem Arbeitsvertrag mit. Dann liegen Steuer-ID, Krankenkasse und Angaben zu weiteren Beschäftigungen vor dem ersten Arbeitstag vor – und die erste Abrechnung muss nicht korrigiert werden.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an Lohndirekt übergeben, erledigen wir Abrufe, An- und Abmeldungen für Sie – Sie liefern uns nur die Angaben aus dem Personalfragebogen. Mehr dazu unter Lohnabrechnung auslagern.
