Elektronisches Fahrtenbuch: Voraussetzungen für die Nutzung eines Firmenwagens zu privaten Zwecken

Wenn ein Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug des Arbeitgebers auch privat nutzen darf, kann der daraus resultierende geldwerte Vorteil alternativ zur 1%- oder 0,03%-Regelung nach Bruttolistenpreis durch die anteiligen Kosten für die private Nutzung berechnet werden. Dies erfordert allerdings den Einzelnachweis aller Fahrten mittels eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs sowie den Nachweis der Gesamtkosten des Fahrzeugs (siehe „Firmenwagen zur privaten Nutzung“, Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2024, Nr. 2).

Laut aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist ein elektronisches Fahrtenbuch nur anerkennbar, wenn es technisch unmöglich ist, die einmal eingegebenen Daten nachträglich zu verändern, oder wenn solche Änderungen in der Datei selbst sichtbar und dokumentiert werden. Wenn man zusätzliche Listen einholen oder Anfragen bei Dritten wie Systemadministratoren stellen muss, um nachzuweisen, dass das elektronische Fahrtenbuch ein abgeschlossenes Verzeichnis darstellt, gilt diese Methode nicht als geeignet.

Der Bundesfinanzhof erklärt weiterhin, dass die Anforderungen an ein papierbasiertes und ein elektronisches Fahrtenbuch unterschiedlich sind. Beispielsweise ist die Dokumentation von Änderungen in der Datei nur bei einem elektronischen Fahrtenbuch relevant. Bei einem papierbasierten Fahrtenbuch müssen Änderungen klar als solche erkennbar sein, obwohl es keine „Datei“ gibt, sondern lediglich schriftliche Eintragungen. Ein Fahrtenbuch kann begrifflich nicht als solches gelten, wenn es lediglich eine lose Sammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) ohne äußeren Zusammenhang ist. Nur ein in Papierform geführtes Fahrtenbuch kann die notwendige buchförmige äußere Gestalt aufweisen, was bei einem elektronischen Fahrtenbuch nicht möglich ist.