Urlaubsbescheinigung vom alten Arbeitgeber: Was gilt, wenn der neue Mitarbeiter sie nicht vorlegt?

Ein neuer Mitarbeiter fängt im Mai an und möchte im Sommer zwei Wochen Urlaub nehmen. Wie viele Urlaubstage stehen ihm bei Ihnen in diesem Jahr überhaupt noch zu? Das hängt davon ab, wie viel Urlaub er beim früheren Arbeitgeber schon bekommen hat. Den Nachweis dafür liefert die Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz. Wir zeigen, wozu der alte Arbeitgeber verpflichtet ist, was in die Bescheinigung gehört, wie sich der Urlaub bei einem Wechsel im laufenden Jahr verteilt und was gilt, wenn der neue Mitarbeiter keine Urlaubsbescheinigung vorlegt.

Was ist eine Urlaubsbescheinigung?

Die Urlaubsbescheinigung ist ein Nachweis des bisherigen Arbeitgebers darüber, wie viele Urlaubstage ein Beschäftigter im laufenden Kalenderjahr bereits erhalten hat – entweder als bezahlte Freistellung oder als Auszahlung (Urlaubsabgeltung). Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 2 BUrlG: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Die Pflicht gilt unabhängig davon, wie das Arbeitsverhältnis endet – nach Kündigung, durch Aufhebungsvertrag oder mit Ablauf einer Befristung – und auch für Teilzeitkräfte, Minijobber und Aushilfen.

Die Bescheinigung ist kein Arbeitszeugnis und keine Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit. Sie dient allein dazu, dem nächsten Arbeitgeber zu zeigen, wie viel Urlaub für dieses Jahr schon „verbraucht“ ist. Ein Zurückbehaltungsrecht hat der alte Arbeitgeber nicht: Er darf die Bescheinigung nicht zurückhalten, etwa weil noch Streit über Restansprüche besteht.

Welche Form ist vorgeschrieben?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich und als Beweismittel sinnvoll ist eine schriftliche, unterschriebene Bescheinigung auf Firmenbriefbogen, die mit den übrigen Austrittspapieren ausgehändigt wird. Viele Arbeitgeber übermitteln sie zusätzlich als PDF. Wichtig ist vor allem, dass die Angaben vollständig und eindeutig sind.

Inhalt: Das gehört in die Urlaubsbescheinigung

Damit der neue Arbeitgeber die Angaben verwerten kann, sollte die Bescheinigung mindestens folgende Punkte enthalten:

• Name, Vorname und Geburtsdatum des Beschäftigten
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• das betreffende Urlaubsjahr (Kalenderjahr)
• den vertraglichen Jahresurlaub und die zugrunde liegende Zahl der Arbeitstage pro Woche
• die Zahl der im laufenden Jahr gewährten Urlaubstage
• die Zahl der abgegoltenen, also ausgezahlten Urlaubstage
• Ort, Datum, Unterschrift und Firmenangaben

Die Angabe der Arbeitstage pro Woche wird oft vergessen, ist aber entscheidend: 12 Urlaubstage bei einer 6-Tage-Woche entsprechen bei einer 5-Tage-Woche nur 10 Arbeitstagen. Wie Urlaub bei unterschiedlicher Wochenarbeitszeit umgerechnet wird, erklären wir im Beitrag Urlaubsanspruch beim Wechsel von Vollzeit in Teilzeit.

Muster: Inhalt einer Urlaubsbescheinigung

Beispielwerte. Das Muster zeigt den empfohlenen Inhalt; es ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Kein doppelter Urlaub: § 6 Abs. 1 BUrlG

Der Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber besteht nicht, soweit dem Beschäftigten für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist. Ein Arbeitnehmer soll durch einen Jobwechsel also nicht mehr Urlaub erhalten, als ihm für ein ganzes Jahr zusteht. Die Anrechnung reicht aber nur so weit, wie sich die Ansprüche überschneiden: Gewährt der neue Arbeitgeber mehr Urlaub als der alte, bleibt die Differenz bestehen.

Die Regel gilt für aufeinanderfolgende Arbeitsverhältnisse. Bei gleichzeitig bestehenden Jobs – etwa Hauptbeschäftigung plus Minijob – erwirbt der Beschäftigte in jedem Arbeitsverhältnis einen eigenen Urlaubsanspruch (mehr dazu unter Mehrfachbeschäftigung). Umgekehrt darf der alte Arbeitgeber einen noch offenen Urlaubsanspruch nicht mit dem Hinweis kürzen, der Mitarbeiter bekomme ja beim neuen Arbeitgeber Urlaub (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 22.06.2021 – 2 Sa 287/20).

Wartezeit und Teilurlaub: Wie viel Urlaub entsteht wo?

Für die Aufteilung zwischen altem und neuem Arbeitgeber sind zwei Regeln des Bundesurlaubsgesetzes entscheidend:

• Wartezeit (§ 4 BUrlG): Den vollen Jahresurlaub erwirbt ein Beschäftigter erstmals, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat.
• Teilurlaub (§ 5 BUrlG): Für jeden vollen Beschäftigungsmonat gibt es ein Zwölftel des Jahresurlaubs, wenn die Wartezeit im Kalenderjahr nicht mehr erfüllt wird, wenn der Beschäftigte vor Ablauf der Wartezeit ausscheidet oder wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet. Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf einen vollen Tag aufgerundet.

Daraus folgt: Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, hat beim alten Arbeitgeber Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub. Vertraglicher Mehrurlaub über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus darf nur gezwölftelt werden, wenn der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag das eindeutig vorsieht. Wie mit Bruchteilen unter einem halben Tag umzugehen ist, lesen Sie in unserem Beitrag Dürfen Arbeitgeber Urlaubstage abrunden?

Zwei Beispiele: Arbeitgeberwechsel im Jahr 2026

Beide Beispiele gehen von einer 5-Tage-Woche und 30 Urlaubstagen pro Jahr bei beiden Arbeitgebern aus. Beim alten Arbeitgeber A bestand das Arbeitsverhältnis seit mehreren Jahren (Beispielwerte).

Hätte A im zweiten Beispiel nur wenige Tage in Freizeit gewährt und den Rest ausgezahlt, wird es schwieriger: § 6 Abs. 1 BUrlG spricht nur von gewährtem Urlaub, die Bescheinigung nach Abs. 2 nennt dagegen auch den abgegoltenen. Ob ausgezahlte Tage beim neuen Arbeitgeber angerechnet werden, ist höchstrichterlich nicht ausdrücklich entschieden. In solchen Fällen sollten Sie die Behandlung dokumentieren und im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.

Der neue Mitarbeiter legt keine Urlaubsbescheinigung vor – was nun?

Das Bundesarbeitsgericht hat 2014 klargestellt, dass § 6 Abs. 1 BUrlG eine sogenannte negative Anspruchsvoraussetzung enthält (BAG, Urteil vom 16.12.2014 – 9 AZR 295/13). Das heißt: Nicht der neue Arbeitgeber muss beweisen, dass schon Urlaub gewährt wurde, sondern der Arbeitnehmer muss darlegen und notfalls beweisen, dass der Vorarbeitgeber seinen Urlaub für das laufende Jahr noch nicht oder nicht vollständig erfüllt hat. Als Nachweis nennt das Gericht ausdrücklich die Urlaubsbescheinigung. Legt der Mitarbeiter sie vor, muss der Arbeitgeber konkrete Gründe vortragen, wenn er die Angaben anzweifelt.

Für die Praxis bedeutet das:

1. Bescheinigung anfordern: Bitten Sie neue Beschäftigte, die im laufenden Jahr schon anderswo gearbeitet haben, bei der Einstellung um die Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers.
2. Urlaub vorläufig zurückhalten: Solange der Nachweis fehlt, darf der neue Arbeitgeber die Freistellung nach überwiegender Auffassung verweigern, weil er sonst Gefahr läuft, doppelt Urlaub zu gewähren. Eine Pflicht, sich selbst beim alten Arbeitgeber zu erkundigen, besteht nicht.
3. Andere Nachweise zulassen: Kann der Mitarbeiter die Bescheinigung nicht beschaffen, kommen andere Belege in Betracht, etwa eine Auskunft des Vorarbeitgebers oder Entgeltabrechnungen mit ausgewiesenem Urlaub. Die Beweislast bleibt beim Mitarbeiter.
4. Nachreichen ermöglichen: Liegt die Bescheinigung später vor, gewähren Sie den Urlaub, der nach der Anrechnung noch übrig bleibt.

Stellt der alte Arbeitgeber keine Urlaubsbescheinigung aus, muss sich der Beschäftigte selbst darum kümmern. Der Anspruch auf Ausstellung kann vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden; entsteht dem Arbeitnehmer durch die Verweigerung ein Schaden, kommt Schadensersatz in Betracht. Eine gefälschte oder inhaltlich veränderte Urlaubsbescheinigung kann als Urkundenfälschung strafbar sein und arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung haben.

Urlaubsabgeltung beim alten Arbeitgeber

Kann der Urlaub wegen des Ausscheidens nicht mehr genommen werden, muss der alte Arbeitgeber ihn nach § 7 Abs. 4 BUrlG abgelten, also in Geld auszahlen. Die Abgeltung ist in der Lohnabrechnung als Einmalzahlung steuer- und beitragspflichtig und gehört mit der Zahl der Tage in die Urlaubsbescheinigung. Die Höhe können Sie mit unserem Urlaubsabgeltung-Rechner überschlagen. Was bei Kündigung mit Resturlaub und Urlaubsgeld passiert, lesen Sie im Beitrag Urlaubsgeld bei Kündigung; welche Papiere beim Austritt sonst noch fällig sind, unter Mitarbeiter scheidet aus – was ist in der Lohnabrechnung zu tun?

FAQ zur Urlaubsbescheinigung

Urlaubsabgeltung beim Austritt, Teilurlaub beim Eintritt, sauber dokumentierte Urlaubskonten – Lohndirekt unterstützt Sie dabei im Rahmen der Lohnabrechnung. Sprechen Sie uns an.