In der Praxis der Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sich regelmäßig die Frage, wie mit pauschal versteuerten Entgelten umzugehen ist, insbesondere im Hinblick auf deren sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Ein zentraler Stichtag in diesem Zusammenhang ist der 28. Februar des Folgejahres. Nach diesem Datum geht in bestimmten Fällen die sogenannte „Freiheit in der Sozialversicherung“ für pauschal versteuerte Entgelte verloren. Doch was genau bedeutet das, und warum ist dieser Stichtag so entscheidend?
1. Pauschalversteuerung und Sozialversicherungsfreiheit
Zahlungen an Beschäftigte, wie etwa Sachzuwendungen, Prämien oder Gutscheine, können unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden – etwa mit einem festen Steuersatz nach § 40 EStG. Diese pauschal versteuerten Beträge sind in vielen Fällen sozialversicherungsfrei – vorausgesetzt, sie werden rechtzeitig und korrekt abgerechnet und gemeldet.
Die Sozialversicherungsfreiheit beruht dabei auf der Annahme, dass es sich um eine steuerlich begünstigte Sonderzahlung handelt, die nicht dem regelmäßigen Arbeitsentgelt zuzurechnen ist. Dies ist jedoch nur solange der Fall, wie die Entgeltabrechnung fristgerecht erfolgt.
2. Der Stichtag: 28. Februar des Folgejahres
Die entscheidende Frist ergibt sich aus den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und der Rechtsprechung zur sogenannten „verspäteten Zuflussfiktion“. Erfolgt die Abrechnung einer pauschal versteuerten Zahlung erst nach dem 28. Februar des Folgejahres, gilt diese Zuwendung nicht mehr als dem Vorjahr zugehörig – sondern wird sozialversicherungsrechtlich dem aktuellen Kalenderjahr zugerechnet.
Dadurch kann die ursprünglich geplante Sozialversicherungsfreiheit verloren gehen, weil:
die Zahlung nicht mehr dem eigentlichen Entstehungsjahr zugeordnet wird, sondern als laufendes Arbeitsentgelt im neuen Jahr gewertet werden kann,
die Voraussetzungen für die Sozialversicherungsfreiheit rückwirkend entfallen, wenn z. B. Fristen zur Lohnsteuerpauschalierung nicht eingehalten wurden.
3. Rechtliche Grundlage und Folgen
Rechtsgrundlage ist unter anderem die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) in Verbindung mit den Regelungen im SGB IV. Die Deutsche Rentenversicherung und die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung legen in ihren GKV-Rundschreiben großen Wert auf die fristgerechte Abrechnung.
Die Folge: Wird eine Zahlung – z. B. ein pauschal versteuerter Sachbezug – erst nach dem 28. Februar des Folgejahres abgerechnet oder gemeldet, kann sie beitragspflichtig in der Sozialversicherung werden. Arbeitgeber müssen dann nachträglich Sozialversicherungsbeiträge zahlen, oft verbunden mit Mehraufwand und möglichen Säumniszuschlägen.
4. Praxis-Tipp für Arbeitgeber
Um die Vorteile der Sozialversicherungsfreiheit zu nutzen, sollten Arbeitgeber:
alle pauschalversteuerten Entgelte zeitnah und vollständig im Lohnkonto erfassen,
sicherstellen, dass die Meldung und Abrechnung spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres erfolgt,
die jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen und Freigrenzen prüfen,
sich regelmäßig über Änderungen in der Gesetzgebung und Verwaltungspraxis informieren.
Die Frist zum 28. Februar des Folgejahres ist für pauschal versteuerte Entgelte von entscheidender Bedeutung. Wird sie überschritten, kann die Sozialversicherungsfreiheit verloren gehen, was für Arbeitgeber finanzielle und administrative Konsequenzen hat. Eine sorgfältige und fristgerechte Abrechnung ist daher unerlässlich, um rechtliche Risiken zu vermeiden und steuerliche sowie sozialversicherungsrechtliche Vorteile voll auszuschöpfen.
