Bei Auszubildenden sind bei der Entgeltabrechnung einige Besonderheiten zu beachten. Auch beim Melderecht gibt es Ausnahmen, denen der Arbeitgeber Beachtung schenken sollte.
Bei der Einstellung von Auszubildenden müssen Arbeitgeber darauf achten, den besonderen Personengruppenschlüssel auszuwählen. Je nach Wirtschaftsbereich müssen die Auszubildenden mittels Sofortmeldungen angemeldet werden. Was Arbeitgeber bei der Meldung von Azubis beachten müssen, erläutern wir in den folgenden Absätzen.
Auszubildende sind im Unternehmen wie Arbeitnehmer zu behandeln. Der Lohnsteuerabzug der Ausbildungsvergütung erfolgt nach den elektronischen Lohnsteuermerkmalen (ELStAM). Ist der Auszubildende im Unternehmen beschäftigt, liegt eine Versicherungspflicht vor. Das heißt, das Unternehmen muss für den Auszubildenden Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlen.
Auszubildende sind in der Unfallversicherung versicherungspflichtig, unabhängig davon, ob sie ein Ausbildungsentgelt erhalten. Zudem besteht der Unfallversicherungsschutz auch dann, wenn der Auszubildende in der Berufsschule ist.
Anmeldung bei der Krankenkasse
Auszubildende sind bei der Krankenkasse wie jeder Arbeitnehmer zu behandeln. Das heißt für den Arbeitgeber, dass der Auszubildende bei der Krankenkasse mit Angabe der Versicherungsnummer und dem Abgabegrund 10 anzumelden ist. Während der Zeit der Ausbildung müssen Arbeitgeber die entsprechenden Meldepflichten beachten und auch Jahresmeldungen oder Unterbrechungsmeldungen generieren. Für jede abgegebene Meldung muss dem Auszubildenden eine Meldebescheinigung ausgestellt werden.
Sozialversicherungsnummer bei Auszubildenden
Bei Auszubildenden ist ebenfalls die Angabe der Sozialversicherungsnummer notwendig. Kennt die Auszubildende oder der Auszubildende die Nummer nicht, kann der Arbeitgeber mit dem Abrechnungsprogramm die Versicherungsnummer bei der Rentenversicherung abfragen. Um diese Abfrage starten zu können, benötigt der Arbeitgeber neben dem Namen die Anschrift, das Geburtsdatum und den Geburtsort.
Als Alternative hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, die Anmeldung ohne die Versicherungsnummer vorzunehmen. Hier müssen die Angaben zum Auszubildenden zusätzlich in der Anmeldung erfasst werden. Aufgrund dieser Angaben ermittelt die Krankenkasse die Sozialversicherungsnummer und meldet sie auf maschinellem Wege an den Arbeitgeber.
Auszubildende – besonderer Personengruppenschlüssel
Damit der Auszubildende bei der späteren Rentenberechnung nicht dafür „bestraft“ wird, dass er während der Ausbildungszeit ein geringes Arbeitsentgelt, sprich die Ausbildungsvergütung, erhalten hat, sind die Meldungen mit der Personengruppe 102 (in der Seefahrt 141) anzugeben. Diese Personengruppe findet bis zum tatsächlichen Ende der Ausbildung (auch bei einer eventuellen Nachprüfung) Anwendung. Durch die Meldung mit dieser Personengruppe werden die Ausbildungszeiten bei der Berechnung der Rente höher bewertet, so dass dem Azubi später eben keine Nachteile entstehen.
Weiterer Personengruppenschlüssel bei Auszubildenden
Erhalten Auszubildende eine geringe Vergütung, werden sie von den Sozialversicherungsabgaben entlastet – Geringverdiener-Regelung. Übersteigt die Ausbildungsvergütung den Betrag von 325 Euro monatlich nicht, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge alleine tragen. Im Falle, dass der Auszubildende unter 325 Euro verdient, muss der Arbeitgeber mit der Personengruppe 121 melden. Bei Ausbildungsbetrieben in der Seefahrt erfolgt die Meldung mit der Personengruppe 144.
Verdient der Auszubildende monatlich über 325 Euro, muss der Arbeitgeber eine Abmeldung mit der Personengruppe 121 und eine Anmeldung mit der Personengruppe 102 vornehmen.
Auszubildende als Geringverdiener
Liegt die monatliche Ausbildungsvergütung unter 325 Euro, gilt für ihn – wie bereits beschrieben – die Geringverdiener-Regelung. In diesem Falle ist der Arbeitgeber auch verpflichtet, den Beitragszuschlag in Höhe von 0,25 % für Kinderlose in der Pflegeversicherung zu tragen, sofern der Azubi das 23. Lebensjahr vollendet hat.
Zusatzbeiträge in der Krankenversicherung
Für Auszubildende, die unter 325 Euro monatlich verdienen, wird statt des kassenindividuellen Zusatzbeitrages in der Krankenkasse ein durchschnittlicher Zusatzbeitrag erhoben. Auch dann, wenn die Ausbildungsvergütung durch eine Einmalzahlung überschritten wird, gilt der durchschnittliche Zusatzbeitrag. Die Beiträge, die den „normalen“ Betrag übersteigen, werden durch Arbeitgeber und Auszubildender gemeinsam getragen. Auszubildende, deren monatliches Entgelt die 325 Euro übersteigt, zahlen den kassenindividuellen Zusatzbeitrag selbst.
Sofortmeldung bei Auszubildenden
In Wirtschaftsbereichen, in denen verstärkt Schwarzarbeit vorkommt, müssen Arbeitgeber ihre neuen Mitarbeiter mit einer Sofortmeldung anmelden. Zu diesen Wirtschaftszweigen zählen beispielsweise die Gastronomie, das Baugewerbe, das Transportwesen, Gebäudereinigungsbetriebe, Personenbeförderungsbetriebe, die Forst- und Fleischwirtschaft und das Beherbergungsgewerbe.
Das heißt, bevor ein Auszubildender in diesen Wirtschaftsbereichen seine Beschäftigung aufnimmt, muss der Arbeitgeber prüfen, ob eine Sofortmeldung notwendig ist.
Für den Azubi muss die Sofortmeldung mit dem Abgabegrund 20 in maschineller Form an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden.
Wissenswertes
Hat der Auszubildende bereits vor Beginn der Ausbildung beispielsweise als Aushilfe im Unternehmen gearbeitet, muss der Arbeitgeber das Ende dieser Beschäftigung und den Beginn der Ausbildung an die Krankenkasse melden.
In diesem Falle muss die Abmeldung mit dem Schlüssel 33, die Anmeldung der Ausbildung mit dem Schlüssel 13 erfolgen.
Das kleine Beispiel verdeutlicht dies:
Bis zum 31.07. hat der zukünftige Auszubildende in der Poststelle gearbeitet, zum 01.08. beginnt er im Unternehmen die Ausbildung. Das heißt, die Abmeldung erfolgt zum 31.07. mit dem Grund der Abgabe 33 und der Personengruppe 101, die Anmeldung des Auszubildendenverhältnisses wird zum 01.08. mit dem Abgabegrund 13 und der Personengruppe 102 vorgenommen.
