Meldeverfahren – fehlerfrei meistern

Artikel aktualisiert am 16.07.2024

 

Digitaler UV-Lohnnachweis, künftige A1-Bescheinigungen und diverse andere maschinelle Meldeverfahren nehmen einen immer größeren Raum in unserem Berufsalltag ein. Für Unternehmen bedeutet dies, zukünftig den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden.

 
Ein Mensch erledigt das Meldeverfahren vor einem Laptop
 

Mit dem kürzlich verabschiedeten 6. SGB IV-Änderungsgesetz wurden zahlreiche neue Meldedialoge und –verfahren geschaffen – so auch die Annahme und die Verarbeitung der Sozialversicherungsrückmeldungen. Welche Meldungen müssen aktuell und zukünftig elektronisch übermittelt werden – ein kleiner Überblick soll Ihnen helfen.

 

Bevor Arbeitgeber mit der Abgabe des digitalen UV-Lohnnachweises starten können, ist ein Stammdatenabgleich mit der Unfallversicherung durchzuführen. So müssen beispielsweise, wenn der Betrieb unterjährig eingestellt wird oder keine Beschäftigten mehr hat, innerhalb von sechs Wochen der digitale Lohnnachweis übermittelt werden. Ist eine andere Berufsgenossenschaft zuständig, oder ändert sich die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft aufgrund eines Unternehmerwechsels – ist ein UV-Lohnnachweis zu senden.

 

Ab 1. Juli 2017 müssen Unternehmen, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden, maschinell den A1-Antrag übermitteln. Auch hierzu finden Sie nähere Angaben in unserem Beitrag Zukünftig wird Sie zur Pflicht, die maschinelle A1-Bescheinigung kommt.

 

Sofortmeldungen

Bereits seit 2009 sind Unternehmen dazu verpflichtet, in Wirtschaftsbranchen, bei denen die Schwarzarbeit verbreitet ist und das Risiko der illegalen Beschäftigung besteht, spätestens zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung vorzunehmen. Die Sofortmeldungen werden direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) gesendet.

Die Branchen, die spätestens bei Eintritt eines Mitarbeiters die Sofortmeldung abgeben müssen, sind

  • im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

  • im Baugewerbe

  • im Schaustellergewerbe

  • im Personenförderungsgewerbe

  • im Transport- und Speditionsgewerbe

  • bei Unternehmen, die der Forstwirtschaft angehören

  • im Gebäudereinigungsgewerbe und

  • in der Fleischwirtschaft.

 

Meldeverfahren zur Sozialversicherung

Auch die Sozialversicherungsträger wie Krankenkasse, Bundesagentur für Arbeit und Rentenversicherungsträger benötigen zahlreiche Daten und Informationen, um die Leistungsansprüche der Versicherten feststellen zu können. Und genau dafür wurde das Meldeverfahren zur Sozialversicherung geschaffen.

Hierfür melden die Arbeitgeber alle versicherungstechnisch relevanten Daten der Mitarbeiter an die zuständigen Krankenkassen. Beschäftigt das Unternehmen geringfügig Beschäftigte, sind diese Daten an die Minijob-Zentrale zu senden.

Die Krankenkassen leiten die Daten an die DSRV weiter, damit die anderen Sozialversicherungsträger mit den Beschäftigungsdaten arbeiten können.

 

Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL)

Damit Versicherte die ihnen zustehenden Entgeltersatzleistungen in korrekter Höhe und zeitnah erhalten, wurden die „Elektronischen Entgeltersatzleistungen“ von den Sozialversicherungsträgern eingeführt. An sie melden die Unternehmen die Höhe des Arbeitsentgelts des Versicherten und das auf dem elektronischen Weg.

 

Fehlende Meldung zieht Bußgeld nach sich

Die Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Änderungen der Betriebsdaten unverzüglich zu melden. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wurde eine Grundlage geschaffen, die es möglich macht, bei Zuwiderhandlungen ein Bußgeld zu erheben. Um dies zu vermeiden, sollten Änderungen, die das Unternehmen betreffen, unverzüglich gemeldet werden.

 

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