Bei der Entgeltabrechnung behält der Arbeitgeber die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitnehmer zu tragen hat, ein. Die Steuern entrichtet der Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt, die Sozialversicherungsbeiträge führt er an die zuständige Krankenkasse ab. Sind nachträgliche Korrekturen bei der Entgeltabrechnung durchzuführen, gelten für die beiden Bereiche unterschiedliche Regelungen.
Berichtigung der Steuer – nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung nicht zulässig
Nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt zu übermitteln. Stichtag für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres.
Generell sind Arbeitgeber dazu berechtigt, bisher noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten. Wurde allerdings die Lohnsteuerbescheinigung bereits an das Finanzamt übermittelt, ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs nicht mehr zulässig.
Stellt der Arbeitgeber fest, dass er den Fall hat, die Lohnsteuer nicht mehr nachträglich einbehalten zu können, muss er dies unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt mitteilen. Diese Meldung wird als haftungsbefreiende Anzeige nach § 41c Absatz 3 EStG bezeichnet. Damit kann das Finanzamt die Lohnsteuer, die vom Arbeitnehmer zu wenig erhoben wurde, bei diesem nachfordern.
Im Falle, dass vom Arbeitgeber zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese mit der Einkommensteuerveranlagung wieder „zurückzuholen“.
Nachentrichtung fehlender Sozialversicherungsbeiträge
Im Gegenzug muss der Arbeitgeber ebenfalls die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteile – nachzahlen. Ein unterbliebener Beitragsabzug bei den Arbeitnehmeranteilen darf allerdings nur innerhalb der nächsten drei Entgeltabrechnungen geltend gemacht werden.
Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
Der Arbeitnehmer darf den Firmen-PKW auch für private Fahrten nutzen. Dafür werden bei der monatlichen Entgeltabrechnung 350 Euro berücksichtigt. Eine interne Prüfung der Entgeltabrechnungen von Mai 2018 ergibt, dass aufgrund eines Fahrzeugwechsels im Juli 2017 für den Arbeitnehmer 450 Euro monatlich als geldwerter Vorteil zugrunde zu legen ist.
Und dies ist die Vorgehensweise in dem Fall:
Aus lohnsteuerrechtlicher Sicht müssen die Entgeltabrechnungen ab Januar 2018 korrigiert werden. Die daraus resultierende, höhere Lohnsteuer kann der Arbeitgeber vom Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers einbehalten.
Für das Jahr 2017 wurde bereits eine Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer übermittelt. Eine Berichtigung dieser ist nur hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte des Beschäftigten durchzuführen. Diese muss nochmals an das Finanzamt übermittelt werden. Eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs darf nicht erfolgen, stattdessen muss der Arbeitgeber das Unterbleiben des Lohnsteuerabzugs für das Jahr 2017 durch eine haftungsbefreiende Anzeige dem Finanzamt mitteilen.
Ab Juli 2017 sind die Sozialversicherungsbeiträge zu berichtigen. Bei der Entgeltabrechnung im Mai 2018 hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den unterbliebenen Beitragsabzug für Februar, März und April 2018 nachzuholen. Für die davor liegenden Monate muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmeranteile in der Sozialversicherung übernehmen.