Anmeldung, Beitragsnachweis, Krankmeldung, Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft oder Lohnsteuerbescheinigung: Fast jeder Schritt in der Lohnabrechnung löst heute eine elektronische Meldung aus. Papierformulare sind die Ausnahme – Arbeitgeber übermitteln die Daten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal und erhalten die Antworten ebenfalls digital zurück. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Meldeverfahren für Arbeitgeber, ihre Empfänger und Fristen – und zeigen, wie Sie typische Fehler vermeiden.
Das Wichtigste in Kürze Stand: September 2026
- Meldungen zur Sozialversicherung werden ausschließlich elektronisch übermittelt – per Entgeltabrechnungsprogramm oder SV-Meldeportal.
- An- und Abmeldungen: mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn bzw. Ende der Beschäftigung; die Jahresmeldung bis zum 15. Februar.
- Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vor Fälligkeit vorliegen; fällig sind die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag des Monats.
- Arbeitsunfähigkeitsdaten (eAU), Kinderzahl für die Pflegeversicherung (DaBPV) und Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ruft der Arbeitgeber elektronisch ab.
- Neu seit 2026: A1-Anträge auch für Abkommensstaaten elektronisch, das Ende des Krankengeldbezugs meldet die Krankenkasse von sich aus.
Wie funktioniert das Meldeverfahren?
Krankenkassen, Rentenversicherung, Bundesagentur für Arbeit und Unfallversicherung brauchen die Beschäftigungs- und Entgeltdaten der Versicherten, um Beiträge einzuziehen und Leistungsansprüche – etwa auf Rente, Krankengeld oder Arbeitslosengeld – richtig festzustellen. Die Meldepflichten ergeben sich vor allem aus § 28a SGB IV; Inhalt und Fristen regelt die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).
Arbeitgeber melden an die Krankenkasse des Beschäftigten, bei Minijobbern an die Minijob-Zentrale. Die Krankenkassen leiten die Daten an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) und an die übrigen Sozialversicherungsträger weiter. Für privat Krankenversicherte ist die Krankenkasse zuständig, bei der zuletzt eine gesetzliche Versicherung bestand, sonst eine vom Arbeitgeber gewählte Kasse. Daneben gibt es eigene Verfahren mit der Unfallversicherung, der Agentur für Arbeit und der Finanzverwaltung.
Übersicht: Meldeverfahren, Empfänger und Fristen
DEÜV-Meldungen: An-, Ab-, Jahres- und Unterbrechungsmeldung
Das Herzstück ist das DEÜV-Meldeverfahren. Jede versicherungspflichtige oder geringfügige Beschäftigung wird mit einer Anmeldung begonnen und mit einer Abmeldung beendet – jeweils mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen (§§ 6 und 8 DEÜV). Besteht die Beschäftigung über den Jahreswechsel, meldet der Arbeitgeber das beitragspflichtige Entgelt des Vorjahres mit der Jahresmeldung bis zum 15. Februar (§ 10 DEÜV).
Fällt das Entgelt für mindestens einen vollen Kalendermonat weg, etwa wegen Krankengeld, Elternzeit oder Wehrdienst, ist eine Unterbrechungsmeldung fällig (§ 9 DEÜV) – innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats. Seit 2024 melden Arbeitgeber zusätzlich Beginn und Ende der Elternzeit mit den Gründen 17 und 37. Weitere Meldungen gibt es z. B. für gesondert gemeldete Einmalzahlungen (§ 11 DEÜV) und für Änderungen wie einen Wechsel der Krankenkasse oder der Beitragsgruppe (§ 12 DEÜV). Alle Meldegründe rund um die Unterbrechung erklären wir in unserem Beitrag Unterbrechung der Beschäftigung im Meldeverfahren; was bei längerer Krankheit gilt, lesen Sie unter Krankengeld: Meldungen und Beiträge.
Vor der Anmeldung fragt der Arbeitgeber die Rentenversicherungsnummer elektronisch bei der DSRV ab, wenn sie nicht vorliegt – dazu sind Arbeitgeber seit 2023 verpflichtet. Seit 2024 lässt sich außerdem die zuständige Krankenkasse elektronisch beim GKV-Spitzenverband abfragen.
Sofortmeldung in besonders betroffenen Branchen
In Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit müssen Arbeitgeber den Beschäftigungsbeginn schon spätestens bei Arbeitsaufnahme direkt an die DSRV melden – zusätzlich zur regulären Anmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV, § 7 DEÜV). Die Pflicht gilt seit 2009 und betrifft:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Beschäftigte in diesen Branchen müssen außerdem ihren Personalausweis oder Pass bei der Arbeit mitführen. Details lesen Sie in unserem Beitrag Sofortmeldungen.
Minijobs und Privathaushalte
Für Minijobber (2026: bis 603 € im Monat) gelten dieselben DEÜV-Meldungen und der Beitragsnachweis – Empfänger ist jedoch die Minijob-Zentrale. Privathaushalte melden ihre Haushaltshilfen im Minijob dagegen mit dem vereinfachten Haushaltsscheck; die Minijob-Zentrale berechnet die Abgaben und zieht sie per Lastschrift ein.
Beitragsnachweis und Beitragszahlung
Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeit ausgeübt wurde. Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle zwei Arbeitstage vorher vorliegen – spätestens um 0 Uhr. Wer die tatsächlichen Werte noch nicht kennt, meldet die voraussichtliche Beitragsschuld und verrechnet die Differenz im Folgemonat. Seit 2026 entfällt die getrennte Ausweisung der Beiträge nach Rechtskreis Ost und West. Für die restlichen Monate 2026 gelten diese Termine:
Krankheit, Mutterschaft, Pflegeversicherung: eAU, EEL und DaBPV
Seit dem 1. Januar 2023 erhalten Arbeitgeber für gesetzlich versicherte Beschäftigte keinen „gelben Schein“ mehr. Die Beschäftigten melden sich krank, der Arbeitgeber ruft die eAU bei der Krankenkasse ab. Seit 2026 umfasst das Verfahren auch Zeiten stationärer Vorsorge und Rehabilitation.
Über das Verfahren Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) übermitteln Arbeitgeber die Entgeltbescheinigungen, die Krankenkassen, Renten- und Unfallversicherung für die Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld, Mutterschaftsgeld, Übergangs- oder Verletztengeld benötigen. Über denselben Datenaustausch lassen sich Vorerkrankungszeiten anfragen – wichtig für die Frage, ob ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht (mehr dazu unter Entgeltfortzahlung bei Vorerkrankungen). Seit 2026 meldet die Krankenkasse das Ende des Krankengeldbezugs von sich aus mit Abgabegrund 62; fehlerhafte Entgeltbescheinigungen werden mit einem eigenen Stornodatensatz korrigiert.
Für den Beitrag zur Pflegeversicherung zählt, ob Beschäftigte Eltern sind und wie viele Kinder unter 25 Jahren sie haben. Seit dem 1. Juli 2025 rufen Arbeitgeber diese Angaben im Datenaustauschverfahren Beitragsdifferenzierung Pflegeversicherung (DaBPV) ab; die Daten stammen vom Bundeszentralamt für Steuern. Für Bestandsbeschäftigte war der Erstabruf bis Ende 2025 vorzunehmen. Nach dem Abruf werden Änderungen automatisch übermittelt. Was zu tun ist, wenn die Rückmeldung nicht stimmt, lesen Sie in unserem Beitrag DaBPV-Rückmeldung.
Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis digital
Die Unfallversicherung erhält ihre Daten auf zwei Wegen. Mit der UV-Jahresmeldung (Abgabegrund 92) meldet der Arbeitgeber für jeden in der Unfallversicherung versicherten Beschäftigten – auch für Minijobber, Werkstudenten und Auszubildende – das unfallversicherungspflichtige Entgelt des Vorjahres; Meldezeitraum ist immer der 01.01. bis 31.12. Frist ist der 16. Februar.
Zusätzlich übermittelt das Unternehmen der Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse den Lohnnachweis digital mit den Entgeltsummen, Arbeitsstunden und Beschäftigtenzahlen je Gefahrtarifstelle – ebenfalls bis zum 16. Februar. Vorher ist ein Stammdatenabgleich mit dem Unfallversicherungsträger nötig; die Stammdaten für das Folgejahr stehen ab dem 1. November zum Abruf bereit. Wird der Betrieb eingestellt oder hat er keine Beschäftigten mehr, ist ein Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen abzugeben. Fehlt der Lohnnachweis, darf der Unfallversicherungsträger die Grundlagen schätzen. Mehr dazu in unserem Beitrag Lohnnachweisverfahren.
Auslandseinsätze: die elektronische A1-Bescheinigung
Wer Beschäftigte vorübergehend in einen anderen EU- oder EWR-Staat oder in die Schweiz schickt, beantragt die A1-Bescheinigung elektronisch – bei gesetzlich Versicherten bei der Krankenkasse, sonst bei der Rentenversicherung oder der berufsständischen Versorgungseinrichtung. Papieranträge sind seit 2019 nicht mehr möglich; die Bescheinigung kommt ebenfalls elektronisch zurück. Seit dem 1. Januar 2026 läuft auch der Antrag für Entsendungen in Abkommensstaaten – Länder mit einem Sozialversicherungsabkommen – elektronisch. Die A1-Bescheinigung ist bereits bei kurzen Dienstreisen nötig. Hintergründe finden Sie in unserem Beitrag Die maschinelle A1-Bescheinigung.
Bescheinigungen für Agentur für Arbeit und Rentenversicherung
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsbescheinigungen sowie Nebeneinkommens- und EU-Arbeitsbescheinigungen ausschließlich elektronisch über das Verfahren BEA („Bescheinigungen elektronisch annehmen“) an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln (§ 313a SGB III). Die Rentenversicherung fordert fehlende Angaben und Bescheinigungen über rvBEA elektronisch beim Arbeitgeber an; die Teilnahme ist seit 2022 Pflicht.
Lohnsteuer: ELStAM, Anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung
Auch der Austausch mit der Finanzverwaltung läuft elektronisch. Bei Beschäftigungsbeginn meldet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) an – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal – und erhält Änderungen danach automatisch. Die einbehaltene Lohnsteuer wird mit der Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums übermittelt. Nach Jahresende oder bei Ende der Beschäftigung folgt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung – spätestens bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres.
Weitere Meldepflichten
- Betriebsdaten: Ändern sich Name, Anschrift oder Ansprechpartner des Betriebs oder wird er eingestellt, ist das unverzüglich mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) zu melden. Verstöße können mit einem Bußgeld geahndet werden.
- Schwerbehinderte Beschäftigte: Betriebe mit durchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen zeigen der Agentur für Arbeit bis zum 31. März die Beschäftigungsdaten des Vorjahres an, am einfachsten elektronisch mit der kostenlosen Software IW-Elan. Mehr dazu unter Schwerbehinderte in der Lohnabrechnung.
- Betriebsrenten: Zahlt das Unternehmen Versorgungsbezüge selbst aus, ist es Zahlstelle und meldet diese im Zahlstellen-Meldeverfahren an die Krankenkasse des Empfängers.
Der Melde-Jahreskalender
Jeden Monat: Beitragsnachweis und Lohnsteuer-Anmeldung
Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor dem drittletzten Bankarbeitstag; Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats (bei monatlichem Anmeldungszeitraum). Dazu laufend An-, Ab- und Unterbrechungsmeldungen.
Laufend: Rückmeldungen der Sozialversicherungsträger auswerten
15. Februar: DEÜV-Jahresmeldung
Für alle Beschäftigungen, die über den Jahreswechsel bestehen, wird das beitragspflichtige Entgelt des Vorjahres gemeldet.
16. Februar: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis digital
UV-Jahresmeldung je Beschäftigtem über die Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale und Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.
Ende Februar: elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Übermittlung an die Finanzverwaltung bis zum letzten Tag im Februar; die Beschäftigten erhalten einen Ausdruck oder eine elektronische Kopie.
31. März: Anzeige schwerbehinderter Beschäftigter
Anzeige an die Agentur für Arbeit für Betriebe ab durchschnittlich 20 Arbeitsplätzen; die Frist kann nicht verlängert werden.
Ab 1. November: UV-Stammdaten für das Folgejahr
Die Stammdaten der Unfallversicherung für das kommende Meldejahr können abgerufen werden. Zum Jahreswechsel außerdem neue Beitragssätze, Rechengrößen und Steuerwerte im Abrechnungsprogramm prüfen.
Praxis-Tipp: Das Meldeverfahren ist keine Einbahnstraße. Krankenkassen, DSRV, Bundeszentralamt für Steuern und Unfallversicherung schicken Rückmeldungen – etwa eine neu vergebene Versicherungsnummer, eine geänderte Kinderzahl aus dem DaBPV, Fehlermeldungen zu abgelehnten Datensätzen oder das Ende des Krankengeldbezugs. Rufen Sie diese Rückmeldungen regelmäßig ab, werten Sie sie zeitnah aus und übernehmen Sie Änderungen in die Stammdaten. Viele Fehler der Betriebsprüfung lassen sich so schon im laufenden Jahr korrigieren.
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
- Falsche oder fehlende Versicherungsnummer: Nicht raten – fehlt die Nummer, elektronisch bei der DSRV abfragen.
- Sofortmeldung vergessen: In den betroffenen Branchen muss sie vor dem ersten Arbeitstag raus – auch für Aushilfen und Minijobber.
- Falscher Personengruppen- oder Beitragsgruppenschlüssel: Ändert sich der Status, etwa vom Azubi zum Angestellten oder vom Minijob zur Teilzeit, braucht es eine Ab- und Anmeldung bzw. eine Änderungsmeldung.
- Unterbrechung falsch gemeldet: Bei Krankengeld oder Elternzeit wird nicht abgemeldet, sondern eine Unterbrechungsmeldung abgegeben – und nur, wenn ein voller Kalendermonat betroffen ist.
- Stornierungen vergessen: Fehlerhafte Meldungen werden storniert und neu übermittelt, nicht einfach überschrieben.
- Rückmeldungen liegen gelassen: Abweisungen und Korrekturhinweise der Krankenkassen zeitnah bearbeiten.
- UV-Lohnnachweis ohne Stammdatenabgleich: Ohne aktuellen Abgleich wird der Lohnnachweis nicht angenommen.
- Betriebsdaten veraltet: Neue Anschrift oder neuer Ansprechpartner? Sofort per DSBD melden.
Verspätete, falsche oder unterlassene Meldungen sind Ordnungswidrigkeiten (§ 111 SGB IV) und können mit einem Bußgeld geahndet werden. Spätestens bei der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung fallen sie auf.
Checkliste für Arbeitgeber
- Systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder SV-Meldeportal eingerichtet?
- Bei Neueinstellung: Versicherungsnummer geprüft bzw. abgefragt, Sofortmeldung (falls Branche betroffen), Anmeldung, ELStAM- und DaBPV-Abruf erledigt?
- Beitragsnachweis jeden Monat fristgerecht übermittelt und Beiträge zum drittletzten Bankarbeitstag gezahlt?
- Unterbrechungen und Elternzeiten (17/37) gemeldet?
- eAU bei jeder Krankmeldung abgerufen, Entgeltbescheinigungen (EEL) bei Krankengeld oder Mutterschaftsgeld übermittelt?
- Bei Auslandseinsätzen: A1-Bescheinigung vor Reisebeginn beantragt?
- Bei Austritt: Abmeldung, Arbeitsbescheinigung über BEA und Lohnsteuerbescheinigung erstellt?
- Jahresmeldungen (15.02.), UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis (16.02.), Lohnsteuerbescheinigungen (Ende Februar) und Schwerbehindertenanzeige (31.03.) im Kalender?
- Rückmeldungen regelmäßig abgerufen und Betriebsdaten aktuell?
FAQ zu den Meldeverfahren für Arbeitgeber
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