Kundentermin, Messe, Schulung oder Baustelle: Sobald Beschäftigte beruflich außerhalb ihres regulären Arbeitsorts unterwegs sind, entstehen Reisekosten. Arbeitgeber dürfen diese Kosten in bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten – für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten gelten jeweils eigene Regeln. In diesem Überblick erfahren Sie, wann überhaupt eine Dienstreise vorliegt, welche Beträge 2026 gelten, welche Belege Sie brauchen und wie die Erstattung in der Lohnabrechnung behandelt wird – mit einem vollständig durchgerechneten Beispiel.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Reisekosten liegen nur bei einer Auswärtstätigkeit vor – also bei Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten oder pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Privat-Pkw (0,20 € mit Motorrad oder Roller).
- Übernachtung: tatsächliche Kosten laut Rechnung oder im Inland pauschal 20 € pro Nacht; ein Frühstück im Gesamtpreis wird mit 5,60 € herausgerechnet.
- Verpflegung: 14 € bzw. 28 € pro Tag; Reisenebenkosten wie Parken oder Maut in tatsächlicher Höhe.
- Steuerfreie Erstattungen sind auch beitragsfrei – gestellte Mahlzeiten führen zum Großbuchstaben „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Wann liegt eine Dienstreise vor? Auswärtstätigkeit und erste Tätigkeitsstätte
Steuerlich spricht man nicht mehr von Dienst- oder Geschäftsreise, sondern von beruflicher Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn Beschäftigte außerhalb ihrer Wohnung und außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Entscheidend ist deshalb zuerst die Frage: Wo ist die erste Tätigkeitsstätte?
Pro Arbeitsverhältnis gibt es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, möglicherweise auch keine – etwa bei Außendienstlern, Monteuren oder Beschäftigten auf ständig wechselnden Baustellen. Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt nicht das Reisekostenrecht, sondern die Entfernungspauschale; was Sie dafür erstatten können, lesen Sie im Beitrag Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber.
Ausblick: Mit dem Jahressteuergesetz 2026 plant die Bundesregierung, die 48-Monats-Grenze für Tätigkeiten im Inland auf 24 Monate zu verkürzen – für Zuordnungen, die ab 2027 festgelegt werden. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Wer Beschäftigte langfristig bei einem Kunden einsetzt, sollte die weitere Entwicklung im Blick behalten.
Die vier Reisekostenarten im Überblick
Fahrtkosten: Wie viel darf der Arbeitgeber erstatten?
Für Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit dürfen Sie entweder die tatsächlichen Kosten erstatten – also Bahnticket, Flug, Mietwagen, Taxi oder ÖPNV laut Beleg – oder bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs pauschale Kilometersätze:
Anders als bei der Entfernungspauschale zählt hier jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg sowie Fahrten vor Ort. Mitfahrer erhalten keine eigene Pauschale. Ist der Beschäftigte mit einem Dienstwagen unterwegs, gibt es keine Kilometererstattung – Tank- und Nebenkosten trägt dann ohnehin der Betrieb. Zahlen Sie mehr als 0,30 € je Kilometer, ist der Mehrbetrag steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Verpflegungsmehraufwand
Für Essen und Trinken unterwegs gibt es keine Belegerstattung, sondern Pauschalen: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage, 28 € für volle Kalendertage. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird gekürzt. Alle Details – Dreimonatsfrist, Auslandssätze und Pauschalversteuerung höherer Spesen – lesen Sie in unserem Beitrag zur Verpflegungspauschale 2026.
Übernachtungskosten und Frühstückskürzung
Übernachtungskosten können Sie in nachgewiesener Höhe steuerfrei erstatten. Alternativ erlaubt die Finanzverwaltung bei Inlandsreisen eine Pauschale von 20 € pro Nacht ohne Einzelnachweis – allerdings nur als Erstattung durch den Arbeitgeber und nur, wenn die Unterkunft nicht unentgeltlich oder verbilligt gestellt wurde. In der Steuererklärung können Beschäftigte dagegen nur die tatsächlichen Kosten ansetzen. Für das Ausland gelten länderspezifische Übernachtungspauschalen aus dem jährlichen BMF-Schreiben.
Wichtig ist die Trennung von Übernachtung und Verpflegung: Das Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Weist die Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis inklusive Frühstück aus, wird das Frühstück mit 20 % der 28-€-Pauschale, also 5,60 €, herausgerechnet. Ist die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt und zahlt er das Frühstück, gilt es als vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit – dann wird nicht die Hotelrechnung, sondern die Verpflegungspauschale um 5,60 € gekürzt. Bei längeren Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte sind Unterkunftskosten nach 48 Monaten nur noch bis 1.000 € im Monat steuerfrei.
Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten zählen alle weiteren beruflich veranlassten Ausgaben, etwa Parkgebühren, Maut, Gebühren für Gepäck oder Gepäckaufbewahrung, dienstliche Telefon- und Internetkosten, Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln am Zielort sowie Kosten für Reisegepäckversicherungen. Sie werden in tatsächlicher Höhe gegen Beleg erstattet. Nicht dazu gehören private Ausgaben wie Minibar, Pay-TV, Bußgelder oder Verwarnungsgelder.
Rechenbeispiel: Zweitägige Messereise komplett abgerechnet
Eine Vertriebsmitarbeiterin aus Norderstedt fährt mit ihrem Privat-Pkw zu einer Messe nach Hannover (einfache Strecke laut Routenplaner 165 km, Beispielwerte). Abfahrt ist am ersten Tag um 6:30 Uhr, abends hat sie einen Kundentermin und übernachtet im Hotel. Am zweiten Tag ist sie um 19 Uhr zurück. Das Hotel stellt die Rechnung über 129 € inklusive Frühstück auf den Arbeitgeber aus; vor Ort fährt sie zusätzlich 20 km zu einem Kunden.
Nachweise und Belege: Was in die Reisekostenabrechnung gehört
Steuerfrei bleibt eine Erstattung nur, wenn Sie die Voraussetzungen belegen können. Eine Reisekostenabrechnung sollte deshalb mindestens enthalten:
- Name, Reiseziel und beruflichen Anlass (Kunde, Messe, Seminar),
- Datum sowie Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr – maßgeblich für die Verpflegungspauschale,
- bei Kilometererstattung die gefahrenen Kilometer mit Start, Ziel und Zwischenzielen,
- Belege für Bahn, Flug, Hotel und Nebenkosten (bei Hotelrechnungen auf den Arbeitgeber ausgestellt, wenn möglich),
- Angaben zu gestellten Mahlzeiten wie Hotelfrühstück oder bezahlte Geschäftsessen.
Die Abrechnungen samt Belegen bewahren Sie zum Lohnkonto auf. Elektronische Belege und digitale Reisekosten-Tools sind zulässig, solange die Angaben nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden.
Anspruch, Reisekostenrichtlinie und Vorschuss
Die steuerlichen Pauschalen legen fest, was Sie steuerfrei zahlen dürfen – nicht, was Sie zahlen müssen. Arbeitsrechtlich haben Beschäftigte aber grundsätzlich einen Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen, die sie auf Weisung des Arbeitgebers für dienstliche Reisen tätigen (§ 670 BGB entsprechend). Wie dieser Ersatz ausgestaltet wird – etwa nur Bahn 2. Klasse, Hotelobergrenzen oder Pauschalen statt Einzelbelegen –, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder eine Reisekostenrichtlinie.
Eine schriftliche Richtlinie schafft Klarheit für alle Beteiligten. Sinnvolle Inhalte sind: Genehmigung von Reisen, zulässige Verkehrsmittel und Klassen, Kilometersatz, Hotelbudgets, Umgang mit Hotelfrühstück und Geschäftsessen, Frist für die Abrechnung (z. B. innerhalb eines Monats) und die einzureichenden Belege.
Bei längeren oder teuren Reisen können Sie einen Reisekostenvorschuss zahlen. Er bleibt steuerfrei, soweit er nach Reiseende zeitnah mit den tatsächlichen steuerfreien Reisekosten abgerechnet wird. Ein zu hoher Vorschuss wird zurückgefordert oder mit der nächsten Reise verrechnet; ein nicht abgerechneter Vorschuss kann dagegen als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet werden.
Reisekosten in der Lohnabrechnung
Steuerfreie Reisekostenerstattungen (§ 3 Nr. 16 EStG) sind auch in der Sozialversicherung kein Arbeitsentgelt. Sie können über die Kasse, per Überweisung oder über die Lohnabrechnung ausgezahlt werden. Läuft die Erstattung über den Lohn, wird sie als steuer- und beitragsfreier Bezug neben dem Nettolohn ausgewiesen. Für die Lohnabrechnung sind vor allem drei Punkte relevant:
- Mehrbeträge: Was über die steuerfreien Sätze hinausgeht, ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Nur bei der Verpflegung kann der Mehrbetrag bis zur Höhe der Pauschale mit 25 % pauschal versteuert werden.
- Steuerfreie Verpflegungszuschüsse werden auf der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen.
- Großbuchstabe „M“: Erhält ein Beschäftigter auf einer Auswärtstätigkeit eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bis 60 € – zum Beispiel ein Hotelfrühstück auf Firmenrechnung –, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M zu vermerken. Ist keine Verpflegungspauschale möglich, etwa bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit, ist die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert zu versteuern (2026: 2,37 € Frühstück, 4,57 € Mittag- oder Abendessen). Aktuelle Werte finden Sie im Beitrag zu den Sachbezugswerten.
Für Einsätze im Ausland gelten zusätzlich länderspezifische Pauschalen und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten wie die A1-Bescheinigung – mehr dazu im Beitrag Arbeiten im Ausland.
Praxis-Tipp: Lassen Sie Hotels nach Möglichkeit auf das Unternehmen buchen und abrechnen. Dann erfolgt die Frühstückskürzung einheitlich über die Verpflegungspauschale, und Sie wissen bei jeder Reise, ob ein „M“ zu bescheinigen ist. Legen Sie in Ihrer Reisekostenrichtlinie außerdem fest, dass Reisen innerhalb eines Monats abgerechnet werden – so landen die Erstattungen im richtigen Abrechnungsmonat und offene Vorschüsse fallen rechtzeitig auf.
FAQ zu Reisekosten bei Dienstreisen
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