Seit dem 1. Januar 2017 gibt es auch Neuerungen im Melderecht. Zu den Neuerungen gehören unter anderem Ordnungskriterien innerhalb der Sozialversicherung und eine Internet-Informationsplattform.
Beschlossen wurde der Gesetzesentwurf des 6. SGB IV Änderungsgesetz am 23. September 2016 durch den Bundestag.
Gibt es ab dem 1. Januar 2017 Abweichungen zwischen den Meldungen der Arbeitgeber und den Krankenkassenbeständen, sind die Ansprechpartner in den Unternehmen dazu aufgefordert, diese Differenzen aufzuklären. Die Krankenkassen haben daran anschließend die Möglichkeit, eine Meldung zu verändern, diese dem Arbeitgeber nochmals zu übermitteln – somit sollen Abweichungen in den Beständen vermieden werden.
Ordnungskriterium – die Betriebsnummer
Die Betriebsnummer des Unternehmens dient dazu, den Arbeitgeber eindeutig zu identifizieren und ist somit als das Ordnungskriterium innerhalb der Sozialversicherung festgelegt. Gesetzlich ist die Betriebsnummer des Unternehmens allerdings nicht verankert. Aufgrund dessen wurden die Regelungen in punkto „gemeinsames Meldeverfahren“ in einem Rundschreiben festgehalten. In Zukunft sollen Übermittlungs-, Verarbeitungs- und Nutzungsbefugnisse der Betriebsnummer gesetzlich festgelegt sein.
Bei der Abgrenzung des beschäftigenden Betriebes bleibt die bisherige Vorgehensweise bestehen.
Als Beschäftigungsbetrieb werden – nach der wirtschaftlichen Tätigkeit und nach der Gemeindegrenze abgegrenzte Einheiten eines Unternehmens bezeichnet – in denen die Arbeitnehmer für den Arbeitgeber arbeiten. Hat ein Beschäftigungsbetrieb Arbeitsstätten in verschiedene Gemeinden oder werden in diesen Beschäftigungsbetrieben verschiedene wirtschaftliche Tätigkeiten durchgeführt, muss jede Arbeitsstätte eine eigene Betriebsnummer verwenden.
Bei Steuerberatern, die am Verfahren beteiligt sind, jedoch kein Beschäftigungsbetrieb sind, erfolgt die Identifikation über eine eigene Betriebsnummer.
Neuer Wert im Meldeverfahren: die Absendernummer
Die Absendernummer ist ein neuer Wert im Meldeverfahren. Grundsätzlich ist die Absendernummer mit der Betriebsnummer des Unternehmens identisch. Der Grund für die Einführung der Absendernummer ist folgender:
Nutzt ein Unternehmen mehrere Lohnabrechnungsprogramme, beispielsweise, um die Belegschaft und die Vorstandsmitglieder getrennt abrechnen zu können, sind verschiedene Ordnungskriterien notwendig. Und hier soll die Absendernummer für das ordnungsgemäße Absenden der Rückmeldungen aus den Dialogverfahren sorgen.
Die Absendernummer ist ein alphanummerischer Wert.
Zahlstellennummer für ehemalige Beschäftigte
Die Zahlstellennummer ist ein eigener Ordnungsbegriff, der für die Abrechnung und Zahlung von Versorgungsbezügen an ehemalige Beschäftigte notwendig ist. Bisher wurden diese Zahlstellennummern von den AOK-Berufsverbänden vergeben, was nun zukünftig über den GKV-Spitzenverband abgewickelt wird. Bei dem Verfahren selbst gibt es keinerlei Änderungen, das heißt, der Antrag zur Vergabe läuft weiterhin über die zuständige Krankenkasse.
Unternehmensnummer ersetzt Mitgliedsnummer bei BG
Ein einheitliches und trägerübergreifendes System von Unternehmensnummern soll mittelfristig die bisher geführten Mitgliedsnummern bei den einzelnen Berufsgenossenschaften ersetzen.
Dafür soll die Unfallversicherung bis Ende diesen Jahres ein Konzept erarbeiten und vorlegen, das später als Grundlage für die gesetzliche Ausgestaltung des Systems dienen soll.
A1-Anträge
Neu seit dem 1. Januar 2017 sind auch die A1-Anträge. Entsendet der Arbeitgeber einen Mitarbeiter ins europäische Ausland, wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Für die Beantragung dieser Bescheinigungen wurde ein neues elektronisches Verfahren eingeführt. Dafür richtet der Arbeitgeber für seinen Beschäftigten einen Antrag auf die Ausstellung einer A1-Bescheinigung auf maschinellem Weg an die zuständige Krankenkasse. Auf dem gleichen Weg soll der Arbeitgeber innerhalb von drei Arbeitstagen die Bescheinigung erhalten. Diese A1-Bescheinigung händigt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter aus.
Werden Mitarbeiter für mehr als zwei Jahre ins Ausland entsandt, haben Arbeitgeber die Option, einen Antrag auf den Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zu stellen. Mit diesem Antrag hat der Arbeitgeber die Option, eine Ausnahmevereinbarung zur Fortgeltung des Rechts des Heimatstaates, zu stellen. Gestellt wird dieser Antrag beim GKV-Spitzenverband auf elektronischem Weg, lediglich die Erklärung des Mitarbeiters, dass er mit dieser Ausnahmeregelung einverstanden ist, muss schriftlich erfolgen.
Dieses Antragsverfahren soll allerdings erst ab 1. Juli dieses Jahres möglich sein und ab dem 1. Juli 2019 für die Unternehmen Vorschrift sein.
Die Rückmeldung der A1-Bescheinigungen auf maschinellem Weg durch die Krankenkassen erfolgt ab dem 1. Januar 2018.
Zahlstellen-Meldeverfahren
Das Zahlstellen-Meldeverfahren ist seit 2011 im Rahmen der Datenübermittlung Vorschrift und von den Unternehmen durchzuführen. Das Verfahren ist mit einem hohen Meldevolumen verbunden, da obligatorische Meldungen über den Umfang der Beitragspflicht innerhalb des Versorgungsbezugs erfolgen.
Durch die Umstellung des Zahlstellen-Meldeverfahrens sollen nur noch die maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezüge (als VBmax bezeichnet) übermittelt werden – und zwar nur dann, wenn die Summen des Versorgungsbezuges und der Rente die Beitragsbemessungsgrenze überschreiten.
Diese Änderung soll zu einer erheblichen Reduzierung im Meldeaufkommen führen. Waren es bisher über 6 Millionen VB-Max-Meldungen jährlich, sollen durch die Änderung zukünftig etwa 125.000 relevante Meldungen pro Jahr verbleiben.
AAG-Gesetz und Erstattungsanträge
Nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) sind Rückmeldungen zu senden, wenn der beantragte Betrag nicht mit dem erstatteten Betrag übereinstimmt. In den Rückmeldungen muss der Grund für die Abweichung aufgeführt sein.
Gibt es keine Abweichungen, erhält der Arbeitgeber trotzdem eine Bestätigung.
Optimiertes Meldeverfahren
Die genannten Anpassungen entstanden im „OMS-Projekt“ (Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung) und wurden zum Großteil bereits im 5. SGB IV-Änderungsgesetz umgesetzt, das am 1. Januar 2016 auf den Weg gebracht wurde. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz treten nun weitere, intensiver ausgearbeitete Änderungen, in Kraft. Zudem wurden am 1. Januar 2017 diverse Anpassungen in den bereits umgesetzten Verfahrensänderungen vorgenommen.
Informationsplattform mit Basisinformationen
Starttermin für die neue Informationsplattform, die diverse Basisinformationen für Arbeitgeber in punkto sozialversicherungsrechtliche Fragen im Melde- und Beitragsverfahren enthält, war der 1. Januar 2017. Betrieben wird diese barrierefreie Plattform durch den Spitzenverband Bund der Krankenkassen. Dabei sollen jedoch auch die fachlich zuständigen Sozialversicherungsträger wie Krankenkasse, Bundesagentur für Arbeit oder die Rentenversicherung mit Knowhow unterstützen.