Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal, Freibetrag – alles, was Arbeitgeber für den korrekten Lohnsteuerabzug brauchen, liegt in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung: den Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM). Arbeitgeber müssen diese Daten bei Beschäftigungsbeginn abrufen, Änderungen laufend übernehmen und Beschäftigte beim Austritt wieder abmelden. Seit 2026 laufen zudem die Beiträge privat Krankenversicherter über ELStAM. Wir zeigen, wie das Verfahren funktioniert und wo die typischen Fehlerquellen liegen.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Rechtsgrundlage ist § 39e EStG; die Details regelt das BMF-Schreiben vom 13.12.2024, das seit 1.1.2025 gilt.
- Für die Anmeldung braucht der Arbeitgeber Steuer-ID und Geburtsdatum sowie die Angabe, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
- Änderungen stellt die Finanzverwaltung monatlich bis zum fünften Werktag des Folgemonats bereit; beim Austritt ist unverzüglich abzumelden.
- Ohne Steuer-ID gilt grundsätzlich Steuerklasse VI – eine Übergangszeit von drei Monaten gibt es nur, wenn den Beschäftigten kein Verschulden trifft.
- Seit 1.1.2026 dürfen Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nur noch berücksichtigt werden, wenn sie per ELStAM übermittelt wurden.
Was sind ELStAM?
ELStAM ist das elektronische Nachfolgeverfahren der früheren Lohnsteuerkarte aus Papier. Die Finanzverwaltung bildet die Merkmale überwiegend automatisch – etwa aus den Daten der Meldebehörden zu Heirat, Geburt eines Kindes oder Kirchenaustritt – und stellt sie dem Arbeitgeber zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber übernimmt die abgerufenen Daten in das Lohnkonto und wendet sie für den Lohnsteuerabzug an. Zu den ELStAM gehören insbesondere:
- Steuerklasse und – bei Steuerklasse IV mit Faktorverfahren – der Faktor,
- Zahl der Kinderfreibeträge (in den Steuerklassen I bis IV),
- die Merkmale für den Kirchensteuerabzug des Beschäftigten und ggf. des Ehegatten,
- ein auf Antrag eingetragener Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag,
- seit 2026 die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, die das Versicherungsunternehmen übermittelt hat.
Wichtig für den Datenschutz: ELStAM sind ausschließlich für den Lohnsteuerabzug bestimmt (§ 39e Abs. 4 EStG). Arbeitgeber dürfen sie nicht für andere Zwecke auswerten oder weitergeben – etwa um Rückschlüsse auf die Religionszugehörigkeit oder Familienplanung zu ziehen. Seit Juli 2025 nutzt die Finanzverwaltung die ELStAM-Infrastruktur außerdem für die Übermittlung der Kinderzahl in der Pflegeversicherung; mehr dazu in unserem Beitrag zur DaBPV-Rückmeldung.
Die Steuerklassen im Überblick
Nach der Heirat ordnet die Finanzverwaltung beide Partner automatisch der Steuerklasse IV zu; ein Wechsel – auch mehrmals im Jahr – ist auf Antrag möglich. Die zeitweise geplante Abschaffung der Steuerklassen III und V ab 2030 war im Entwurf des Steuerfortentwicklungsgesetzes enthalten, wurde im Dezember 2024 aber nicht beschlossen. Stand Oktober 2026 gibt es dafür keine gesetzliche Grundlage; Hintergründe lesen Sie in unserem Beitrag zur Abschaffung der Lohnsteuerklassen.
So läuft das ELStAM-Verfahren für Arbeitgeber ab
Bei ELSTER registrieren
Der Arbeitgeber – oder sein Lohnbüro bzw. Steuerberater – benötigt ein ELSTER-Zertifikat. Empfohlen ist ein Organisationszertifikat, registriert mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer bzw. der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.
Beschäftigte anmelden
Mit Steuer-ID, Geburtsdatum, Beschäftigungsbeginn, Referenzdatum und der Angabe Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis fordert der Arbeitgeber die ELStAM an. Ein gewünschter Teil-Freibetrag wird ebenfalls bei der Anmeldung angegeben.
Bei Beginn der Beschäftigung
Änderungslisten abrufen
Ändern sich Merkmale – etwa durch Heirat, Geburt oder Steuerklassenwechsel –, stellt die Finanzverwaltung sie in der monatlichen Änderungsliste bereit. Der Arbeitgeber muss sie abrufen und ab dem angegebenen Gültigkeitsdatum anwenden.
Monatlich, bis zum 5. Werktag des Folgemonats
Beim Austritt abmelden
Endet das Dienstverhältnis, meldet der Arbeitgeber den Beschäftigten unter Angabe des Beendigungsdatums unverzüglich ab. Erst dann kann der neue Arbeitgeber reibungslos als Hauptarbeitgeber übernehmen.
Unverzüglich nach dem letzten Arbeitstag
Eine Ausnahme gilt für pauschal besteuerte Minijobs: Wird der Lohn nach § 40a EStG pauschal versteuert – etwa mit der einheitlichen Pauschsteuer von 2 % –, ist kein ELStAM-Abruf erforderlich. Welche Unterlagen Sie bei Neueinstellungen insgesamt brauchen, zeigt unser Beitrag Anmeldung eines neuen Mitarbeiters.
Haupt- oder Nebenarbeitgeber?
Steuerklasse I bis V gibt es nur im ersten Dienstverhältnis. Jeder weitere Arbeitgeber erhält automatisch die Steuerklasse VI. Ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, muss der Beschäftigte dem Arbeitgeber mitteilen. Bleibt diese Angabe auch auf Nachfrage aus, muss der Arbeitgeber ein Nebenarbeitsverhältnis anmelden und nach Steuerklasse VI abrechnen.
Meldet sich der neue Hauptarbeitgeber an, bevor der bisherige Arbeitgeber abgemeldet hat, erhält der bisherige Arbeitgeber über die Änderungsliste in der Regel Steuerklasse VI – eine zügige Abmeldung vermeidet solche Überschneidungen. Zahlt der frühere Arbeitgeber nach dem Austritt noch einen sonstigen Bezug, etwa eine Prämie, muss er den Beschäftigten dafür erneut anmelden. Wie Nebenbeschäftigungen lohnsteuerlich zu behandeln sind, erklären wir im Beitrag Lohnsteuer bei Nebenjobs.
Keine Steuer-ID? Diese Regeln gelten
Für beschränkt steuerpflichtige Beschäftigte – etwa Grenzpendler ohne Wohnsitz in Deutschland – wird die Steuer-ID beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers beantragt; mit Vollmacht kann das auch der Arbeitgeber erledigen. Wo Beschäftigte ihre Steuer-ID finden, haben wir im Beitrag Wo finde ich meine Steuer-ID? zusammengefasst.
Praxis-Tipp: Fragen Sie Steuer-ID, Geburtsdatum und die Angabe „Haupt- oder Nebenjob“ schon im Personalfragebogen ab und lassen Sie sich die Angabe schriftlich bestätigen. Wer ohne gültige ELStAM abrechnet oder nicht anmeldet, haftet für die Differenz zur Lohnsteuer nach Steuerklasse VI. Prüfen Sie außerdem jede Monatsliste – ein übersehener Steuerklassenwechsel fällt oft erst bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auf.
Fehlerhafte Merkmale und Änderungen durch Beschäftigte
Der Arbeitgeber muss die abgerufenen ELStAM anwenden, auch wenn sie ihm unplausibel erscheinen. Für die Richtigkeit sorgen das Finanzamt und die Beschäftigten selbst: Sie sehen ihre Merkmale in „Mein ELSTER“ und auf der Entgeltabrechnung und müssen Fehler beim Wohnsitzfinanzamt korrigieren lassen. Bestimmte Änderungen müssen Beschäftigte dem Finanzamt von sich aus anzeigen, etwa wenn die Voraussetzungen für Steuerklasse II entfallen oder Ehegatten sich dauerhaft trennen.
Liefert die Finanzverwaltung ohne Zutun der Beschäftigten falsche Merkmale – typisch ist eine verlorene Ehegattenverknüpfung, sodass plötzlich Steuerklasse I statt III erscheint –, darf der Arbeitgeber bis zu drei Monate mit den bisherigen Merkmalen weiterrechnen. Eine schriftliche Erklärung des Beschäftigten reicht dafür aus; sie gehört zum Lohnkonto.
Freibeträge – etwa für hohe Fahrtkosten – beantragen Beschäftigte beim Finanzamt; sie können für bis zu zwei Kalenderjahre gelten. Der eingetragene Freibetrag erscheint für den Arbeitgeber automatisch in den ELStAM.
Neu seit 2026: PKV-Beiträge per ELStAM
Bis 2025 legten privat versicherte Beschäftigte ihrem Arbeitgeber eine Papierbescheinigung ihres Versicherers vor. Seit dem 1. Januar 2026 übermitteln die Versicherungsunternehmen die Beiträge elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern – für das Folgejahr jeweils bis zum 20. November, unterjährige Änderungen zeitnah. Der Arbeitgeber ruft zwei neue Merkmale ab:
- die monatlichen Beiträge als Grundlage für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nr. 62 EStG,
- die monatlichen Beiträge für die Berechnung der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug.
Papierbescheinigungen dürfen für 2026 und 2027 nur noch ausnahmsweise bei technischen Übermittlungsproblemen genutzt werden. Widerspricht ein Beschäftigter der Datenübermittlung, erhält der Arbeitgeber keine Werte – und darf die PKV-Beiträge dann auch nicht anhand einer Bescheinigung berücksichtigen. Die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung sind von der Neuerung nicht betroffen.
Rechenbeispiel: steuerfreier Zuschuss nach ELStAM-Werten
Steuerfrei ist der Zuschuss höchstens in Höhe der Hälfte des Beitrags und begrenzt auf den Höchstzuschuss 2026: 508,59 € für die Kranken- und 104,63 € für die Pflegeversicherung (Sachsen: 75,56 €).
Bei Beschäftigtem B ist der Krankenversicherungsanteil auf den Höchstbetrag gedeckelt; zahlt der Arbeitgeber freiwillig mehr, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig.
Checkliste für Arbeitgeber
- ELSTER-Organisationszertifikat vorhanden bzw. Abruf durch Lohnbüro oder Steuerberater geregelt?
- Steuer-ID, Geburtsdatum und Angabe Haupt-/Nebenarbeitsverhältnis bei Eintritt erfasst?
- Anmeldung zum Beschäftigungsbeginn erfolgt und ELStAM ins Lohnkonto übernommen?
- Monatliche Änderungslisten abgerufen und rückwirkende Änderungen korrigiert?
- Bei fehlender Steuer-ID: Verschulden geklärt, Drei-Monats-Frist bzw. Sechs-Wochen-Frist notiert?
- Privat Versicherte: PKV-Beiträge aus ELStAM übernommen, Zuschuss auf Höchstbetrag geprüft?
- Beim Austritt unverzüglich abgemeldet?
- ELStAM nur für den Lohnsteuerabzug genutzt und Zugriffsrechte im Personalbereich begrenzt?
Was beim Ausscheiden von Beschäftigten sonst noch zu tun ist, lesen Sie im Beitrag Mitarbeiter scheidet aus – was nun?
FAQ zu ELStAM
Anmeldung, Änderungslisten, PKV-Beiträge – Lohndirekt übernimmt den ELStAM-Abruf für Ihre Beschäftigten im Rahmen der Lohnabrechnung und behält jede Änderung im Blick. Sprechen Sie uns an.
