Lohnabrechnung: Mitarbeiter scheidet aus – Was nun?

 

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Betrieb aus, ergeben sich in Lohnabrechnung einige Besonderheiten. Unter anderem entstehen häufig anteilige Lohnabrechnungszeiträume. Eine systematische Berücksichtigung einer entsprechenden Checkliste für diesen Fall stellt sicher, dass das Ausscheiden des Mitarbeiters abrechnungs- und meldetechnisch ohne Komplikationen bewältigt wird.

 

 

 

CHECKLISTE AUSSCHEIDEN MITRABEITER LOHN

 

1. Vorbereitung von Unterlagen, die dem Arbeitnehmer zu übergeben sind.
Idealerweise liegen für den ausscheidenden Arbeitnehmer an seinem letzten Arbeitstag bereit:

• Zeugnis

• Steuerlicher Bescheinigung

• Lohnbescheinigung

• Bescheinigung über Meldung zur Sozialversicherung

• Urlaubsbescheinigung

 

2. Meldepflicht ELSTAM

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis aus, ist der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der ELSTAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), unverzüglich elektronisch mitzuteilen. Gemeldet werden darf frühestens am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Es sind gegen Bestätigungsliste für die Abmeldung folgende Daten zu übermitteln:

1. die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers

2. das Geburtsdatum des Arbeitnehmers<

3. der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses

4. das Referenzdatum Arbeitgeber – der Tag der ursprünglichen Anmeldung

Bei Tod des Arbeitnehmers wird der Sterbetag durch die zuständige Meldebehörde an die ELSTAM-Datenbank übermittelt. Damit wird ELSTAM für den Zugriff des Arbeitgebers gesperrt.

Auch der Krankenkasse wird das Ausscheiden des Arbeitnehmers gemeldet.

 

3. Abrechnungsbesonderheiten bei Ausscheiden des Arbeitnehmers

Hier ist darauf zu achten, ob anteilige Lohnzeiträume entstehen, weil der Arbeitnehmer nicht zum Monatsende ausscheidet. Teillohnzahlungszeiträumen können nach verschiedenen Verfahren abgerechnet werden, es ist das passende nach den Voraussetzungen des individuellen Falls auszuwählen.

Möglich sind

1. Berechnung Teillohnzahlungszeitraum nach Kalendertagen

   Hier teilt man die Anzahl der Monatstage durch die Zahl der Tage, an denen gearbeitet wurde.

2. Berechnung nach tatsächlichen Arbeitstagen

   Hier wird die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage von der die Zahl der Tage abgezogen, an denen in dem Monat gearbeitet werden konnte (Abzug Feiertage, Wochenende).

3. Berechnung auf Grundlage tatsächlicher oder fiktiver Arbeitsstunden

4. Berechnung Dreißigstel Methode

   Der Monat wird mit 30 Tagen angesetzt, der Lohn durch 30 dividiert und dann auf die Arbeitstage verteilt.

 

4. Lohnzahlungen anlässlich und nach Beendigung der Beschäftigung

Oftmals kommt es zu Lohnnachzahlungen oder Sonderzahlungen nach Ende der Beschäftigung.

• Nachzahlung laufender Lohn

  Laufender Arbeitslohn ist nach den noch vorliegenden ELSTAM zu versteuern, die für das Arbeitsverhältnis zuletzt galten. Es ist keine erneute Anmeldung notwendig.

• Einmalzahlungen wie Abfindungen

  Hier sind nach dem Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis für die Versteuerung die ELSTAM zugrunde zu legen, die am Ende des Kalendermonats des Zuflusses der Einmalzahlung Gültigkeit haben. Dafür muss der Arbeitgeber neue ELSTAM aus der Datenbank anzufordern und abrufen. Er meldet sich dabei als Nebenarbeitgeber an. Es ergibt sich die Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis aufgenommen hat. Diese Steuerklasse gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber keine erneute Anmeldung vornimmt.

 

5. Sonderteil: Abfindungen in der lohnsteuerrechtlichen Behandlung

Außerdem muss der Arbeitgeber folgende Punkte bei der Versteuerung von Abfindungen anlässlich einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses durchprüfen. Vergleichen Sie dazu die gesonderte Checkliste zu Abfindungen:

Welche Art von Abfindung liegt vor?
Lohnsteuerrechtliche relevante Abfindungen sind als Entschädigungszahlungen zu verstehen, die der Arbeitnehmer als Ausgleich für die mit der Auflösung des Dienstverhältnisses verbundenen Nachteile erhält, insbesondere für den Verlust des Arbeitsplatzes. Diese Abfindungen sind lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, der nach der Fünftelregelung besteuert werden kann.
Handelt es sich um eine Abfindung, die in der Privatwirtscaft gezahlt oder um eine, die in besonderen Bereichen des öffentlichen Dienstes erbracht wird?
Einige Kapitalabfindungen aus dem Bereich “Öffentlicher Dienst” sind von der Steuer befreit. Beispiele sind folgende Abfindungszahlungen:

• die Kapitalabfindungen nach §§ 28 – 35 Soldatenversorgungsgesetz

• die Ausgleichszahlungen nach § 48 Abs. 1 BeamtVG

• der einmalige Betrag nach § 77 Soldatenversorgungsgesetz

• Ausgleichszahlungen nach § 38 Soldatenversorgungsgesetz

 

Kann die Abfindungszahlung nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuert werden?

Wurde festgestellt, dass es sich um eine steuerpflichtige Abfindungszahlung handelt, kann über die sogenannte Fünftelregelung dieser sonstige Bezug ermäßig besteuert werden. Hintergrund ist, dass eine Abfindungszahlung das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers im Jahr der Auszahlung erheblich erhöht. Damit erhöht sich auch der Steuertarif des Betroffenen massiv. Um diese Steuerprogression abzumildern, erlaubt § 34 Abs.1 Satz 1, 2 Einkommensteuergesetz (EStG) im Bereich der außerordentlichen Einkünfte eine steuerliche Privilegierung für Arbeitnehmer. Voraussetzung ist dabei aber, dass die an ihn gezahlte Abfindung eine Entschädigungszahlung darstellt. Dabei spricht das Gesetz in § 24 Nr.1.a) EStG von einem ” Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen. “Hier muss im Einzelfall stets geprüft werden, ob es sich um eine solche Entschädigungsleistung handelt. Wichtig ist, dass der Arbeitsplatz nicht unbedingt weggefallen sein muss. Es können solche privilegierten außerordentlichen Einkünfte auch beispielsweise bei reduzierten Stunden und ähnlichen Konstellationen als Entschädigung für entgehende Einnahmen vorliegen.
Sehr wichtig ist auch, dass die Entschädigungsleistung in einem einzigen Veranlagungszeitraum zufließt, weil nur dann mit der ungerechten Steuerprogression zu rechnen ist. Verteilt sich dagegen die Zahlung auf mehrere Veranlagungszeiträume, scheidet im Regelfall die Anwendung der Fünftelregelung aus. Ausnahmen hat der Bundesfinanzhof nur für Fälle zugelassen, in denen in späteren Veranlagungszeiträumen aus sozialer Fürsorge heraus ergänzende Entschädigungszahlungen erbracht wurden. (Vgl. hierzu die Rechtsprechung des BFH aus den Urteilen vom 14. August 2001 zum Aktenzeichen XI R 22/00 sowie vom 24. Januar 2002 zum Aktenzeichen XI R 43/99.)

 

Führt die Anwendung der Fünftelregelung zu einer geringeren Lohnsteuer als die reguläre Besteuerung?

Die Fünftelregelung ist eine “Günstiger-Prüfung”. Nur wenn ihre Anwendung den Betroffenen lohnsteuerrechtlich besserstellt, darf sie zur Anwendung kommen. Die Regelung kann etwa bei sehr hohen Einkommen nicht zur einer Privilegierung führen. Im Einzelnen wird folgende Berechnung durchgeführt:Die Abfindungszahlung wird durch fünf geteilt. Das errechnete Fünftel wird danach dem übrigen Jahreseinkommen zugeschlagen. Aus dieser Summe wird einmal die Steuer berechnet, die sich aus dem um das Fünftel erhöhten summierten Jahreseinkommen ergibt. Zum anderen wird die geringere Steuer ermittelt, die sich ohne einen Entschädigungsleistung ergeben würde. Letzterer Betrag wird von ersterem abgezogen. Die sich ergebende Differenz wird mit 5 multipliziert und ergibt so den Steuerbetrag auf die Abfindungsleistung nach der Füntelregelung.
Ist dieser Betrag geringer im Vergleich zu der auf die Vollversteuerung der summierten Beträge aus Regeleinkommen und Abfindung entfallenden Steuer, wird er der lohnsteuerrechtlichen Abrechnung zugrunde gelegt.

Beachten Sie: Nach § 39b Abs. 3 Satz 6 EStG geändert ist die Abfindungszahlung als sonstiger Bezug um den Versorgungsfreibetrag und den Altersentlastungsbetrag zu vermindern. Das gilt dann, wenn die Voraussetzungen für den Abzug dieser Beträge erfüllt sind und wenn sie bisher nicht bei der Berechnung der Steuer für den Jahresarbeitslohn Berücksichtigung fanden.