Bis zu einer Grenze von 44 Euro pro Monat sind Sachbezüge, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern kostenlos oder vergünstigt gewährt, steuerfrei. Allerdings haben im November 2019 Bundestag und Bundesrat im Zusammenhang mit der Sachbezugsfreigrenze über eine Neuregelung für Geldkarten, Gutscheine und zweckgebundene Leistungen entschieden.
Bevor die neue Regelung im Januar 2020 in Kraft trat, konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Gutscheinkarten, Geldkarten und andere zweckgebundene Geldleistungen bis zu einem Betrag von monatlich 44 Euro inklusive Mehrwertsteuer überreichen, ohne dass dafür Sozialabgaben oder Steuern fällig wurden. Lagen Belege vor, konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern sogar bis zu dieser 44-Euro-Grenze Barauslagen direkt erstatten.
Ab dem 1. Januar 2020 gibt es allerdings eine klare Unterscheidung zwischen dem Sachbezug und den Geldleistungen von Seiten des Arbeitgebers. Die Freigrenze von 44 Euro bleibt weiterhin bestehen. Allerdings können Arbeitgeber nun nur noch Sachbezüge bis zu dieser Grenze pro Monat gewähren, denn Geldkarten und Gutscheine fallen nur noch unter bestimmten Bedingungen in diese Regelung. Gutscheine und Geldkarten dürfen seit Januar 2020 nur noch in Einzelhandelsunternehmen gelten, das heißt, von einem Lebensmittelgeschäft oder einer Tankstelle. Allerdings gibt es hier die Ausnahme, dass auch Gutscheine und Geldkarten von Einkaufscentern vom Arbeitgeber ausgegeben werden dürfen.
Diese 44-Euro-Leistungen sind nicht mehr steuerfrei
- Geldersatzleistungen in Form von Tankkarten, Kreditkarten oder anderen Karten, die auf einen gewissen Geldbetrag lauten.
- Zweckgebundene Geldleistungen, mit denen der Arbeitnehmer ein zuvor festgelegtes Produkt kaufen kann.
- Nachträgliche Kostenerstattungen, das heißt, legt der Arbeitnehmer einen Beleg, beispielsweise vom Tanken vor und er bekommt das Geld gegen Vorlage der Quittung erstattet.
- Prepaidkarten, die mit einer Paypal-Funktion oder der IBAN, sprich dem eigenen Konto, verbunden sind.
- Geldkarten und Gutscheine, die die Möglichkeit bieten, damit Bargeld abzuheben. Das heißt, Karten, die nicht nur ausschließlich zum Bezug von Dienstleistungen oder Waren dienen, sondern mit denen der Arbeitnehmer auch Bargeld abheben kann. Diese stuft der Gesetzgeber als reine Bargeldleistung ein.
Bisher waren die Definitionen „Geldleistungen“ und „Sachbezug“ etwas schwammig, wodurch Unsicherheiten bei der Anwendung und Abgrenzung entstanden. Aus diesem Grund wurde die gesetzliche Regelung dahingehend angepasst, um unter anderem mehr Rechtssicherheit zu schaffen.
Die Definition der Geldleistungen
Als Geldleistungen sind zweckgebundene Geldleistungen, Geldsurrogate, nachträgliche Kostenerstattungen und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, zu sehen. Diese Definition hat zur Folge, dass die Übergabe von Geld durch den Arbeitgeber an seinen Arbeitnehmer, selbst wenn diese eine zweckgebundene Leistung für einen Sachbezug ist, ab 2020 als steuerpflichtig eingestuft wird. Auch nachträglich erstattete Kosten in Form von Barlohn sind vom ersten Euro an steuerpflichtig.
Die Ausnahmeregelungen für Geldkarten und Gutscheine
Im digitalen Zeitalter sind Geldkarten und Gutscheine weit verbreitet und sind deshalb ein flexibles Mittel der Sachzuwendungen im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze. Aus diesem Grund hat das Gesetz in § 8 Abs. 1 Satz 3 EstG eine Ausnahmeregelung getroffen.
Auszug: Satz 2 gilt nicht bei Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.
Damit wird geregelt, dass bestimmte zweckgebundene Geldkarten und Gutscheine, die nicht als Zahlungsmittel zum Einsatz kommen, weiterhin als Sachbezug zu handeln, um die 44-Euro-Grenze anwenden zu können.
Darunter fallen beispielsweise aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel, City-Karten und Centergutscheine. Mit diesen Karten wird die Berechtigung erteilt, Dienstleistungen oder Waren vom Aussteller des Gutscheins beziehungsweise bei den Akzeptanzstellen, zu beziehen.
Wichtig ist, dass es sich bei den Gutscheinkarten nur um Karten handelt, die ausschließlich bei den Akzeptanzstellen, die in direkter Verbindung mit dem Herausgeber der Karte und eine Vereinbarung getroffen haben, stehen, eingelöst werden können. Zudem darf der Gutschein oder die Geldkarte nur im Inland genutzt und eingelöst werden.
Voraussetzungen für die Sachbezugseigenschaft
Ab 2020 gelten nur noch Geldkarten und Gutscheine als Sachbezug, wenn diese ausschließlich zum Bezug von Dienstleistungen oder Waren berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nummer 10 a, b oder c des ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) erfüllen. Erlaubt sind die drei folgenden Kategorien:
- Limitierte Netze nach § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG, worunter Gutscheinkarten von Einzelhandelsketten, Einkaufszentren und die regionalen City-Karten zählen.
- Limitierte Produktpaletten nach § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG, wozu Tankkarten, Gutscheinkarten für Fitness, Buchladen oder Beauty oder Kinokarten zählen.
- Instrumente zu sozialen und steuerlichen Zwecken (§ 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG) worunter Aufmerksamkeiten bei einem persönlichen und besonderen Ereignis des Arbeitnehmers und Essensgutscheine gehören.
Die Ausnahmeregelung gilt allerdings nicht für Geldkarten, die als Geldersatz des unbaren Zahlungsverkehrs verwendet werden können.
Ebenfalls neu: zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
2020 fallen Geldkarten und Gutscheine nur noch dann unter die 44-Euro-Grenze, wenn diese vom Arbeitgeber zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zusätzlich gewährt werden. Geregelt wird dies in § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG. Damit soll der steuerliche Vorteil insbesondere im Rahmen einer Gehaltsumwandlung verhindert werden.
