Alle Jahre wieder steht Weihnachten vor der Tür. Eine gute Gelegenheit für Arbeitgeber, sich bei Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern mit einem Weihnachtsgeschenk für die Zusammenarbeit und Treue zu bedanken. Allerdings sollten Sie als Unternehmer dabei einiges beachten, damit die Zeit der Geschenke nicht durch steuerliche Verpflichtungen einen faden Beigeschmack bekommt – für Sie und den Beschenkten.
Monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro beachten
Die Weihnachtsgeschenke an Ihre Arbeitnehmer können als Sachgeschenken steuerfrei als auch steuerbegünstigt überreicht werden.
Geldgeschenke an Mitarbeiter sieht das Finanzamt als Zuwendung an und diese sind somit in vollem Umfang steuerpflichtig! – auch wenn ihr Wert noch so gering ist. Bei Geldgeschenken ist kein so genannter Sachbezug vorhanden und aus diesem Grund ist diese Form von Geschenken immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Weihnachtsgeschenke in Form von Sachgeschenken oder Gutscheinen, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben, fallen unter die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro inklusive Umsatzsteuer. Das heißt, Sie können monatlich Ihren Arbeitnehmern beispielsweise einen Tankgutschein in Höhe von 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei schenken. Wird der Freibetrag von 44 Euro in einem Monat überschritten, wird der gesamte Wert des Sachgeschenkes in diesem Monat steuer- und beitragspflichtig – nicht nur der, den Freibetrag übersteigende Wert.
Wird in einem Monat der Freibetrag nicht voll ausgeschöpft, kann diese Differenz nicht auf die folgenden Monate übertragen werden.
Für das Weihnachtsgeschenk im Dezember ist wichtig, dass Sie den Betrag nicht bereits für eine andere Sachleistung ausgeschöpft haben.
Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter – 60 Euro-Grenze
Als Aufmerksamkeiten werden die Sachleistungen des Arbeitgebers bezeichnet, die
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zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Arbeitnehmers führen (R 19.6 Abs. 1 LStR) und
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die auch üblicherweise im gesellschaftlichen Verkehr überreicht werden.
Diese Aufmerksamkeiten gehören nicht zum Arbeitslohn und sind deshalb auch steuerfrei.
Für persönliche Ereignisse, wie beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten oder die Geburt der Tochter oder des Sohnes, können Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ein Geschenk überreichen. Dieses wird als „Aufmerksamkeit“ bezeichnet und schlägt mit maximal 60 Euro zu Buche. Auch Aufmerksamkeiten bis zu dem Wert von 60 Euro sind von der Steuer befreit.
Pauschalierung der Weihnachtsgeschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung
Handelt es sich um übliche Veranstaltungen, gehören Betriebsveranstaltungen, also auch die Weihnachtsfeier, nicht zum Arbeitslohn. Das Finanzamt erkennt pro Kalenderjahr zwei Veranstaltungen an, bei denen die Aufwendungen des Arbeitgebers pro Arbeitnehmer 110 Euro inklusive der Umsatzsteuer nicht übersteigen.
Richtet der Arbeitgeber mehr als die zwei Veranstaltungen aus, sind alle weiteren Veranstaltungen komplett steuerpflichtig, einen Freibetrag gibt es hierfür nicht mehr. In dem Fall kann der Arbeitgeber wählen, welche beiden Veranstaltungen er für den Freibetrag in Anspruch nimmt. Zudem müssen die Weihnachtsgeschenke zweckgebunden sein, fallen automatisch in die Freigrenze von 110 Euro hinein. Dadurch verringert sich der rechnerische Spielraum für die steuerfreien Anteile.
Können Arbeitnehmer aus persönlichen oder betrieblichen Gründen nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen, kann das Geschenk bis 40 Euro auch nachträglich überreicht werden.
Werden zur Weihnachtsfeier neben den Mitarbeitern eine Begleitperson eingeladen, ist der Freibetrag durch 2 zu teilen. Auch das müssen Sie als Arbeitgeber berücksichtigen.
Sollte der Wert des Geschenkes die 40-Euro-Grenze übersteigen, sind sie nicht in die Prüfung der 110-Euro-Grenze einzubeziehen. Es besteht aber die Möglichkeit, den Pauschalsteuersatz von 25 % für Betriebsveranstaltungen zu wählen. In dem Fall wird das Geschenk mit 25 % pauschal versteuert, bleibt allerdings in der Sozialversicherung beitragsfrei.
Besteuerung von steuerpflichtigen Sachgeschenken
Überreicht der Arbeitgeber Sachgeschenke an Mitarbeiter, deren Wert die Freigrenze übersteigt, kommt eine Beitrags- und Steuerfreiheit nicht in Betracht. Die anfallende Lohnsteuer kann pauschal mit 30 % versteuert werden. Allerdings ist die Pauschalierung bei Zuwendungen über 10.000 Euro ausgeschlossen. Dagegen sind Bagatellgeschenke mit einem Wert von bis 10 Euro nicht miteinzubeziehen.
Die Pauschalierung kann jedoch nur für alle Arbeitnehmer einheitlich gewählt und nicht widerrufen werden. Bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung muss dieses Pauschalierungswahlrecht ausgeübt werden.