Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist die letzte Lohnabrechnung selten Routine: Das Gehalt fällt oft nur für einen Teilmonat an, Resturlaub und Überstunden sind abzugelten, vielleicht kommt eine Abfindung hinzu. Danach folgen Meldungen an Krankenkasse, Finanzamt und Bundesagentur für Arbeit sowie mehrere Bescheinigungen. Dieser Beitrag zeigt, was beim Austritt eines Mitarbeiters in welcher Reihenfolge zu erledigen ist.
Das Wichtigste in Kürze Stand: September 2026
- Endet die Beschäftigung im Laufe eines Monats, wird das Gehalt anteilig berechnet – nach Kalendertagen, Arbeitstagen oder der 30stel-Methode, je nach Vertrag oder Tarif.
- Urlaubsabgeltung und ausgezahlte Arbeitszeitguthaben werden als Einmalzahlung bzw. sonstiger Bezug abgerechnet.
- Abfindungen sind lohnsteuerpflichtig, aber beitragsfrei. Die Fünftelregelung wendet der Arbeitgeber seit 2025 nicht mehr an – sie gibt es nur noch in der Einkommensteuererklärung.
- Die Abmeldung zur Sozialversicherung (in der Regel Abgabegrund 30) ist mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen zu erstatten.
- Die Arbeitsbescheinigung geht ausschließlich elektronisch über BEA an die Bundesagentur für Arbeit; die Lohnsteuerbescheinigung ist bis 28. Februar des Folgejahres zu übermitteln.
Das anteilige Gehalt im Austrittsmonat
Scheidet ein Mitarbeiter nicht zum Monatsende aus, entsteht ein Teillohnzahlungszeitraum. Bei Stundenlöhnen ist das unproblematisch – abgerechnet werden die geleisteten Stunden. Beim Monatsgehalt ist es zu kürzen. Ein Gesetz schreibt die Methode nicht vor; maßgeblich sind Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder die betriebliche Praxis. Gängig sind drei Verfahren:
Im Oktober 2026 fällt der Tag der Deutschen Einheit auf einen Samstag; vom 1. bis 14. Oktober gibt es daher 10 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche, im ganzen Monat 22. Wichtig: Die gewählte Methode einheitlich anwenden und prüfen, dass der Mindestlohn (2026: 13,90 € je Stunde) für die geleisteten Stunden eingehalten ist.
In der Sozialversicherung zählen im Teilmonat die Kalendertage der Beschäftigung als SV-Tage (hier 14); die Beitragsbemessungsgrenzen werden entsprechend anteilig angesetzt. Für die Lohnsteuer wird bei einem Teilmonat die Tagestabelle verwendet.
Urlaubsabgeltung und Arbeitszeitguthaben
Resturlaub, der bis zum Austritt nicht mehr genommen werden kann, ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Bei einem Austritt bis zum 30. Juni steht in der Regel nur Teilurlaub zu (§ 5 BUrlG). Die Abgeltung ist ein sonstiger Bezug und beitragsrechtlich eine Einmalzahlung. Wie Sie Urlaubsgeld und Resturlaub beim Austritt behandeln, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag Urlaubsgeld bei Kündigung.
Ein positives Arbeitszeitkonto (Gleitzeit, Überstunden) ist bei Austritt auszuzahlen, wenn es nicht mehr durch Freizeit ausgeglichen werden kann. Auch diese Auszahlung wird beitragsrechtlich wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt und steuerlich in der Regel als sonstiger Bezug erfasst. Ein negativer Saldo darf nur verrechnet werden, wenn das vertraglich vereinbart ist und der Beschäftigte die Minusstunden selbst zu vertreten hat. Mehr zu den Regeln: Arbeitszeitkonto: rechtliche Vorgaben.
Abfindung: Lohnsteuer ja, Sozialversicherung nein
Eine Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes ist eine Entschädigung im Sinne von § 24 Nr. 1 EStG und damit lohnsteuerpflichtig. Sie ist aber kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung – es fallen keine Beiträge an. Anders ist es, wenn in der „Abfindung“ verdecktes Arbeitsentgelt steckt, etwa rückständiges Gehalt oder eine Urlaubsabgeltung: Dieser Teil bleibt beitragspflichtig.
Die Änderung geht auf das Wachstumschancengesetz zurück. Für Arbeitgeber entfällt damit die Günstigerprüfung; Beschäftigte sollten darauf hingewiesen werden, dass sie die Ermäßigung selbst über ihre Steuererklärung geltend machen müssen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung wird die Entschädigung gesondert ausgewiesen. Vertiefend: Abfindung und Lohnsteuer und Abfindung in der Sozialversicherung.
Praxis-Tipp: Wird das Arbeitsverhältnis ohne Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist gegen Abfindung beendet, kann der Anspruch auf Arbeitslosengeld ruhen (§ 158 SGB III); bei einem Aufhebungsvertrag droht zudem eine Sperrzeit (§ 159 SGB III). Der Arbeitgeber muss dazu nicht beraten – er sollte aber in der Arbeitsbescheinigung die Angaben zu Beendigungsgrund, Kündigungsfrist und Abfindung vollständig und korrekt machen.
Meldungen und Bescheinigungen nach dem Austritt
Letzte Entgeltabrechnung
Anteiliges Gehalt, Urlaubsabgeltung, Zeitguthaben, Abfindung und Verrechnungen abrechnen; Entgeltabrechnung nach § 108 GewO aushändigen.
Abmeldung zur Sozialversicherung
Abmeldung an die Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung (§ 8 DEÜV). Regelfall: Abgabegrund 30, bei Tod des Beschäftigten 49.
Frist: spätestens 6 Wochen
ELStAM abmelden
Das Ende des Dienstverhältnisses unverzüglich elektronisch an die ELStAM-Datenbank melden – frühestens am Tag der Beendigung. Das erledigt in der Regel das Lohnprogramm.
Arbeitsbescheinigung über BEA
Bei sozialversicherungspflichtig Beschäftigten die Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln. Papierbescheinigungen sind nicht mehr vorgesehen; der Beschäftigte erhält von der BA eine Information über die übermittelten Daten.
Bescheinigungen für den Beschäftigten
Urlaubsbescheinigung (§ 6 Abs. 2 BUrlG), Arbeitszeugnis (§ 109 GewO) und Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bereitstellen.
Lohnsteuerbescheinigung
Elektronisch an das Finanzamt bis zum 28. Februar des Folgejahres (§ 41b EStG) – bei Austritt im laufenden Jahr auf Wunsch auch früher.
Das Arbeitszeugnis darf seit 2025 auch in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur erteilt werden – aber nur mit Einwilligung des Beschäftigten. Welche Meldegründe es sonst gibt, zeigt unser Beitrag Meldeverfahren fehlerfrei meistern.
Vorschüsse und Darlehen zurückfordern
Offene Gehaltsvorschüsse werden mit dem letzten Entgelt verrechnet. Bei einem Arbeitgeberdarlehen richtet sich die Fälligkeit nach dem Darlehensvertrag – eine Klausel, nach der der Restbetrag bei Ausscheiden sofort fällig wird, sollte ausdrücklich vereinbart sein. Wird mit dem Nettolohn aufgerechnet, ist nur der pfändbare Teil verfügbar (§ 394 BGB); die aktuellen Grenzen finden Sie unter Pfändungsfreigrenzen. Achten Sie auf vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen.
Zahlungen nach dem Austritt
Nicht selten fließt nach dem letzten Arbeitstag noch Geld – etwa eine Provision, ein Bonus oder eine Nachzahlung. Dann gilt:
- Nachzahlung laufenden Arbeitslohns für einen Monat der Beschäftigung: wird dem Monat zugeordnet, für den sie gezahlt wird, und nach den zuletzt geltenden ELStAM besteuert – eine erneute Anmeldung ist nicht nötig.
- Sonstige Bezüge nach dem Austritt (z. B. Bonus, Abfindung): maßgeblich sind die ELStAM zum Ende des Zuflussmonats. Dafür muss der Arbeitgeber den Beschäftigten erneut anmelden. Hat dieser bereits einen neuen Hauptarbeitgeber, ergibt sich die Steuerklasse VI – sie gilt auch, wenn keine erneute Anmeldung erfolgt.
- Sozialversicherung: Einmalzahlungen nach dem Ende der Beschäftigung sind dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen (§ 23a Abs. 2 SGB IV); im ersten Quartal kann die Märzklausel greifen. Gegebenenfalls ist die Abmeldung bzw. Jahresmeldung zu korrigieren.
Checkliste für Arbeitgeber
- Austrittsdatum, Beendigungsgrund und Kündigungsfrist dokumentiert?
- Anteiliges Gehalt nach der vereinbarten Methode berechnet, Mindestlohn geprüft?
- Resturlaub ermittelt und abgegolten, Arbeitszeitkonto ausgeglichen?
- Abfindung ohne Fünftelregelung versteuert und beitragsfrei abgerechnet?
- Vorschüsse und Darlehen unter Beachtung der Pfändungsgrenzen verrechnet?
- Abmeldung zur Sozialversicherung fristgerecht erstattet?
- ELStAM abgemeldet?
- Arbeitsbescheinigung elektronisch über BEA übermittelt?
- Urlaubsbescheinigung, Arbeitszeugnis und Lohnsteuerbescheinigung erstellt?
FAQ zum Austritt eines Mitarbeiters
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