Beitragsnachforderung nach Betriebsprüfung: Wann Arbeitgeber den Arbeitnehmeranteil zurückholen dürfe

Spätestens alle vier Jahre prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnet und abgeführt haben. Stellt sie Fehler fest, folgt eine Beitragsnachforderung – und die richtet sich allein an den Arbeitgeber, auch für den Teil, den eigentlich die Beschäftigten tragen. Allein die Rentenversicherung Hessen hat 2024 bei rund 32.000 geprüften Betrieben rund 62 Millionen Euro nachgefordert. Ob und in welchem Umfang Sie den Arbeitnehmeranteil von Ihren Beschäftigten zurückholen dürfen, regelt § 28g SGB IV – und der ist streng. Wir zeigen die Regeln, die Ausnahmen und was Säumniszuschläge und Verjährung zusätzlich bedeuten.

So entsteht eine Beitragsnachforderung

Die Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übernehmen die Träger der Rentenversicherung – für alle Zweige der Sozialversicherung, also auch für Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Geprüft werden Meldungen, Beitragsberechnung und Entgeltunterlagen, ausdrücklich auch für Beschäftigte, für die keine Beiträge gezahlt wurden, etwa Minijobber oder freie Mitarbeiter.

Wichtig: Ein Widerspruch gegen den Bescheid hält die Zahlungspflicht nicht auf (§ 86a Abs. 2 Nr. 1 SGG). Wer den Bescheid für falsch hält, muss zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung beantragen oder mit der Einzugsstelle über eine Stundung sprechen. Ab 2027 läuft die Prüfung verpflichtend digital – mehr dazu im Beitrag euBP ab 2027.

Wer schuldet die nachgeforderten Beiträge?

Nach § 28e Abs. 1 SGB IV zahlt der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag – also beide Anteile. Der Arbeitnehmeranteil gilt dabei als aus dem Vermögen des Beschäftigten gezahlt. Für die Einzugsstelle ist das bequem: Sie hält sich ausschließlich an den Arbeitgeber. Ob dieser sich das Geld vom Beschäftigten zurückholen kann, ist allein eine Frage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer – und hier setzt § 28g SGB IV enge Grenzen.

Rückgriff auf den Arbeitnehmeranteil: die Regel der drei Lohnzahlungen

§ 28g SGB IV gibt dem Arbeitgeber zwar einen Anspruch auf den Arbeitnehmeranteil, schränkt ihn aber doppelt ein:

• Nur per Lohnabzug: Der Anspruch kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden – eine Rechnung oder Zahlungsaufforderung an den Beschäftigten ist grundsätzlich nicht möglich. Ist das Arbeitsverhältnis beendet, geht der Rückgriff damit in aller Regel ins Leere.
• Nur bei den drei nächsten Zahlungen: Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden. Danach nur noch, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist.

Gezählt wird ab der Abrechnung, in der der Abzug hätte erfolgen müssen. Wird ein Fehler mit der Oktober-Abrechnung korrigiert, können also die fehlenden Arbeitnehmeranteile für Juli, August und September nachgeholt werden – für frühere Monate nicht mehr. Bei einer Betriebsprüfung, die oft mehrere Jahre rückwirkend umfasst, bleibt der Arbeitgeber deshalb meist auf dem Großteil des Arbeitnehmeranteils sitzen.

Beispiel: 200 € im Monat zu Unrecht beitragsfrei

Ein Arbeitgeber zahlt einem Beschäftigten (ein Kind) seit Januar 2026 monatlich 200 € zusätzlich, die er versehentlich beitragsfrei abrechnet. Der Fehler fällt im Oktober 2026 auf und wird mit der Oktober-Abrechnung korrigiert.

Beispielwerte 2026, Beschäftigter mit einem Kind: KV 7,3 % + halber Ø-Zusatzbeitrag 1,45 %, PV 1,8 %, RV 9,3 %, AV 1,3 % je Seite. Ohne Umlagen, Unfallversicherung, Lohnsteuer und mögliche Säumniszuschläge.

Wie Sie bereits abgerechnete Monate technisch korrigieren – inklusive Lohnsteuer, Meldungen und Beitragsnachweisen – zeigt unser Beitrag Rückrechnung in der Lohnabrechnung.

Wann der Arbeitgeber länger zurückgreifen darf

Kein Verschulden des Arbeitgebers

Nach Ablauf der drei Lohnzahlungen ist ein Nachholen nur möglich, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist. Die Hürde ist hoch: Ein schlichter Abrechnungsfehler oder ein Irrtum über die Rechtslage genügt in der Regel nicht. Wer bei Zweifeln über Versicherungs- oder Beitragspflicht keine Auskunft der Einzugsstelle einholt, handelt nicht schuldlos. Entlastend kann dagegen sein, wenn die Krankenkasse eine falsche Auskunft erteilt hat oder Beitragsänderungen rückwirkend und nicht vorhersehbar eingetreten sind. Auch dann gilt: Rückgriff nur per Lohnabzug.

Pflichtverletzung des Beschäftigten

Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber alle Angaben machen, die für Meldungen und Beiträge nötig sind – bei mehreren Jobs gegenüber jedem Arbeitgeber (§ 28o Abs. 1 SGB IV). Verletzt ein Beschäftigter diese Pflicht vorsätzlich oder grob fahrlässig, etwa indem er im Personalfragebogen einen weiteren Minijob verschweigt, fallen beide Beschränkungen weg (§ 28g Satz 4 SGB IV): Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmeranteil dann zeitlich unbegrenzt und auch außerhalb der Lohnabrechnung zurückfordern – selbst nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Dokumentieren Sie deshalb die Angaben Ihrer Beschäftigten sorgfältig, etwa über einen unterschriebenen Personalfragebogen.

Weitere Ausnahmen

Die Beschränkungen gelten außerdem nicht, wenn der Beschäftigte den Beitrag ausnahmsweise allein trägt, und solange er ausschließlich Sachbezüge erhält – denn dann gibt es kein Geld, von dem abgezogen werden könnte.

Säumniszuschläge: 1 % pro angefangenem Monat

Werden Beiträge nicht bis zum Fälligkeitstag gezahlt, fällt nach § 24 SGB IV für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen, auf volle 50 € abgerundeten Betrags an. Bei mehrjährigen Nachforderungen kann das schnell einen erheblichen Teil der Gesamtsumme ausmachen. Säumniszuschläge sind kein Beitrag – einen Arbeitnehmeranteil daran gibt es nicht, der Arbeitgeber trägt sie allein.

Für Beiträge, die erst rückwirkend per Bescheid festgestellt werden, entfällt der Zuschlag, wenn der Arbeitgeber glaubhaft macht, dass er von seiner Zahlungspflicht unverschuldet nichts wusste (§ 24 Abs. 2 SGB IV). Das Bundessozialgericht verlangt für verschuldete Unkenntnis mindestens bedingten Vorsatz (Urteil vom 12.12.2018, B 12 R 15/18 R). Bei echten Versehen hat der Arbeitgeber deshalb gute Chancen, Säumniszuschläge abzuwehren – es lohnt sich, den Bescheid daraufhin zu prüfen.

Verjährung: vier oder 30 Jahre

Beitragsansprüche verjähren nach § 25 SGB IV in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie fällig wurden. Beiträge für 2022 können also bis Ende 2026 nachgefordert werden. Während einer Betriebsprüfung ist die Verjährung gehemmt. Für vorsätzlich vorenthaltene Beiträge gilt eine Frist von 30 Jahren; bedingter Vorsatz genügt – und er kann auch nachträglich entstehen, etwa wenn der Arbeitgeber einen Fehler erkennt und trotzdem nicht korrigiert.

Schwarzarbeit: Nettolohnfiktion verteuert die Nachforderung

Bei illegalen Beschäftigungsverhältnissen, in denen Steuern und Beiträge nicht gezahlt wurden, gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV ein Nettoarbeitsentgelt als vereinbart. Der ausgezahlte Betrag wird also auf ein Bruttoentgelt hochgerechnet – inklusive Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteil. Die Nachforderung fällt dadurch deutlich höher aus, und einen Rückgriff auf den Beschäftigten gibt es praktisch nicht. Voraussetzung ist nach der Rechtsprechung des BSG mindestens bedingter Vorsatz des Arbeitgebers; ein bloßer Abrechnungsfehler reicht nicht. Zusätzlich drohen Bußgelder und Strafverfahren – siehe auch Sofortmeldung.

Zum Vergleich: Nachforderung von Lohnsteuer

Steuerlich gilt außerdem: Übernimmt der Arbeitgeber nachgeforderte Arbeitnehmeranteile bei Schwarzlohn, ist das nach dem BFH zusätzlicher Arbeitslohn (Urteil vom 13.09.2007, VI R 54/03). Werden Beiträge dagegen per Summenbescheid ohne Zuordnung zu einzelnen Beschäftigten nachgefordert, entsteht kein Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 15.06.2023, VI R 27/20). Bei arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen sollte die Rückforderung von Lohnsteuer zügig geltend gemacht werden.

Typische Fälle, die zu Beitragsnachforderungen führen

• Minijob-Grenze überschritten: Liegt das Entgelt dauerhaft über 603 € oder werden mehrere Minijobs nicht zusammengerechnet, entsteht Versicherungspflicht. Stellt erst die Prüfung fest, dass zusammengerechnet werden muss, beginnt die Versicherungspflicht grundsätzlich erst mit der Bekanntgabe dieser Feststellung – es sei denn, der Arbeitgeber hat die Aufklärung vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt (§ 8 Abs. 2 SGB IV). Mehr im Beitrag Minijob-Grenze überschreiten.
• Scheinselbstständigkeit: Wird ein „freier Mitarbeiter“ als Beschäftigter eingestuft, fordert die Rentenversicherung die Beiträge für bis zu vier Jahre nach – den Arbeitnehmeranteil kann der Auftraggeber kaum zurückholen. Schutz bietet ein Statusfeststellungsverfahren: Wird es innerhalb eines Monats nach Beginn beantragt, kann die Versicherungspflicht erst mit der Entscheidung beginnen (§ 7a Abs. 5 SGB IV). Details im Beitrag Scheinselbstständigkeit.
• Sachbezüge und Zusatzleistungen: Gutscheine über der 50-€-Freigrenze, falsch bewertete Dienstwagen oder Zuschüsse ohne die Voraussetzungen für Beitragsfreiheit.
• Nicht gezahltes, aber geschuldetes Entgelt: Beiträge richten sich nach dem Anspruch, nicht nach der Auszahlung – etwa beim Tarif- oder Mindestlohn. Siehe Phantomlohn.
• Falsche Beitragsgruppen oder fehlende Nachweise: etwa Kinderlosenzuschlag ohne Elternnachweis oder fehlerhafte Einstufung von Werkstudenten und Rentnern.

FAQ zur Beitragsnachforderung

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