Vergütungsoptimierung durch Essensschecks

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, arbeitstägliche Essensmarken oder Restaurant-Schecks an die Mitarbeiter auszugeben. Dies bedarf einer Abänderung des Arbeitsvertrags, da es sich hier um eine Entgeltumwandlung handelt. Statt des bisherigen Barlohns werden arbeitstägliche Essens-Schecks ausgegeben. Der Arbeitgeber muss diese nicht zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn ausgeben.

Die ausgegebenen Essensmarken können vom Arbeitnehmer in einer Gaststätte oder vergleichbaren Annahmestelle für eine Mahlzeit verwendet werden.

Arbeitnehmer in Vollbeschäftigung können pro Monat maximal 15 Essens-Schecks erhalten.

Bei den Essens- oder Restaurantmarken handelt es sich um einen steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn! Doch statt des tatsächlichen Wertes der Essensmarke ist nur der Sachbezugswert i. H. von 3,17 Euro täglich (in 2017) für ein Mittag- oder Abendessen anzusetzen. Allerdings gilt dies nur, wenn

  • wirklich eine Mahlzeit ausgegeben wird. Lebensmittel werden nur dann als Mahlzeit anerkannt, wenn sie zum Verbrauch während der Mittagspause oder zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sind,
  • die Essensmarke nicht an Mitarbeiter ausgehändigt wird, die eine Auslandstätigkeit ausführen,
  • für die Mahlzeit lediglich nur eine Essensmarke zur Zahlung verwendet wird, und
  • der Verrechnungswert der Essens- oder Restaurantmarke den amtlichen Sachbezugswert eines Mittagessens nicht um mehr als 3,10 Euro übersteigt (d.h. der Wert darf nicht über die 6,27 Euro hinausgehen).

Innerhalb der Sozialversicherung ist ebenfalls lediglich der Wert des Sachbezugs als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt anzusetzen. Grundsätzlich ist eine pauschale Besteuerung des Sachbezugswertes mit 25 % zulässig – sind die Mahlzeiten als Bestandteil des Lohnes vereinbart, ist die Pauschalbesteuerung jedoch nicht zulässig.

Wird der Sachbezugswert pauschal versteuert, handelt es sich in der Sozialversicherung nicht um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Ein Beispiel aus der Praxis zur Lohnoptimierung durch Essensschecks

Das Unternehmen hat keine eigene Kantine, allerdings ist in der unmittelbaren Nähe eine Gaststätte. In dieser können die Mitarbeiter zu einem Pauschalpreis von 5,50 Euro pro Mittagessen essen. Die Mitarbeiter können auf Wunsch von ihrem Arbeitgeber Essensmarken erhalten. Der Mitarbeiter Herr Schmidt hatte bisher ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt von 3.500 Euro monatlich. Der Arbeitsvertrag von Herrn Schmidt wird dahingehend geändert, dass er monatlich auf 100 Euro eines Barlohns verzichtet und dafür die Essensmarken erhält.

Die Folge:

Durch die Änderung des Arbeitsvertrages wird die vorgenommene Gehaltsumwandlung steuerlich voll anerkannt. Dadurch verringert sich der steuerlich zu berücksichtigende Barlohn auf 3.400 Euro pro Monat. Zusätzlich werden die Essensmarken als Sachbezug versteuert. In diesem Fall muss der amtliche Sachbezugswert von 3,17 Euro (für das Jahr 2017) statt des tatsächlichen Wertes des Essens angesetzt werden. D.h. monatlich sind 63,40 Euro als Sachbezugswert anzusetzen, so dass das lohn- und sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt 3.463,40 Euro beträgt. Da die Essensmarken als Lohnbestandteil vereinbart sind, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich.

 

Im Falle, dass der Restaurant-Scheck oder die Essensmarke den Grenzbetrag von 6,27 Euro übersteigt, muss eine Bewertung des geldwerten Vorteils mit dem Verrechnungswert der Essensmarke erfolgen.

 

Ab dem 1. Januar 2018 beträgt der Sachbezug für ein Mittag- oder Abendessen 3,23 Euro.